Die digitale Personalakte – das Lager stets griffbereit

Mit der digitalen Personalakte erstellen und bearbeiten Sie Akten und Aktenvermerke rund zehnmal schneller im Vergleich zur analogen Personalakte.

Mehr Platz bei geringeren Kosten​

Sämtliche Mitarbeiterdaten werden in Personalakten erfasst und verwaltet. In der herkömmlichen analogen Form erfordert dies beträchtlichen Lagerraum sowie erheblichen Aufwand seitens der Mitarbeiter*innen für die fortlaufende Aktualisierung und Pflege der Dokumente.

Im Gegensatz dazu präsentiert die digitale Personalakte von P&I LOGA zahlreiche Vorteile: Der physische Platzbedarf wird obsolet und Ihre Mitarbeiter*innen benötigen für die Pflege der Daten nur noch einen Bruchteil der Zeit. Darüber hinaus profitieren Sie von Einsparungen bei Raum- und Personalkosten und leisten gleichzeitig einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz.
Die Vorteile des HR-Management

Die Vorteile der digitalen Personalakte

Erfahren Sie noch mehr zu den Vorteilen der digitalen Personalakte in einem persönlichen Gespräch.

Zeit sparen durch intelligente Suche

Dank der intelligenten Volltextsuche der digitalen Personalakte können sämtliche Mitarbeiter*innen zügig und unkompliziert aufgefunden werden. Bereits drei Buchstaben genügen, um die Suche zu initiieren. Sofern die eingegebenen Buchstaben auf mehrere Namen zutreffen, werden diese den Nutzer*innen zusammen mit den jeweiligen Personalnummern und weiteren Informationen dargestellt.

Selbstverständlich funktioniert die Suchfunktion auch innerhalb der Akten Ihrer Mitarbeiter*innen. Dort besteht neben der Volltextsuche zusätzlich die Option, nach Kategorien, Zeitangaben, Beschreibungen und anderen Parametern zu suchen.

Transparente Personalverwaltung dank digitaler Personalakte

Das Recht auf Einsichtnahme in die eigene Personalakte stellt ein wichtiges Privileg für alle Mitarbeiter*innen dar. Dennoch ist zu beachten, dass eine zu häufige Inanspruchnahme dieses Rechts einen erheblichen Aufwand für Ihr HR-Team bedeutet.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, bietet unsere digitale Personalakte die Möglichkeit, den Zugriff auf die Dokumente individuell zu gestalten, sodass Ihre Mitarbeiter*innen jederzeit und unkompliziert auf ihre Akte zugreifen können. Ihre Bedürfnisse und Präferenzen sind ausschlaggebend.

Häufige Fragen

zur digitalen Personalakte:

Die Sicherheitsanforderungen an digitale Personalakten sind sehr hoch, ähnlich dem des Online-Bankings. Sie können sich also darauf verlassen, dass niemand unbefugt Zugriff auf die Daten hat. Gerne planen wir gemeinsam mit Ihnen ein detailliertes Berechtigungskonzept, das die Effizienz erhöht ohne die Sicherheit zu vernachlässigen.

Ja! Einige Dinge müssen weiterhin in Papierform abgelegt sein, so zum Beispiel Verträge.
Die Anzahl der Dokumente, die Sie in Papierform archivieren müssen, ist aber signifikant kleiner. Zusätzlich können Sie diese Dokumente auch in der digitalen Personalakte ablegen, sodass Sie den vollen Zugriff auf alle Informationen digital haben und nur bei rechtlichen Anlässen die physische Personalakte nutzen müssen.

Wir empfehlen Ihnen, die Digitalisierung Ihrer Daten ausschließlich von einem zertifizierten Anbieter vornehmen zu lassen. Dieser vernichtet nach erfolgreicher Digitalisierung der Personalakten die Papierakten zuverlässig.

Persönliche Beratung

Wir laden Sie herzlich zu einem kostenfreien Beratungsgespräch ein. Nutzen Sie die Chance, unsere Expert*innen in einem 30-minütigen Videocall persönlich kennenzulernen und einen umfassenden Einblick in unser Unternehmen zu gewinnen.