Lohn- und Gehaltsabrechnung

Payroll-Outsourcing wird pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet (PEPM-Modell). Die Kosten variieren je nach Leistungsumfang, ob nur die reine Abrechnung oder auch der 1st-Level-Support für die Personalabteilung enthalten ist. Wirtschaftlich sinnvoll ist Outsourcing, wenn eines der folgenden Szenarien bei Ihrem Unternehmen zutrifft: kein spezialisiertes Fachpersonal vorhanden, einzelne Mitarbeiter besitzen das komplette Fachwissen, das Unternehmen wächst und die Komplexität der Abrechnung nimmt zu.

Die Gesamtkosten einer Inhouse-Lösung werden häufig unterschätzt, daher ist Payroll-Outsourcing ab ca. 50 Mitarbeitenden sinnvoll.

Beim ASP-Modell (Application Service Providing) führt Ihr Unternehmen die Lohnabrechnung selbst durch. Die Software (P&I LOGA) wird extern von uns gehostet, gewartet und an Ihre branchenindividuellen Bedürfnisse angepasst. Updates, gesetzliche Neuerungen und IT-Betrieb liegen bei RZH. Sie benötigen eigenes Fachpersonal für die Abrechnung, behalten aber die volle operative Kontrolle über jeden Abrechnungsschritt. Beim BPO-Modell (Business Process Outsourcing) übernehmen wir den gesamten Abrechnungsprozess: Datenpflege, Abrechnungslauf, DEÜV-Meldungen, Bescheinigungswesen und die Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern. Nach dem Erhalt der abrechnungsrelevanten Daten übernehmen wir die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden. Das ASP-Modell eignet sich für Unternehmen mit erfahrenem Payroll-Personal, das Eigenverantwortung bevorzugt. BPO eignet sich, wenn kein spezialisiertes Personal vorhanden ist, aufgebaut werden soll oder das Thema vollständig aus der internen Verantwortung ausgelagert werden soll.

Ein Wechsel ist zu jedem Zeitpunkt im Jahr möglich. In der Praxis dauert die Umstellung auf einen neuen Anbieter in der Regel vier bis acht Wochen: Datenmigration, Stammdatenübernahme, eine begleitete Testabrechnung und anschließend der produktive Start. Technisch notwendig beim Softwarewechsel sind die Abmeldung aller Mitarbeitenden bei der Sozialversicherung mit Abmeldegrund 36 (Systemwechsel) und die Neuanmeldung im neuen System. Unsere Empfehlung: Schauen Sie in Ihre aktuellen Vertragsunterlagen und planen Sie mindestens zwei volle Monate für die Vorbereitung ein. Wir begleiten den gesamten Übergangsprozess, von der Datenübernahme bis zur ersten produktiven Abrechnung.

Grundsätzlich bleibt der Arbeitgeber gegenüber Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern für die Abrechnung verantwortlich, unabhängig davon, ob intern oder extern abgerechnet wird. Diese gesetzliche Pflicht ist nicht übertragbar.

Im BPO-Modell trägt RZH die operative Verantwortung für die korrekte Durchführung der Abrechnung. Fehler, die auf unserer Seite entstehen, werden von uns behoben und, sofern dadurch Nachzahlungen entstehen, entsprechend geregelt. Dies wird vertraglich festgehalten. Ihre Personalabteilung muss keine kontinuierliche Fortbildung zu Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht mehr leisten. Das reduziert sowohl das operative Haftungsrisiko als auch den internen Aufwand erheblich.

Ja, jederzeit und vollständig! Ihre Mitarbeiterdaten bleiben Ihre Daten. RZH verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO, ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil jeder Zusammenarbeit. Im laufenden Betrieb haben Sie über das Mitarbeiterportal und die Auswertungsfunktionen von P&I LOGA direkten Zugriff auf alle abrechnungsrelevanten Daten, Lohnkonten, Bescheinigungen und Reportings. Die Personalabteilung kann zusätzlich einen direkten Lesezugriff im System erhalten und verfügt dadurch weiterhin über erweiterte Einsichtsrechte gegenüber dem Mitarbeiterportal. Betriebsprüfungen oder Sozialversicherungsträger stellen wir alle notwendigen Unterlagen und Datenexporte bereit. Sollten Sie die Zusammenarbeit beenden, erhalten Sie Ihre vollständigen Daten in einem standardisierten Format zur Weiterverarbeitung.

Ein Anbieterwechsel läuft in vier Phasen ab:

1 Phase — Kündigung und Datenübernahme: Sie kündigen den Vertrag mit dem bisherigen Anbieter und fordern alle Unterlagen an: Mitarbeiter-Stammdaten, Lohnkonten, SV-Meldungshistorie.

Phase 2 —Einrichtung und Migration: Wir prüfen die übermittelten Daten, legen die Mandantenstruktur an und gleichen Stammdaten, Lohnarten und Sondervereinbarungen ab. Offene Fragen werden in einem gemeinsamen Abstimmungsgespräch geklärt.

Phase 3 —Testabrechnung: Vor dem Start wird mindestens eine vollständige Testabrechnung durchgeführt und mit Ihnen abgestimmt. Erst wenn diese fehlerfrei ist, werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen vollständig übernommen.

Phase 4 — Payrollübernahme: Ab dem vereinbarten Startmonat übernimmt RZH die laufende Abrechnung. Ihr fester Ansprechpartner steht Ihnen unterstützend und beratend zur Seite.