Die Lohnabrechnung ist ein sensibles Thema. Schon kleine Fehler können große Auswirkungen haben, beispielsweise auf das Finanzamt oder auf deine Mitarbeiter. Besonders wenn viel Arbeit anfällt oder Fachpersonal fehlt, passieren solche Fehler schnell und bleiben oft lange unentdeckt.
Wir zeigen dir deshalb die fünf häufigsten Fehler in der Lohnabrechnung und wie sich diese vermeiden lassen.
Fehlende Stammdaten
Fehlerhafte Stammdaten gehören zu den häufigsten Ursachen für falsche Lohnabrechnungen. Schon ein kleiner Zahlendreher in der IBAN, eine falsch hinterlegte Steuerklasse oder eine vergessene Befreiung von der Rentenversicherung kann Folgen haben.
Um Fehler zu vermeiden, lohnt es sich, Stammdatenprozesse von Anfang an sauber aufzusetzen. Eine große Hilfe ist es, wenn die Daten deiner neuen Mitarbeiter direkt in der Datenverwaltungssoftware eingegeben werden und die Eingaben geprüft werden. Darüber hinaus sorgt ein regelmäßiger Check der Stammdaten dafür, dass alle Angaben aktuell und korrekt sind.
Jährliche Änderungen vernachlässigt
In der Lohnabrechnung ändern sich jedes Jahr zahlreiche gesetzliche Vorgaben, von Anpassungen in der Lohnsteuer bis hin zu Neuerungen in der Sozialversicherung.
Gerade hier bietet Payroll-Outsourcing einen echten Vorteil. Unsere Payroll-Profis sind selbstverständlich immer auf dem neuesten Stand, verfolgen gesetzliche Änderungen in Echtzeit und berücksichtigen diese bei Gehaltsabrechnungen. Das bietet dir und deinen Mitarbeitern den Vorteil, dass ihr euch nicht durch ein komplexes Regelwerk arbeiten oder an Schulungen teilnehmen müsst. Stattdessen profitiert ihr von einer verlässlichen Lohnabrechnung, und bei Fragen stehen euch unsere Experten zur Seite.
Fehlerhafte Abrechnung von Sonderzahlungen
Die korrekte Abrechnung von Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld, Boni oder Zuschlägen stellt für Unternehmen regelmäßig eine Herausforderung dar. Obwohl diese Zahlungen auf den ersten Blick unkompliziert erscheinen, bergen sie komplexe steuer- und sozialversicherungsrechtliche Tücken. Häufige Fragen sind: Welche Beiträge bleiben steuerfrei? Oder: Wie sind die Beiträge zur Sozialversicherung (SV) korrekt zu behandeln?
Eine fehlerhafte Lohnabrechnung ist dabei nur der Anfang. Denn sie führt oftmals zu Unzufriedenheit und Beschwerden bei deinen Mitarbeitern, aufgrund der falsch ausgewiesenen Nettobeträge. Leider kann es aber auch zu erheblichen Nachforderungen bei Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen führen. Darüber hinaus können unzutreffende Meldungen an die Krankenkassen oder die Rentenversicherung kostspielige Prüfverfahren auslösen.
Solltest du dich dazu entscheiden, die Gehaltsabrechnungen deiner Mitarbeiter auszulagern, bietet dir das den Vorteil, dass neben dem regulären Gehalt auch Sonderleistungen eindeutig und transparent abgerechnet werden. Dein Unternehmen profitiert von weniger Aufwand, niedrigen Fehlerquoten und einer Abrechnung, die alle Sonderzahlungen beinhaltet. So können sich deine Mitarbeiter sicher sein, dass ihre Sonderzahlungen transparent und zuverlässig ausgezahlt werden.
Die Abgabefristen verpasst
Abgabefristen spielen in der Lohnabrechnung eine zentrale Rolle, denn Lohnsteueranmeldungen, Sozialversicherungsbeiträge und DEÜV-Meldungen müssen fristgerecht übermittelt werden. Wenn du diese Termine zuverlässig einhältst, sorgst du für einen reibungslosen Ablauf. Werden Fristen dagegen übersehen, entstehen schnell unnötige Korrekturen oder Verzögerungen, die Zeit kosten und die interne Planung durcheinanderbringen können.
Damit alle Abgaben pünktlich erfolgen, trag am besten alle Deadlines im Kalender ein. Anderenfalls kann dir eine Lohn- und Gehaltssoftware helfen, alle Termine im Blick zu haben.
Fehlende Transparenz
Transparenz ist ein zentraler Faktor für eine reibungslose Lohnabrechnung. Fragen wie „Wie berechne ich meinen Bruttolohn?“ entstehen häufig aufgrund von Unwissenheit. Wenn Informationen unklar dargestellt sind oder wichtige Angaben fehlen, führt das schnell zu Rückfragen. Das wiederum führt zu mehr Aufwand in deinem HR-Management und bei der Payroll.
Eine klare und verständliche Darstellung der Entgeltabrechnung schafft hier Klarheit. Eine Lohn- und Gehaltssoftware, in der Mitarbeitende ihre Unterlagen jederzeit einsehen können, erhöht die Transparenz und erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen.
Fazit
Angesichts der hohen Fehleranfälligkeit und der Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung ziehen viele Unternehmen das Payroll-Outsourcing in Betracht. Durch das jahrelange Know-how werden typische Fehler, wie die Vernachlässigung von Gesetzesänderungen oder Sonderzahlungen direkt vermieden. Weitere Informationen zum Thema Lohnabrechnung auslagern erhältst du hier.
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