Das Wichtigste in Kürze:
- Die Verpflegungspauschale gleicht Verpflegungskosten aus, wenn Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer länger als 8 Stunden dienstlich unterwegs sind.
- Die Verpflegungspauschale wird maximal für 3 Monate am gleichen Beschäftigungsort gezahlt. Eine Unterbrechung der Tätigkeit von 4 Wochen setzt die Frist zurück.
- Innerhalb Deutschlands liegt die Pauschale für Reisen ohne Übernachtung bei 14 €. Bei Reisen mit Übernachtung liegt sie bei 28 €.
- Für Dienstreisen ins Ausland gibt es länderspezifische Pauschalen. Diese sind vom Bundesfinanzministerium festgelegt.
Inhalt
Was ist die Verpflegungspauschale?
Die Verpflegungspauschale gehört den sogenannten Reisekosten an. Treten Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer eine Dienstreise an und sind über 8 Stunden vom regelmäßigen Arbeitsplatz entfernt, stehen ihnen eine Tagespauschale für den Verpflegungsmehraufwand zu. So sollen Zusatzkosten ausgeglichen werden. Es muss sich hierbei jedoch um einen beruflich veranlassten Mehraufwand handeln.
Zeitliche Begrenzung
Die Verpflegungspauschale hat eine zeitliche Begrenzung von 3 Monaten am selben auswärtigen Beschäftigungsort. Daher wird sie auch Dreimonatsfrist genannt. Sie beginnt im Normalfall mit dem ersten Tag der Dienstreise außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte und endet 90 Tage später. Sollte der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin innerhalb dieser 3 Monate die Tätigkeit an der auswärtigen Tätigkeitsstätte für mindestens 4 Wochen unterbrechen, beginnt die Frist von neuem. Kürzere Unterbrechungen innerhalb dieser Zeit haben keine Auswirkung auf die Dreimonatsregel.
Höhe der Pauschale
Die Höhe für die Verpflegungspauschale ist von der jeweiligen Dienstreise abhängig. Zum einen wird unterschieden, ob diese im Inland oder im Ausland stattfindet. Und zum anderen wie lang die Reise andauert. Seit der Reisekostenreform 2024 gibt es nur noch zwei verschiedene Pauschalen.
Sind Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen mehr als 8 Stunden für die Firma innerhalb Deutschlands unterwegs, jedoch ohne Übernachtung, stehen ihnen eine Verpflegungspauschale in Höhe von 14 € zu. Dauert die Dienstreise länger und der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin ist mehr als 24 Stunden inklusive Übernachtung unterwegs, beträgt die Verpflegungspauschale 28 €.
Wie sieht es mit der Verpflegungspauschale im Ausland aus?
Für Dienstreisen ins Ausland fallen andere Verpflegungspauschalen an. Diese sind von Land zu Land unterschiedlich und entsprechend festgelegt.
Hier gelangen Sie zur Übersicht.
Ist ein Land nicht in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums gelistet, greift in diesem Fall der Wert für Luxemburg.
Kann eine Verpflegungspauschale gekürzt werden?
Stellt der Arbeitgeber an den Tagen eine Mahlzeit zur Verfügung, wird die Tagespauschale anteilig gekürzt. Hierfür käme beispielsweise die Übernahme des Frühstücks in Frage. Dabei ist es unabhängig davon, ob das Frühstück in Anspruch genommen wurde oder nicht.
Die Kürzungen können bei der Verpflegung durch das Unternehmen wie folgt aussehen:
- 20 % für das Frühstück
- 40 % für das Mittagessen
- 40 % für das Abendessend
Wie erhält man das Geld?
Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen haben zwei Möglichkeiten, um an die Verpflegungspauschale zu gelangen. In den meisten Fällen wird diese vom Arbeitgeber über die Lohnabrechnung ausgezahlt. Um die Pauschale zu erhalten, muss vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin eine Spesenkostenabrechnung, auch Reisekostenabrechnung genannt, ausgefüllt werden. Eine weitere Möglichkeit ist lt. § 9 Absatz 4a EStG (Einkommensteuergesetz) der Ausgleich über die Steuererklärung.
