Gehaltsabrechnung auslagern

Zwei Frauen und ein Mann stehen an einem schwarzen Hochtisch und schauen auf einen Laptop. Sie sprechen darüber, ob sie die Gehaltsabrechnung auslagern sollten.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Deutschland hat die zweithöchste Komplexität in der Lohnabrechnung weltweit
  • Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung entlastet Unternehmen, da der Dienstleister im Falle von Fehlern haftet, insbesondere bei der Abführung von Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen.
  • Strenge gesetzliche Vorgaben in Deutschland und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie die Spiegelung von Servern, gewährleisten hohe Datensicherheit bei der Auslagerung.
  • Unternehmen können auch nur die IT-Infrastruktur und Software für die Gehaltsabrechnung outsourcen.

Wieso sollte man die Gehaltsabrechnung auslagern?

Die hohe Komplexität der Gehaltsabrechnung ist ein starkes Argument für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung.

Laut dem Global Payroll Complexity Index 2023 rangiert Deutschland auf Platz 2 der 40 Länder mit der komplexesten Lohnabrechnung. Für HR-Teams bedeutet das einen enormen Rechercheaufwand, um stets über gesetzliche Änderungen und Neuerungen informiert zu bleiben.

Zudem ist die Auslagerung der Gehaltsabrechnung auch mit einem smarten Risikomanagement verbunden. Arbeitgeber sind nämlich für die korrekte Abführung der Lohnsteuer sowie der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung verantwortlich – sowohl gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern.

Im Falle von fahrlässigen Fehlern haftet hier der Dienstleister und nicht Sie oder Ihr Unternehmen.

Qualität und Service

Bei der Entscheidung, ob Sie Ihre Gehaltsabrechnung auslagern möchten, sollte Qualität immer an erster Stelle stehen. Nur eine qualitativ hochwertige Gehaltsabrechnung gewährleistet dauerhaft die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Darüber hinaus müssen Sie abwägen, wie viel Service Sie benötigen. Haben Sie genügend Kapazitäten, um die Rückfragen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter intern zu klären, oder sollte dieser Service ebenfalls ausgelagert werden?

Natürlich beeinflusst der Umfang des benötigten Services den Preis der Auslagerung. Dieser Preis sollte jedoch stets in Relation zu den verfügbaren internen Kapazitäten und den Personalkosten bei eventuellen Neueinstellungen betrachtet werden.

Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung in wenigen Schritten

Viele Unternehmen zögern, ihre Gehaltsabrechnung auszulagern, da sie Bedenken hinsichtlich der Sicherheit sensibler Daten haben oder den Aufwand als zu groß einschätzen. Diese Sorgen sind jedoch meist unbegründet.

Was die Datensicherheit betrifft, so sind in Deutschland strenge gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, die für alle Dienstleister gelten. Bei RZH haben wir zudem den Vorteil, dass unsere Server im eigenen Haus stehen und zusätzlich zu einem weiteren Rechenzentrum gespiegelt werden. Dadurch können wir selbst in Fällen höherer Gewalt, wie etwa bei einem Erdbeben, höchste Datensicherheit gewährleisten.

Auch die Sorge vor einem zu großen Aufwand ist in den meisten Fällen unbegründet. Alle relevanten Personalstammdaten werden dem Dienstleister einfach (in den meisten Fällen) per CSV-Datei übermittelt. Die Anlage und Pflege dieser Daten übernimmt dann der Dienstleister.

Natürlich kann bei Bedarf eine verantwortliche Person für Rückfragen zur Verfügung stehen, doch insgesamt bleibt der Aufwand für das auslagernde Unternehmen gering.

Gibt es Alternativen zur Auslagerung von der Gehaltsabrechnung?

Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnung nicht vollständig auslagern möchten, können dennoch auf HR-Outsourcing-Dienstleister zurückgreifen. Denn es besteht natürlich auch die Möglichkeit, lediglich die IT-Infrastruktur und die Software für die Gehaltsabrechnung einzukaufen.

So bleibt die eigentliche Entgeltabrechnung im Unternehmen, wird aber deutlich effizienter. Darüber hinaus informieren die Dienstleister regelmäßig über gesetzliche Änderungen und Neuerungen, wodurch der aufwendige Rechercheaufwand in diesem Bereich entfällt.

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