Die digitale Personalakte revolutioniert den Workflow bei DJH
DJH ist stets bestrebt, seine internen Prozesse zu verbessern. Daher entschied Geschäftsführer Oliver Mirring Ende 2019, dass die traditionelle, analoge Personalakte ausgedient hat. Eine effizientere Variante sollte übernehmen, die besser in die Zeit und die aktuellen Anforderungen passt – die digitale Personalakte. Hauptsächlich sollte die Umstellung die Personalabteilung und die Führungskräfte entlasten. Die darauf folgenden 18 Monate haben gezeigt, dass die digitale Personalakte hielt was sich DJH von der Neuausrichtung versprach und zudem eine Reihe weiterer Vorteile mit sich brachte.
Gewusst und doch überrascht
Zu den ersten offensichtlichen Vorteilen der digitalen Personalakte gehörte das enorme Einsparpotential an physischen Platzbedarf. „Wir wussten, dass die Umwandlung von der analogen zur digitalen Personalakte uns helfen wird, Platz zu sparen. Wie enorm die Platzersparnis allerdings ausfiel, haben wir erst mit der Zeit realisiert.“ Der neu gewonnene Raum hat sich als wertvoll erwiesen, da er nun gewinnbringend anderweitig eingesetzt werden kann. Dies allein gilt schon als großen Erfolg.
Die Möglichkeit, von jedem Standort aus auf die Personalakten zuzugreifen und diese zu pflegen, erwies sich als äußerst praktisch. Die Personalabteilung und die Führungskräfte konnten nun nahtlos zusammenarbeiten, ohne durch physische Distanz oder zeitaufwändige Übertragungen von Informationen behindert zu werden. Darüber hinaus ermöglichte die digitale Personalakte es ihnen, wichtige Dokumente schnell und einfach zu finden, zu aktualisieren und auszutauschen. Dies hatte einen positiven Einfluss auf die Gesamtproduktivität des Unternehmens.
Ein zentraler Aspekt, der bei der Umstellung auf die digitale Personalakte berücksichtigt werden musste, war der Datenschutz. „Der Zugriff von überall war natürlich auf den ersten Blick eine tolle Sache, aber der Schutz unserer Mitarbeiterdaten hat für uns höchste Priorität. Eine digitale Lösung konnte also nur mit einer verschlüsselten Dokumentenablage einhergehen. RZH und LOGA garantierten uns genau das und durch die hauseigenen Server und die hohen Sicherheitsstandards des Unternehmens wissen wir auch, dass unsere Priorität in puncto Datensicherheit absolut geteilt wird.“
Ein weiterer großer Vorteil der digitalen Personalakte bestand in der einheitlichen und transparenten Dokumentenpflege. Durch Beschriftungen und Kategorisierungen waren alle Unterlagen leicht auffindbar, was die zeitraubende Suche nach bestimmten Informationen drastisch reduzierte. „Im Vergleich zu vorher benötigt unsere Personalabteilung nur 1/10 der Zeit.“ Dies führte zu einer verbesserten Arbeitsweise und sorgte dafür, dass sich die Mitarbeiter schneller auf weitere Aufgaben konzentrieren konnten.
Das Fazit
Wenn das DJH gezwungen wäre, wieder auf eine analoge Personalakte umzusteigen, würde es vor allem den reibungslosen Arbeitsablauf und den schnellen Zugriff auf notwendige Unterlagen vermissen. Die Vorteile der digitalen Personalakte waren für das Unternehmen so offensichtlich und bedeutsam, dass ein Schritt zurück in die Welt der Papierakten nahezu undenkbar wäre.
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