Employee Self Service

Zwei Frauen in schwarz gekleidet schauen auf ihr Employee Self Service Portal auf einem iPad. Im Hintergrund gläsener Besprechungsraum.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Employee Self Service-Portale ermöglichen Mitarbeitern die selbstständige Durchführung von personalbezogenen Aufgaben, wie z. B. das Ändern persönlicher Daten.
  • Zu den wichtigsten Eigenschaften eines ESS-Portals zählen eine benutzerfreundliche Oberfläche, ein sicherer Zugang und mobile Verfügbarkeit.
  • Vorteile eines ESS sind: Zeitersparnis, Transparenz, Fehlerreduktion, Flexibilität und Effizienz.

Was bedeutet Employee Self Service?

Durch ein Employee Self Service (ESS) Portal können bestimmte personalbezogene Aufgaben und Prozesse selbstständig durch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durchgeführt werden, ohne die Kollegen und Kolleginnen in der Personalabteilung oder Vorgesetzte direkt einbeziehen zu müssen. ESS-Systeme dienen somit der Vereinfachung von administrativen Prozessen, der Effizienzsteigerung und der Förderung von Transparenz. Meistens sind ESS-Systeme Teil von Human Resources Management Systemen (HRMS).

Was sind die Eigenschaften eines Employee Self Service-Portals?

Ein ESS-Portal bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die in der Regel folgende Eigenschaften umfasst:

  1. Ein Dashboard mit einer Übersicht der persönlichen Daten.
  2. Sicherer Zugang, da das Portal durch Authentifizierungsmethoden wie Passwörter oder Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt wird.
  3. Mobile Verfügbarkeit, denn viele Employee Self Service-Portale sind optimiert oder bieten mobile Apps.

Typische Funktionen eines ESS

Zu den typischen Funktionen eines ESS-Systems zählen:

  • Änderung der persönlichen Daten
  • Die Antragsstellung und Einsicht in bereits gestellte Anträge
  • Arbeitszeiterfassung und die Korrektur von Arbeitszeiten
  • Zugriff auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Zugriff auf Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen
  • Zugriff auf interne Unternehmensdokumente

Vorteile

  1. Zeitersparnis: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können diverse Anliegen selbst bearbeiten, ohne auf die Verfügbarkeit der HR-Abteilung angewiesen zu sein.
  2. Transparenz: Der Zugriff auf Informationen wie Gehaltsdaten oder Urlaubstage ist jederzeit möglich.
  3. Fehlerreduktion: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eigenverantwortlich für die Richtigkeit ihrer Eingaben zuständig, wodurch manuelle Fehler durch Eingaben der HR-Abteilung reduziert werden.
  4. Flexibilität: Der Zugriff auf das System ist oft online oder über mobile Apps rund um die Uhr möglich.
  5. Effizienz: Der Verwaltungsaufwand in den HR-Abteilungen wird reduziert.

Nachteile

  1. Technologische Hürden: Es muss in der Regel eine Lösung eingekauft oder ein Dienstleister beauftragt werden.
  2. Schulungsbedarf: Insbesondere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die digitalen Medien kritisch gegenüberstehen, müssen geschult und auf die Vorteile hingewiesen werden.
  3. Weniger persönliche Interaktion: Der direkte Kontakt zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf der einen und der HR-Abteilung auf der anderen Seite wird reduziert. Das erschwert es dem HR-Bereich negative Tendenzen schnell zu erfassen.

Vor der Einführung eines ESS-Portals sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen berücksichtigt und ausreichend Schulungen angeboten werden. Mit einer sorgfältigen Planung, Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und der Wahl einer benutzerfreundlichen und sicheren Lösung überwiegen die Vorteile die Nachteile deutlich.

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Mitarbeiterin sucht Kontakt via iPhone. Im Hintergrund Glaskasten