Zahlen, Daten, Fakten und Schlussfolgerungen – auch Recruiterinnen und Recruiter kommen nicht an ihnen vorbei.

Die heutige Zeit steht im Namen der Veränderung – und so verändert sich auch die Personalbeschaffung in Unternehmen. Das Recruiting ist dabei ein komplexer Prozess und beinhaltet viel mehr als das einfache Schalten von Stellenanzeigen und Vorstellungsgesprächen. Er bedarf einer zielgerechten und strategischen Planung, um die besten Talente für sich zu gewinnen.

Dabei ist es unerlässlich neue Trends und KPIs stets im Blick zu haben und in den Recruiting-Prozess zu integrieren. Datengesteuertes Recruiting oder “Recruiting Analytics“, wie es im modernen Personalmanagement heißt, bietet durch Key Performance Indicators (KPIs) wertvolle Einblicke in verschiedene Aspekte des Recruitings und helfen Unternehmen, ihre Strategien effizienter einzusetzen und sie kontinuierlich zu verbessern.

Recruiting KPIs: Eine Definition

Die Definition der Recruiting KPIs folgt der gewöhnlichen Beschreibung von allgemeinen Key Performance Indicators  (KPIs) oder Kennzahlen, welche den Erfolg und die Effizienz von Prozessen, einzelner Bereiche und Maßnahmen quantifizieren und messbar machen.

In Bezug auf das Recruiting in Unternehmen bedeutet dies zum Beispiel, dass KPIs Aufschluss über verschiedene Aspekte, wie die Zeit bis zur Besetzung einer Position, die Qualität der eingestellten Kandidaten, die Kosten pro Einstellung oder die Quellen der besten Bewerberinnen und Bewerber geben.

Warum sind KPIs im Recruiting wichtig?

Durch die Analyse der Daten können Unternehmen Schwachstellen im Rekrutierungsprozess identifizieren und gezielte Verbesserungsmaßnahmen ergreifen. KPIs im Recruiting dienen somit nicht nur als Leistungsindikatoren, sondern auch als strategische Planung und Optimierung, um sicherzustellen, dass die besten Talente effizient und effektiv gewonnen werden.

Auch die Benchmark-Studie der Wollmilchsau GmbH, der HTWK Leipzig und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGfP) verdeutlicht, dass der Einsatz von KPIs im Recruiting zugenommen hat und somit zunehmend relevant wird. Zu den weiterhin am häufigsten genutzten KPIs zählen die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle (Time-to-Hire), die Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire) und die Effektivität der Rekrutierungskanäle, gemessen an der Anzahl der eingegangenen Bewerbungen.

Eine Auswahl der wichtigsten Kennzahlen

Welche KPIs sind am wichtigsten? Welche KPIs sollen wir in unserem Unternehmen etablieren?

Auf die Frage, welche Recruiting KPIs am wichtigsten sind und genutzt werden sollen, gibt es keine Standardvorgaben – das kommt ganz auf das Unternehmen und die individuellen Ziele an.

Es gibt jedoch einige Kennzahlen, die sich als verlässliche Maßstäbe zur Analyse des Recruiting-Prozesses etabliert haben:

1. Time-to-Hire/Time-to-Fill (Einstellungsdauer)

Definition: Die Zeitspanne vom Beginn des Recruiting-Prozesses bis zur finalen Einstellung eines Kandidaten.

Bedeutung: Eine kurze Einstellungsdauer kann darauf hinweisen, dass der Recruiting-Prozess effizient ist und unbesetzte Positionen schnell besetzt werden.

Optimierungsmöglichkeiten: Automatisierung von Prozessen, Verwendung von Bewerbermanagementsystemen und gezieltes Personalmarketing sowie Active Sourcing können die Einstellungsdauer verkürzen.

2. Time-to-Interview (Interviewdauer)

Definition: Die Zeitspanne von der Stellenausschreibung bis zur Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch.

Bedeutung: Dieser Indikator bringt Erkenntnisse über die gesamte Dauer des Recruiting-Prozesses.

Optimierungsmöglichkeiten: Automatisierung von Prozessen und die Verwendung von Bewerbermanagementsystemen können die Kommunikation und Dauer optimieren.

3. Cost-per-Hire (Kosten pro Einstellung)

Definition: Die durchschnittlichen Gesamtkosten, die für die Besetzung einer Position anfallen, inklusive Marketing, ggf. Personalberatungsgebühren und internen Verwaltungskosten.

Bedeutung: Dieser KPI hilft dabei, die finanziellen Ressourcen zu überwachen und sicherzustellen, dass das Budget effizient genutzt wird.

Optimierungsmöglichkeiten: Überprüfung und Optimierung der genutzten Rekrutierungskanäle und ggf. Verhandlungen mit Personalberatern können die Kosten senken

4. Channel Effectiveness (Erfolg des Recruiting-Kanals)

Definition: Identifizierung der Kanäle, über die neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am effektivsten gefunden und eingestellt werden (z.B. Jobbörsen, soziale Netzwerke, Mitarbeiterempfehlungen).

Bedeutung: Dieser KPI zeigt auf, welche Kanäle die besten Kandidatinnen und Kandidaten liefern und welche weniger effektiv sind.

Optimierungsmöglichkeiten: Fokussierung auf die effektivsten Kanäle und Anpassung der Recruiting-Strategie entsprechend.

