Hinweisgeberschutzgesetz – „Whisteblower“ besser schützen

Am 2. Juli 2023 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz, abgekürzt HinSchG, eingeführt. Das Gesetz wurde ins Leben gerufen, um Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern einen besseren Schutz vor Benachteiligungen zu garantieren. Die Regierung setzt damit die EU-Whistleblower-Richtlinie von 2019 in nationales Recht um.

Welche Ziele verfolgt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Neben dem eben erwähnten Schutz der Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber verfolgt das HinSchG hauptsächlich folgende Ziele:

• Die vertrauliche Wahrung der Identität von Informationsgebenden
• Untersagung jeglicher ungerechtfertigter Benachteiligungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern, wie beispielsweise Kündigungen oder Abmahnungen
• Etablierung sowohl interner als auch externer Anlaufstellen für Meldungen
• Prävention von rechtlichen Ansprüchen und Imageschäden für Unternehmen und Behörden

Bei dem Punkt „Prävention von Imageschäden für Unternehmen“ stellt sich möglicherweise die Frage, ob das Hinweisgeberschutzgesetz nicht eher das Gegenteil bewirkt. Die gerechtfertigte Überlegung der Bundesregierung hinter diesem Punkt ist, dass Missstände oder Gesetzesverstöße oft zuerst von den Beschäftigten erkannt werden. Wenn diese Verstöße zeitnah gemeldet werden, können größere Schäden vermieden werden. Das Unternehmen muss in diesem Fall eher keine negativen Auswirkungen auf sein Image befürchten. Daher zielt die Stärkung des Schutzes für „Whistleblower“ darauf ab, ein schnelleres Handeln zu fördern.

Welche Arten von Verstößen  können gemeldet werden?

Grundsätzlich werden nicht alle Meldungen von Rechtsverstößen durch das HinSchG abgedeckt. Dennoch ist die Liste der erfassten Bereiche sehr umfassend formuliert, wodurch praktisch Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber bei nahezu jeder Beanstandung geschützt sind.

Folgende Verstöße gegen rechtliche Vorschriften umfasst das Hinweisgeberschutzgesetz:

• Verstöße, die strafbewehrt sind
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit dient
• Sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes, Landes oder der EU
• Verstöße gegen bundesrechtlich und einheitlich geltende Regelungen für Auftraggeber zum Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen
• Verstöße gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz
• Verstöße gegen geltende steuerliche Rechtsnormen
• Verstöße in Form von Steuermissbräuchen
• Verstöße gegen Artikel 101 und 102
• Verstöße gegen Vorschriften der EU bzgl. der Vorschriften zu beistreibaren und fairen Märkten
• Äußerungen von Beamtinnen und Beamten, die gegen die Verfassungstreue verstoßen

Eine ausführliche Auflistung aller abgedeckten Verstöße finden Sie hier: § 2 Abs. 3 HinSchG.

Diese Unternehmen müssen eine Meldestelle einrichten

Im Hinblick auf die Meldestellen gibt es eine Unterscheidung zwischen internen und externen Anlaufstellen. Interne Meldestellen sind für alle Behörden und Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von mindestens 50 Personen verpflichtend einzurichten. Unternehmen mit einer Größe von bis zu 250 Beschäftigten haben die Möglichkeit, eine gemeinsame Meldestelle mit anderen Firmen zu betreiben. Unabhängig vom gewählten Kommunikationsweg, sei es mündlich, schriftlich oder persönlich, müssen alle Hinweise vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff Dritter geschützt werden.

Die Bundesregierung gewährt Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl von 50 – 249 Beschäftigten eine „Schonfrist“ bis zum 17. Dezember 2023. Unternehmen die mindestens 250 Personen beschäftigen, müssen die Vorschriften bis zum 1. Dezember 2023 umgesetzt haben. Gleiches gilt für Unternehmen in bestimmten Branchen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten. Eine Auflistung der betroffenen Branchen finden Sie hier: HinSchG § 12 Absatz 3.

Bei einem Verstoß gegen die Einrichtungsfristen droht ein Bußgeld von bis zu 20.000 €.

Zusätzlich zu den internen Meldestellen gibt es mindestens drei externe Meldestellen des Bundes. Bundesländer haben die Möglichkeit weitere externe Meldestellen einzurichten.

Interne Meldestellen richtig einrichten

Neue Gesetze erfordern auch immer zahlreiche Regularien. Daher gibt es diverse Punkte, auf die Sie bei der Umsetzung interne Meldestellen achten sollten.

