Das Wichtigste in Kürze:
- Ein Stellenbesetzungsplan ist ein zentrales Instrument der Personalplanung, das die aktuelle und zukünftige personelle Besetzung in einem Unternehmen erfasst.
- Während der Stellenplan festlegt, welche Stellen im Unternehmen existieren, unabhängig von ihrer Besetzung, dokumentiert der Stellenbesetzungsplan die tatsächliche Besetzung dieser Positionen.
- Er ist wichtig, um Lücken in der Personalbesetzung frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Maßnahmen zur Personalbeschaffung zu ergreifen.
- Er kann entweder in tabellarischer Form oder als Organigramm dargestellt werden.
Inhalt
Was ist ein Stellenbesetzungsplan?
Ein Stellenbesetzungsplan ist ein zentrales Instrument in der Personalplanung eines Unternehmens.
Er dient dazu, die aktuellen und zukünftigen personellen Bedarfe zu erfassen und die tatsächliche Besetzung der Stellen im Unternehmen zu dokumentieren. Der Stellenbesetzungsplan konzentriert sich darauf, wie diese Positionen konkret mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besetzt sind.
Der Plan gibt also Auskunft darüber, welche Stellen aktuell besetzt sind, wer diese besetzt und ob es offene Vakanzen gibt, die noch gefüllt werden müssen.
Unterschied zwischen Stellenbesetzungsplan und Stellenplan
Der Unterschied zwischen einem Stellenbesetzungsplan und einem Stellenplan ist entscheidend für die Personalplanung.
Der Stellenplan legt fest, welche Stellen im Unternehmen existieren, unabhängig davon, ob sie aktuell besetzt sind oder nicht. Er bildet die strukturelle Grundlage des Personalbestands und zeigt, wie viele und welche Positionen es in einer Organisation geben soll.
Der Stellenbesetzungsplan hingegen geht einen Schritt weiter, indem er die tatsächliche Besetzung dieser Stellen abbildet. Er gibt detaillierte Informationen darüber, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktuell welche Stellen besetzen und welche Stellen unbesetzt sind oder demnächst frei werden könnten.
Bedeutung und Nutzen des Stellenbesetzungsplans
Der Stellenbesetzungsplan ist ein wichtiges Werkzeug für die Personalabteilung, um den Überblick über die Besetzung der Stellen zu behalten.
Er hilft dabei, frühzeitig zu erkennen, wo es Lücken gibt und wo eventuell Handlungsbedarf besteht. Dies kann besonders in großen Unternehmen von großer Bedeutung sein, wenn die Personalfluktuation hoch ist und regelmäßig neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt werden müssen.
Der Plan unterstützt auch bei der strategischen Planung, indem er zeigt, welche Stellen in naher Zukunft frei werden könnten, zum Beispiel durch Pensionierung oder geplante interne Versetzungen.
Darstellungsweisen
Ein Stellenbesetzungsplan kann auf verschiedene Weisen dargestellt werden, abhängig von den spezifischen Anforderungen und der Größe des Unternehmens.
Häufig wird er in tabellarischer Form geführt, wobei jede Zeile eine Stelle und jede Spalte relevante Informationen wie den Namen des Stelleninhabers, das Eintrittsdatum, das geplante Austrittsdatum oder die Abteilung enthält.
Eine weitere Möglichkeit ist die Visualisierung in Form eines Organigramms, das die Hierarchien und die aktuelle Besetzung grafisch darstellt. Diese Form der Darstellung bietet den Vorteil, dass sie auf einen Blick erkennbar macht, wo es personelle Engpässe gibt und wie die Struktur der Besetzung innerhalb des Unternehmens aussieht.