Das Wichtigste in Kürze:
- Der digitale Lohnzettel ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Gehaltsabrechnung online abzurufen, herunterzuladen und zu archivieren.
- Die Abrechnungen werden verschlüsselt übertragen, sind passwortgeschützt und häufig durch Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert.
- Die Prozesse sind DSGVO-konform, um personenbezogene Daten zu schützen.
Inhalt
Was ist der digitale Lohnzettel?
Der digitale Lohnzettel bedeutet, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Gehaltsabrechnung nicht mehr ausgedruckt auf Papier erhalten, sondern online abrufen, einsehen und herunterladen können. Lohnzettel online bezieht sich somit auf die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerin.
Welche Vorteile hat der digitale Lohnzettel?
Die digitale Abrechnung gewinnt in vielen Unternehmen immer mehr an Beliebtheit, da sie effizient, umweltfreundlich und zeitsparend ist. Durch die Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen wird nicht nur Zeit im administrativen Prozess gespart, da man nicht mehr alles ausdrucken und kuvertieren muss, sondern auch eine Menge Platz im Aktenschrank, da alle Unterlagen digital aufbewahrt werden können. Der digitale Lohnzettel hat somit Vorteile für beide Parteien:
Vorteile für Unternehmen:
- Kosteneinsparungen: Reduzierte Ausgaben für Papier, Druck und Versand.
- Effizienz: Schnelle und automatisierte Verteilung der Abrechnungen.
- Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch fördert Nachhaltigkeit.
- Zentralisierung: Digitale Plattformen ermöglichen eine einfache Verwaltung und Speicherung der Abrechnungen.
Vorteile für Mitarbeiter:
- Schneller Zugriff: Abrechnungen können jederzeit und von überall abgerufen werden.
- Einfache Archivierung: Alle Gehaltsabrechnungen stehen digital zur Verfügung und können langfristig gespeichert werden.
- Kein Verlust: Kein Risiko, Abrechnungen zu verlieren oder beschädigt zu erhalten.
- Komfort: Zugriff auf Abrechnungen über benutzerfreundliche Portale oder Apps.
Gemeinsame Vorteile:
- Zeitersparnis: Kein Warten auf den Postweg oder manuelle Ausgabe.
- Transparenz: Mitarbeiter haben direkten Zugang zu ihren Dokumenten und können diese jederzeit prüfen.
- Modernität: Stärkung eines innovativen und zeitgemäßen Images des Unternehmens.
Was braucht man, um der Belegschaft die digitale Option anbieten zu können?
Um einen Lohnzettel online anbieten zu können, muss eine Lohnabrechnungssoftware vorhanden sein, wie zum Beispiel die P&I LOGA Software. Durch das Mitarbeiterportal können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen via App oder Browser jederzeit und von überall auf ihre Gehaltszettel zugreifen.
Wie sicher ist die digitale Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen?
Die digitale Bereitstellung von Lohnzetteln erfordert hohe Sicherheitsstandards, um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen. Die Übertragung erfolgt in der Regel verschlüsselt, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern. Zugriffe auf Lohnportale oder Apps sind passwortgeschützt und oft durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert.
Zudem müssen alle Prozesse DSGVO-konform sein, sprich den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Ein sicheres System stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Lohnabrechnungen zugreifen können und keine Datenlecks entstehen.
Hinweis:
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