Arbeitszeitbetrug verhindern mit Zeiterfassung

Wie lange ein Arbeitgeber einem Unternehmen wöchentlich zur Verfügung steht, ist im Arbeitsvertrag geregelt. Meist sind 40 h wöchentlich die Norm. Laut einem Urteil des BAG aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu dokumentieren. Damit die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sorgfältig dokumentiert werden, kommen meist Zeiterfassungssysteme zum Einsatz.

Doch kann es unter dem Einsatz von Zeiterfassungssystemen auch zu Arbeitszeitbetrug kommen?

Was ist Arbeitszeitbetrug – und wie Zeiterfassung ihn verhindert

Arbeitszeitbetrug liegt arbeitsrechtlich vor, wenn ein Arbeitnehmer absichtlich falsche Angaben zur geleisteten Arbeitszeit macht oder die Zeiterfassung manipuliert wird.

Solche Verstöße gegen die vertraglichen Verpflichtungen wirken sich nicht nur auf das Vertrauen zwischen dir und deinem Mitarbeiter aus, sondern können für ihn auch schwerwiegende Konsequenzen haben – bis hin zur fristlosen Kündigung und einer Klage wegen Betruges. Denn Arbeitszeitbetrug interessiert nicht nur dich als Arbeitgeber, sondern auch die Staatsanwaltschaft, da es sich um eine Straftat handelt.

Wichtig hierbei ist zu unterscheiden, ob es sich um vorsätzlichen Betrug oder einfach nur um einen Fehler handelt. Ein Fehler kann zum Beispiel vorliegen, wenn dein Mitarbeiter sich einfach vergessen hat, auszustempeln. Dies kann in der Zeiterfassung dann nachträglich korrigiert werden. Während eine bewusste Manipulation der Zeiterfassung allerdings einer klaren Täuschungsabsicht unterliegt.

Typische Beispiele für Arbeitszeitbetrug

Doch was zählt alles zum Arbeitszeitbetrug? Ein klassisches Beispiel für das Manipulieren der Zeiterfassung ist das falsche Ein- und Ausstempeln ohne Arbeitsleistung.

Dies kann beispielsweise vorliegen, wenn sich Kollegen und Koleginnen für eine andere Person ein- oder ausstempeln. Auch das Verlassen des Arbeitsplatzes während der Arbeitszeit ohne Meldung kann als Arbeitszeitbetrug gewertet werden. Ebenso problematisch sind falsche Angaben von Arbeitszeiten, etwa durch das Vortäuschen von Überstunden. Ein weiteres Beispiel ist, wenn sich dein Mitarbeiter krankmeldet und er gleichzeitig seinen Freizeitaktivitäten nachkommt, die allerdings nicht zu seiner Genesung beitragen.

Wie moderne Zeiterfassung Arbeitszeitbetrug verhindert

Doch wie lässt sich Arbeitszeitbetrug mit der Zeiterfassung verhindern? Zeiterfassungssysteme stellen weit mehr als nur ein Tool zur Erfassung von Arbeitszeiten dar. Die Zeitkonten unterstützen Unternehmen darin, Arbeitszeiten genau und nachvollziehbar zu dokumentieren, sodass es transparenter und effizienter ist, da alle erfassten Zeiten jederzeit überprüfbar sind und revisionssicher dokumentiert werden.

Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten entweder über den Browser oder mobil per App. Dadurch wird die Zeiterfassung zu einem integrierten Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs. Das ATOSS System geht jedoch weit über das bloße „Stempeln“ hinaus: Über ein Self-Service-Portal können Mitarbeiter ihre persönlichen Daten selbst verwalten, ihr Arbeitszeitkonto prüfen und gegebenenfalls korrigieren. Zudem kann dein Mitarbeiter seinen Urlaubsantrag, Homeoffice oder sein Abwesenheitsmanagement bequem in der ATOSS Zeiterfassung beantragen. Die Genehmigung oder Kenntnisnahme dieser Anträge erfolgt dann nach Freigabe.

Die digitale Zeiterfassung bietet eine klare Übersicht und vermeidet Fehler bei der Handhabung von Arbeitszeitbuchungen.

Für das Personalwesen bietet die Zeiterfassung ebenfalls spürbare Vorteile. Durch die automatisierte Übertragung von abrechnungsrelevanten Daten (wie Arbeitszeiten, Überstunden, Krankheitszeiten oder Feiertagszuschlägen) in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme wird der administrative Aufwand für deine Mitarbeiter erheblich reduziert und die Fehlerquote minimiert.

Darüber hinaus kann das System auch für die Zutrittskontrolle genutzt werden. So können deine Mitarbeiter das System nicht nur für ihre Zeiterfassung nutzen, sondern auch als Schlüssel.

Ein weiterer Vorteil der Zeiterfassung sind die integrierten HR-Informationen. So kannst du als Unternehmer die Einhaltung von Ruhezeiten und gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen überwachen, mögliche Verstöße frühzeitig erkennen und Kostenstellen auswerten. Diese umfassende Transparenz hilft dir dabei, nicht nur Arbeitszeitbetrug zu verhindern, sondern auch die Personalplanung und Unternehmenssteuerung zu optimieren.

Zusammengefasst stellt die Zeiterfassung eine moderne und effiziente Lösung für das digitale Zeitmanagement dar. Sie sorgt nicht nur für eine präzise und transparente Arbeitszeitdokumentation, sondern hilft auch dabei, Fehlerquellen zu reduzieren, gerechte Arbeitsbedingungen zu schaffen und die gesamte Personalwirtschaft zu optimieren. Durch die Automatisierung von Prozessen wird die Arbeit effizienter und rechtssicher. Das kommt nicht nur dir als Arbeitgeber zugute, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und Klarheit für deine Mitarbeiter.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist Rauchen während der Arbeitszeit als Arbeitszeitbetrug zu werten?

Ja, Rauchen während der Arbeitszeit kann als Arbeitszeitbetrug gewertet werden. Zum Beispiel, wenn die Zeit des Rauchens nicht erfasst wird und als Pause angegeben wird. Wenn Mitarbeiter außerhalb der festgelegten Pausenzeiten rauchen, ohne dies als Pause zu kennzeichnen, verstößt dies gegen die Arbeitszeiterfassung. In solchen Fällen kannst du als Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen, insbesondere wenn Mitarbeiter:innen sich nicht an die Raucherpausen halten.

Zählt ein Toilettengang zur Arbeitszeit?

Ja, ein Toilettengang gilt natürlich als Teil der Arbeitszeit und muss nicht als Pause verbucht werden. Ein kurzer Besuch auf der Toilette wird als natürliche Notwendigkeit angesehen und nicht von der Arbeitszeit abgezogen.

Wie lange kann Arbeitszeitbetrug nachträglich verfolgt werden?

Arbeitszeitbetrug kann so lange verfolgt werden, wie das Arbeitsverhältnis besteht und keine Verjährung eingetreten ist. In der Regel gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Betrug begangen wurde. In besonders schwerwiegenden Fällen, bei denen strafrechtliche Konsequenzen drohen, kann die Verjährungsfrist jedoch auch länger sein.