1. Meldestellen-Beauftrage/-n benennen

Für die Funktion des oder der Meldestellen-Beauftragten kann eine oder mehrere Personen ernannt werden. Ihre Aufgaben umfassen das Entgegennehmen von Meldungen, die Bestätigung des Eingangs der Meldung innerhalb von sieben Tagen sowie die Einleitung von Folgemaßnahmen, falls notwendig. Darüber hinaus müssen sie die Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber in den folgenden drei Monaten über die ergriffenen Folgemaßnahmen informieren.

Es gibt keine spezifischen Vorgaben bezüglich der Qualifikationen der Meldestellen-Beauftragten. Allerdings müssen die ernannten Personen gemäß § 15 Absatz 2 des HinSchG über das erforderliche Fachwissen verfügen. Daher sollten Sie Schulungsmöglichkeiten für diese Personen bereitstellen.

1. Ordnungsgemäße Folgemaßnahmen

Die oben erwähnten Folgemaßnahmen sehen eine interne Nachforschung vor. Sollte der Verstoß während dieser Nachforschungen verifiziert werden, müssen erste Schritte unternommen werden, um das Problem zu beheben. Im schlimmsten Fall muss die zuständige Behörde über den Verstoß informiert werden.

Sollte der Verstoß nicht bestätigt werden können, obliegt es ebenfalls dem Meldestellen-Beauftragten, das Verfahren aufgrund unzureichender Beweise offiziell einzustellen.

1. Dokumentation und Datenaufbewahrung der Meldungen

Gemäß § 11 des HinSchG müssen eingehende Meldungen aufbewahrt werden. Hierbei gilt es selbstverständlich die Vertraulichkeitspflichten zu berücksichtigen. Daher empfiehlt es sich ein Meldesystem zu implementieren, indem ein DSGVO-konformes Dokumentenmanagementsystem integriert ist. Meldungen müssen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden. Nur in Ausnahmefällen können Dokumente auch länger als 3 Jahre aufbewahrt werden.

1. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats berücksichtigen

Betriebsräte haben kein Mitbestimmungsrecht bezüglich der Einrichtung einer Meldestelle, da diese gesetzlich vorgeschrieben ist. Ebenso haben sie keine Entscheidungsgewalt darüber, ob eine interne oder externe Meldestelle mit den entsprechenden Aufgaben betraut wird.

In Bezug auf die Gestaltung der Meldekanäle besitzt der Betriebsrat jedoch ein Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG). Dieses Recht erstreckt sich insbesondere auf die technische Ausgestaltung der Meldestellen. Hier kann der Betriebsrat zum Beispiel darauf achten, ob die Identität des Hinweisgebers tatsächlich angemessen geschützt ist. Falls dies nicht gewährleistet ist, kann der Betriebsrat sein Veto einlegen.

Falls der Arbeitgeber beschließt, eine Meldestelle einzurichten, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgeht, kann der Betriebsrat ebenfalls Einfluss auf die Art und Weise der Umsetzung nehmen.

Beweislastumkehr zum Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

Das übergeordnete Ziel des HinSchG ist der Schutz von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern. Um diesen Schutz bestmöglich zu gewährleisten, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 36 Absatz 2 eine Beweislastumkehr vor. Das bedeutet, dass nunmehr der Arbeitgeber die Verpflichtung hat, nachzuweisen, dass die Kündigung einer Hinweisgeberin oder eines Hinweisgebers nicht aufgrund ihrer oder seiner Meldung erfolgte. Hierfür sind sachliche Gründe erforderlich.

Früher lag die Beweislast beim Angestellten, der nachweisen musste, dass die Kündigung ausschließlich aufgrund des Hinweises erfolgte.

Fazit

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist bereits verabschiedet worden. Ob man dieses Gesetz positiv oder negativ bewertet, obliegt der individuellen Meinung. Dennoch ist es ratsam, die gewährte Schonfrist bis zum 1. Dezember bzw. bis zum 17. Dezember intensiv zu nutzen, um die bestmögliche Meldestellenlösung für das eigene Unternehmen zu identifizieren. Betrachtet man nur die finanzielle Seite, kann die Zusammenlegung einer Meldestelle mit anderen Unternehmen durchaus Vorteile bieten.

Da gemäß § 13 Absatz 2 des HinSchG eine Informationspflicht bezüglich interner und externer Meldestellen besteht, ist es ebenso ratsam, ausreichend Informationsmaterial vorzubereiten und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.