Personalkosten

Fünf Personen, zwei Männer und drei Frauen, sitzen an einem weißen Tisch und betrachten einen Laptop. Sie berechnen die Personalkosten des Unternehmens.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Personalkosten umfassen alle Kosten, die durch den Einsatz von Arbeitnehmern entstehen, wie Bruttolöhne, Zuschläge, Boni und betriebliche Altersvorsorge.
  • Diese beinhalten Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Kosten für Büroausstattung, Berufsbekleidung und Fluktuation sowie Anwerbungskosten.
  • Rückstellungen sichern die Zuordnung von in der aktuellen Periode entstehenden Kosten.
  • Dazu gehören der Abbau von Überstunden, Kürzung freiwilliger Leistungen und Begrenzung der Zahl von Festanstellungen durch Auslagerung bestimmter Aufgaben.

Was sind Personalkosten?

Die Personalkosten werden im Rechnungswesen und der amtlichen Statistik unterschiedlich definiert.

Definition im Rechnungswesen:

Unter Personalkosten fallen alle Kosten, die durch den Einsatz von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer entstehen. Zu diesen Kosten zählen Gehälter, Fertigungslöhne, Hilfslöhne, freiwillige soziale Aufwendungen und alle übrigen Personalnebenkosten.

Der kalkulatorische Unternehmerlohn wird nicht hinzugerechnet. Er gehört ausschließlich in das interne Rechnungswesen und zählt zu den Zusatzkosten.

Zu den direkten Kosten gehören hier also:

  • Bruttolöhne und -gehälter
  • Zuschläge (Überstunden-, Schichtzuschläge)
  • Variable Lohnkosten bei Akkordarbeit
  • Bonuszahlungen
  • Betriebliche Altersvorsorge, Urlaubsgeld
  • Sachwertbezüge (Reisekosten)
  • Aus-, Fort- und Weiterbildungskosten

Definition in der amtlichen Statistik:

In der amtlichen Statistik umfassen die Personalkosten das Entgelt für geleistete Arbeit. Dazu zählen die Löhne und Gehälter aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, jedoch nicht die der Auszubildenden.

Von diesen Kosten wird der Verdienst abgezogen, der nicht direkt durch tatsächliche Arbeitszeit entsteht, wie Sonderzahlungen oder die Vergütung arbeitsfreier Tage. Diese Abzüge werden in der amtlichen Statistik als Personalnebenkosten erfasst.

Indirekte Personalkosten

Neben den direkten Personalkosten gibt es auch noch die indirekten Personalkosten. Zu diesen zählen:

  • Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherungen
  • Pauschalversteuerung bei Minijobbern
  • Umlagen zur Entgeltfortzahlung in Krankheits- oder Elternzeiten
  • Kosten für Büroräume inkl. Nebenkosten
  • Kosten für die Ausstattung der Arbeitsplätze
  • Berufsbekleidung und Arbeitsmittel
  • Kosten aus Mitarbeiterfluktuation und Anwerbung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Rückstellungen für Personalkosten

Rückstellungen im Personalbereich sind in den letzten Jahren wichtiger geworden. Das liegt an der stärkeren Fokussierung auf Mitarbeitermotivation, -bindung und flexiblere Arbeitsmodelle sowie an notwendigen Personal- und Restrukturierungsmaßnahmen.

Auch wenn während eines laufenden Arbeitsverhältnisses die Verpflichtungen zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer grundsätzlich ausgeglichen sind, hat der Arbeitgeber zum Bilanzstichtag dennoch verschiedene Verpflichtungen gegenüber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Durch die Bildung von Rückstellungen wird sichergestellt, dass die Kosten, die wirtschaftlich in der aktuellen Periode entstehen, auch dieser Periode zugeordnet werden, selbst wenn die tatsächliche finanzielle Belastung erst in der Zukunft eintritt.

Beispiele, bei denen Rückstellungen zum Bilanzstichtag für Personalkosten notwendig werden, sind Gratifikationen, Boni, Tantieme, Gewinnbeteiligungen, Jubiläumszuwendungen, Urlaubsgeld, Überstunden und Abfindungen.

Beispiel:

Arbeitgeber X verspricht seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zum Bilanzstichtag eine Prämie von 10.000 € als Anerkennung für den erfolgreichen Umsatz des vergangenen Geschäftsjahres. Diese Prämie wird jedoch erst dann ausgezahlt, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mindestens weitere 24 Monate im Unternehmen bleiben.

Maßnahmen zur Senkung

Personalkosten sind in den meisten Unternehmen der größte Kostenträger. Je nach wirtschaftlicher Lage kann es daher schon mal notwendig sein, dass die Personalkosten gesenkt werden müssen.

Natürlich sollten aufgrund der sozialen Verantwortung Kündigungen das letzte Mittel der Wahl sein. Es gibt außerdem glücklicherweise auch andere Wege um Personalkosten abzubauen.

Abbau von Überstunden

Überstunden fallen in allen Unternehmen an. Für die Überstunden, die über einen längeren Zeitraum angesammelt wurden, müssen Gelder zurückgelegt werden, die dadurch gebunden sind und im Tagesgeschäft fehlen.

Der Abbau von Überstunden ist daher nicht nur ein Benefit für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, es senkt auch die Personalkosten. Nach dem Abbau sollte natürlich darauf geachtet werden, dass nicht wieder übermäßig viele Überstunden angesammelt werden.

Freiwillige Leistungen kürzen

Freiwillige Leistungen umfassen Dinge wie Weiterbildungsangebote, Verpflegungskosten, Diensträder, Jobtickets und andere Extras. Diese Kosten gehören zu den Personalkosten und erhöhen sie entsprechend. Da diese Leistungen jedoch freiwillig sind, können Unternehmen sie bei Bedarf streichen.

Festangestellte nur für wichtige Themen

Der größte Kostenfaktor im Personalbereich sind Festanstellungen. Daher sollte in wirtschaftlich schwierigen Zeiten darauf geachtet werden, die Zahl der Festanstellungen nicht zu erhöhen, sondern eher zu reduzieren.

Da es viele Möglichkeiten gibt, verschiedene Bereiche auszulagern, sollten Unternehmen prüfen, welche Aufgaben aus wirtschaftlichen Gründen extern vergeben werden können.

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