Das Wichtigste in Kürze:
- Ein Bewirtungsbeleg dokumentiert die Ausgaben für die Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern.
- Informationen, die ein Beleg beinhalten muss, sind: teilnehmende Personen, Datum, Ort, Rechnungsbetrag und Trinkgeld.
- In der Regel können 70 % des Nettobetrags und 100 % der Vorsteuer abgesetzt werden.
- Fehlerhafte oder unvollständige Belege können zu steuerlichen Nachteilen führen.
Inhalt
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezielles Dokument, das die Ausgaben für die Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dokumentiert. Er dient als Nachweis für die steuerliche Anerkennung der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben.
Der Bewirtungsbeleg muss sorgfältig ausgefüllt werden und alle notwendigen Angaben enthalten, damit das Finanzamt die Ausgaben anerkennt. Dazu gehören unter anderem Informationen über den Anlass der Bewirtung, die teilnehmenden Personen und die genaue Höhe der Kosten.
Richtige Angaben auf einem Bewirtungsbeleg
Um einen Bewirtungsbeleg steuerlich geltend machen zu können, muss er vollständig und korrekt ausgefüllt sein.
Zu den notwendigen Angaben gehören:
- der Name des bewirtenden Unternehmens bzw. des Bewirtenden und Unterschrift desjenigen, der das Geschäftsessen bezahlt hat
- das Datum der Bewirtung
- der Ort (Restaurant, Café, etc.)
- der Anlass der Bewirtung
- die Namen der teilnehmenden Personen
- Rechnungsbetrag und Trinkgeld
Diese Angaben sind entscheidend, da das Finanzamt nur Bewirtungskosten anerkennt, die nachweislich betrieblich veranlasst sind. Ein Muster oder eine Vorlage für einen Bewirtungsbeleg kann dabei helfen, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt eingetragen werden.
Der Anlass der Bewirtung muss dabei geschäftlich sein. Das kann zum Beispiel die Kontaktpflege mit Bestandskunden betreffen, Verhandlungen über Verträge, Betriebsfeiern oder aber Bewirtungen aufgrund von Öffentlichkeitsarbeiten.
Wie fülle ich einen Bewirtungsbeleg richtig aus?
Das richtige Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs ist unerlässlich, um die Kosten erfolgreich als Betriebsausgaben abzusetzen. Neben den bereits genannten Angaben ist es wichtig, dass die Rechnung des Restaurants beigefügt wird.
Diese Rechnung muss den Bruttobetrag, den Umsatzsteueranteil und den Nettobetrag ausweisen. Auch sollte darauf geachtet werden, dass handschriftliche Ergänzungen leserlich sind und keine Lücken in den Angaben bestehen.
Höhe der Aufwendungen
Die Höhe der auf einem Bewirtungsbeleg angegebenen Aufwendungen sollte angemessen und dem Anlass entsprechend sein. Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Obergrenze für Bewirtungskosten, jedoch prüft das Finanzamt, ob die Ausgaben angemessen und betrieblich veranlasst sind. Unangemessen hohe Ausgaben können vom Finanzamt als nicht abzugsfähig eingestuft werden.
Bei einer Bewirtung über 250 Euro netto müssen zusätzliche Anforderungen erfüllt werden. Es ist erforderlich, dass eine maschinell erstellte Rechnung vorliegt, die den vollständigen Namen des Empfängers der Rechnung, eine Rechnungsnummer, den Namen und die Anschrift des gastgebenden Unternehmens sowie eine Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants enthält. Nur bei Einhaltung dieser Voraussetzungen können die Ausgaben dann steuerlich anerkannt werden.
Generell können bei betrieblich veranlassten Bewirtungen nur 70 % des Nettobetrags, aber 100 % der Vorsteuer abgesetzt werden, da ein privater Anteil von 30 % seitens des Finanzamtes unterstellt wird.
Bewirtungsbeleg als Nachweis für die Steuer
Der Bewirtungsbeleg dient dem Unternehmen als Nachweis, dass die Bewirtung tatsächlich stattgefunden hat und betrieblich veranlasst war.
Er ist somit ein wichtiges Dokument für die Buchhaltung und wird bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt genau unter die Lupe genommen. Unvollständige oder fehlerhaft ausgefüllte Belege können dazu führen, dass die entsprechenden Bewirtungskosten nicht anerkannt werden und das Unternehmen steuerliche Nachteile erleidet.