5. Offer Acceptance Rate (Angebotsakzeptanzrate)

Definition: Der Prozentsatz der Bewerberinnen und Bewerber, die ein Jobangebot annehmen, verglichen mit der Gesamtzahl der unterbreiteten Angebote.

Bedeutung: Eine hohe Angebotsakzeptanzrate deutet darauf hin, dass attraktive Angebote gemacht werden und die Erwartungen der Kandidatinnen und Kandidaten gut erfüllt werden.

Optimierungsmöglichkeiten: Verbesserung des Angebotsprozesses, Erhöhung der Transparenz während des gesamten Recruiting-Prozesses und gezieltes Einholen von Feedback der Bewerberinnen und Bewerber.

6. Quality of Hire (Qualität der Einstellung)

Definition: Bewertung der Leistung und des Beitrags neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach einer bestimmten Zeit im Unternehmen.

Bedeutung: Dieser KPI ist entscheidend, um den langfristigen Erfolg des Recruiting-Prozesses zu messen. Eine hohe Qualität der Einstellungen führt zum besseren Person-Organization-Fit und geringerer Fluktuation.

Optimierungsmöglichkeit: Verwendung strukturierter Interviewprozesse, sorgfältige Anforderungsprüfungen und Investitionen in Onboarding-Programme.

7. Candidate Satisfaction (Kandidaten-Zufriedenheit)

Definition: Die Zufriedenheit der Kandidatinnen und Kandidaten mit dem Recruiting-Prozess, gemessen durch Umfragen und Feedback.

Bedeutung: Eine positive Kandidaten-Zufriedenheit verbessert das Employer Branding und erhöht die Chancen, dass Bewerberinnen und Bewerber ein Angebot annehmen.

Optimierung: Verbesserung der Kommunikation und Candidate Experience und schnelle Rückmeldungen an die Bewerberinnen und Bewerber.

8. Frühfluktuation

Definition: Die Anzahl oder der Prozentsatz neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Unternehmen innerhalb eines kurzen Zeitraums (häufig die ersten 3-6 Monate) nach der Einstellung wieder verlassen.

Bedeutung: Die Frühfluktuation gibt Aufschluss über die Qualität des Recruiting-Prozesses. Eine hohe Frühfluktuationsrate kann darauf hinweisen, dass die Auswahlprozesse, das Onboarding oder die Erwartungen an die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht optimal sind.

Optimierungsmöglichkeiten: Strukturverbesserungen beim Onboarding-Prozess, Berücksichtigung des Person-Organization-Fits bei Einstellung, Verdeutlichung der Aufgaben und Verantwortungen der Stelle

9. Candidate-Conversion-Rate (Konvertierungsrate)

Definition: Der Prozentsatz der Bewerberinnen und Bewerber, die den gesamten Recruiting-Prozess durchlaufen und schließlich eingestellt werden.

Bedeutung: Die Candidate-Conversion-Rate gibt Aufschluss darüber, wie effektiv der Rekrutierungsprozess darin ist, qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber in tatsächliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umzuwandeln.Sie zeigt, wie gut das Unternehmen darin ist, geeignete Bewerberinnen und Bewerber zu identifizieren und durch den gesamten Recruiting-Prozess zu führen.

Optimierung: Effizienteres Auswahlverfahren der Bewerberinnen und Bewerber, Verbesserung der Candidate Experience und Stellenangebote.

Und das war´s?

Lassen Sie die Kennzahlen so stehen, ist ein KPI wenig aussagekräftig. Wichtig und sehr viel aufschlussreicher wird ein KPI erst, wenn es in das Verhältnis zu anderen Ergebnissen gesetzt wird. Er vermittelt dann tiefgehende Einblicke und gezielte Ergebnisse. So könnte zum Beispiel analysiert werden, wie die Kosten einer Stelle im Verhältnis zur Bewerberquote stehen.

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Fazit

Der Mix macht´s! – Wer seinen Recruiting-Prozess umfangreich analysieren und optimieren möchte, sollte auf einen Mix aus quantitativen und qualitativen KPIs achten.

Doch gerade die Quality-of-Hire sollte in Zeiten von Kostenreduktionen und Zeitersparnissen eine zentrale Rolle spielen.

Denn:

• Was nützt ein zufriedener Kandidat oder eine Kandidatin, der bzw. die nachher im Job versagt?
• Was bringt eine schnelle Einstellung, wenn die Person schnell wieder geht?
• Was bringt es, jemanden kostengünstig einzustellen, der schlechte Leistungen erbringt oder nicht ins Team passt?

Ohne die Qualität der Auswahlentscheidung sind alle anderen Bemühungen im Prinzip wertlos. Die Quality-of-Hire ist nicht alles, aber ohne sie ist alles andere nichts.

KPIs im Recruiting sind unverzichtbare Werkzeuge, um den Erfolg und die Effizienz des Personalbeschaffungsprozesses zu messen und zu steigern. Durch die gezielte Überwachung und Optimierung dieser KPIs können Unternehmen sicherstellen, dass sie die besten Talente gewinnen und gleichzeitig Zeit und Kosten minimieren.

In einer Zeit, in der der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer intensiver wird, begegnen Recruiterinnen und Recruiter mit dem richtigen Einsatz von Recruiting KPIs, dem Fachkräftemangel.