Das Wichtigste in Kürze:
- Kapazitätsplanung dient dazu, Ressourcen (Zeit, Geld, Personal etc.) so optimal einzusetzen, dass ein maximaler Nutzen erzielt wird.
- Der Kapazitätsplan ist ein Werkzeug, das die verfügbaren Ressourcen mit den geplanten Arbeitsaufträgen abgleicht.
- Eine gute Planung vermeidet die Überlastung einzelner Mitarbeiter und sorgt für eine ausgeglichene Verteilung der Aufgaben.
Inhalt
Was ist eine Kapazitätsplanung?
Kapazitätsplanung bedeutet, dass man alle vorhandenen Ressourcen wie Zeit, Geld, Material, Personal oder Maschinen so einteilt, dass sie dem erwarteten Bedarf gerecht werden. Dies kann sowohl bei der Umsetzung von Projekten als auch bei Produktionsprozessen notwendig sein.
Das Hauptziel der Kapazitätsplanung ist es, die Ressourcen bestmöglich zu nutzen, sodass über einen festgelegten Zeitraum alle Ressourcen ausgelastet sind. So soll ein größtmöglicher Nutzen für das Unternehmen erzielt werden, zum Beispiel in Form einer Gewinnmaximierung.
Der Kapazitätsplan
Mit einem Kapazitätsplan stellen Sie die laufenden bzw. geplanten Arbeitsumfänge den verfügbaren Personalressourcen gegenüber. Dieses Hilfsmittel wird häufig im Projektmanagement eingesetzt, spielt aber auch in Linienorganisationen eine Rolle und bringt zahlreiche Vorteile bei der Personalplanung mit sich.
Ein Kapazitätsplan hilft Ihnen, die personelle Auslastung sowie mögliche Über- oder Unterdeckungen für bestimmte Aufgaben zu erkennen, zu kommunizieren und zu optimieren.
Zudem schärft der Plan das Bewusstsein für den effizienten Einsatz von Energie und Zeit, reduziert durch gezielte Zeitbegrenzungen unnötige Überarbeitungen (Over-Engineering) und schützt vor personeller Überlastung.
Die Vorteile einer Kapazitätsplanung und eines Kapazitätsplans
- Faire Arbeitsauslastung
Eine gerechte Verteilung der Arbeitslast und die Berücksichtigung der Qualifikationen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Aufgabenverteilung steigern die Zufriedenheit und verringern das Risiko von Burnout und Krankheitsausfällen.
Zudem sorgt eine ausgewogene Auslastung dafür, dass Leerlaufzeiten vermieden werden, die die Rentabilität des Unternehmens negativ beeinflussen könnten.
- Effizientere Zusammenarbeit
Die Kapazitätsplanung sorgt dafür, dass die Anforderungen von Projekten genau erfüllt werden, indem nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den notwendigen Fähigkeiten und in der vorgesehenen Anzahl, zugeteilt werden.
Dadurch stellen Unternehmen sicher, dass sie nur die tatsächlich benötigten Personalkosten für ein Projekt aufwenden und gleichzeitig genügend Personal für andere Projekte zur Verfügung steht.
- Projektdauer
Ein guter Kapazitätsplan schätzt die Dauer von Projekten ab und sagt den Einsatz von Budget, Personal und Ressourcen voraus. So können sowohl Engpässe als auch Verschwendung von Ressourcen vermieden werden.
Die 4 Schritte der Kapazitätsplanung
Schritt 1: Der Status quo
Welche Projekte stehen an und wie viele Stunden werden benötigt, um das Projekt erfolgreich abzuschließen?
Schritt 2: Verfügbare Kapazitäten
Ermitteln Sie die verfügbaren Kapazitäten auf allen Ebenen: auf Unternehmensebene, pro Team und für jede Mitarbeiterin bzw. jeden Mitarbeiter.
Anschließend prüfen Sie, ob die vorhandenen Ressourcen für die geplanten Projekte ausreichen oder, ob zusätzlich Freelancer engagiert oder neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt werden müssen.
Schritt 3: Teilaufgaben, Aufgabenabfolgen und Prioritäten
Im dritten Schritt sollten Sie die bestehenden Projekte priorisieren. Um die Bearbeitung effizienter zu gestalten, kann es notwendig sein, Aufgaben in kleinere Teile zu zerlegen und sie in einer bestimmten Reihenfolge abzuarbeiten.
Schritt 4: Aufgabenverteilung
Nachdem Sie die Kapazitäten geprüft und die Projekte priorisiert haben, erfolgt die Aufgabenverteilung. Jede Aufgabe sollte einem Teammitglied zugewiesen und mit einer Frist versehen werden.