Reisekosten

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind die Ausgaben, die entstehen, wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter dienstlich reisen.

Diese Kosten können Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten umfassen. Die Reisekostenregelung ist wichtig, um die finanziellen Belastungen, die durch berufliche Reisen entstehen, zu decken. Außerdem soll sie sicherzustellen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Zeit ihrer Abwesenheit vom Büro angemessen entschädigt werden.

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung können verschiedene Pauschalen und Erstattungen zur Anwendung kommen.

Arten von Reisekosten

Fahrtkosten: Diese Kosten entstehen für die Nutzung von Verkehrsmitteln wie Auto, Bahn oder Flugzeug. Oft werden Kilometerpauschalen für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs oder die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel erstattet.

Übernachtungskosten: Wenn eine Reise eine Übernachtung erfordert, werden die Kosten für Hotels oder andere Unterkünfte erstattet. Die Höhe der Erstattung kann dabei variieren und ist häufig an bestimmte Höchstgrenzen gebunden.

Verpflegungsmehraufwand: Diese Kosten umfassen die Ausgaben für Mahlzeiten während der Reise. Sie können entweder auf Basis tatsächlicher Kosten oder durch Verpflegungspauschalen ersetzt werden.

Reisenebenkosten: Diese Kosten gelten nicht direkt als Fahrt- oder Übernachtungskosten. Vielmehr sind es Nebenkosten, die häufig unvermeidlich sind und zu den typischen Reiseaufwendungen wie Telefonkosten oder Gepäckgebühren gehören.

Pauschalen und Verpflegungspauschale

Eine Dienstreise verursacht also Kosten für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung. Oft übernimmt der Arbeitgeber diese Ausgaben im Voraus. Meistens jedoch zahlen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zunächst selbst und bekommen das Geld später erstattet. Dafür müssen sie eine Reisekostenabrechnung erstellen.

Bei der Reisekostenabrechnung kommen oft Pauschalen zur Anwendung, um die Abrechnung zu vereinfachen und den administrativen Aufwand zu reduzieren:

• Kilometerpauschale: Für Fahrten mit dem privaten Fahrzeug wird eine Kilometerpauschale gezahlt. Derzeit gilt eine Kilometerpauschale von 30 Cent (38 Cent ab dem 21. Kilometer) bei Nutzung eines privaten Pkw. Diese Pauschale vereinfacht die Abrechnung beruflicher Fahrten, indem sie Benzin- und Abnutzungskosten abdeckt. Wenn der Arbeitgeber die Pauschale nicht zahlt, können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sie als Werbungskosten absetzen. Wird für die Geschäftsreise ein Dienstwagen genutzt, entfällt die Pauschale. Stattdessen reichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Belege für Sprit und Parkgebühren ein.
• Übernachtungspauschale: Diese Pauschale deckt die Kosten für Übernachtungen und wird oft bis zu einem festgelegten Höchstbetrag erstattet.
• Verpflegungspauschale: Für die Verpflegung während der Reise werden Pauschalen gezahlt, die sich nach der Dauer der Abwesenheit richten. Diese Pauschalen sind gesetzlich geregelt und sollen die durchschnittlichen Verpflegungskosten abdecken.

Verpflegungspauschale und steuerliche Aspekte

Die Verpflegungspauschale ist dabei ein fester Betrag, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ihre Mahlzeiten während einer Dienstreise erhalten. Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich nach den amtlich festgelegten Pauschbeträgen, die regelmäßig aktualisiert werden.

Bei längeren Dienstreisen ist die Dreimonatsfrist zu beachten: Nach drei Monaten am selben Ort entfällt die Pauschale.

Ein Sonderfall ist die Mitternachtsregelung: Wenn eine auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung über zwei Kalendertage geht, kann trotzdem eine Pauschale geltend gemacht werden.

Wie hoch ist die Tagespauschale bei Verpflegungskosten?

Die Höhe der Verpflegungspauschale variiert je nach Land und Region sowie nach Dauer der Abwesenheit.

In Deutschland beträgt die Verpflegungspauschale

• für einen vollen Tag ab 24 Stunden Abwesenheit 28,00 €
• während für einen halben Tag, der mindestens 8 Stunden umfasst, 14,00 € gezahlt werden.

Für Reisen ins Ausland können unterschiedliche Pauschalen gelten, die sich nach den jeweiligen Ländern richten.

Reisekosten und Steuererklärung

Reisekosten müssen in der Steuererklärung angegeben werden, um steuerliche Vorteile und Erstattungen zu erhalten.

In der Regel können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die im Zusammenhang mit beruflichen Reisen entstandenen Kosten als Werbungskosten geltend machen. Dies umfasst sowohl die Fahrtkosten als auch die Kosten für Unterkunft und Verpflegung. Pauschalen, die über die gesetzlichen Höchstgrenzen hinausgehen, müssen ggf. selbst getragen werden.

Der Arbeitgeber kann Aufwendungen für Unterkunft, Verpflegung und Fahrten nach § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten.

Wichtig: Nur selbst getragene Kosten können abgesetzt werden. Bereits erstattete Beträge müssen entweder abgezogen oder in der Einkommensteuererklärung (Anlage N) als steuerfreie Einkünfte angegeben werden, um doppelte Vorteile zu vermeiden.