Eine herkömmliche Geschäftsreise verläuft üblicherweise wie folgt: Frühmorgens erfolgt die Anreise mit dem Flugzeug, der Bahn oder dem Auto, um rechtzeitig zum vereinbarten Termin zu gelangen. Nach Abschluss des Termins, gegebenenfalls begleitet von einem Mittagessen, wird unmittelbar zum nächsten Termin geeilt oder die Rückreise in den Heimatort angetreten. Abgesehen von flüchtigen Eindrücken während der Taxifahrt bleibt kaum Zeit, um die Stadt oder die Region näher kennenzulernen. Besonders bei Zielen, die nicht regelmäßig besucht werden, erweist sich dieser Umstand als äußerst bedauerlich!

Was gilt es zu beachten?

Vorrangig ist die Dauer der privaten Reise von Bedeutung. Sofern Geschäftsreisen in Kombination mit einem privaten Urlaub, der nicht länger als fünf Arbeitstage andauert, stattfinden, ist die Reisekostenvergütung für die Arbeitstage vollumfänglich abrechenbar. Das bedeutet, dass Sie sowohl die Kosten für die Unterbringung im Hotel als auch die Verpflegungspauschalen geltend machen können.

Auf Dienstreisen werden Tage als Arbeitstage angesehen, wenn Sie geschäftlich für einen Zeitraum von 7-9 Stunden gebunden sind.

Sofern eine Dienstreise mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen kombiniert wird, wird davon ausgegangen, dass der primäre Zweck der Reise von privater Natur ist. In solchen Fällen werden lediglich die Fahrtkosten, die durch das Dienstgeschäft verursacht wurden, erstattet.

Urlaub besser vor oder nach der Dienstreise?

Die Entscheidung, ob Sie die private Reise vor oder nach der Dienstreise planen möchten, liegt ganz bei Ihnen und Ihren Vorlieben. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Dauer der privaten Zeit insgesamt nicht länger als fünf Tage sein sollte, unabhängig davon, ob sie vor oder nach der Dienstreise liegt.

Müssen Arbeitgeber*innen das genehmigen?

Wenn eine private Reise mit einer Dienstreise kombiniert wird, handelt es sich im Grunde um einen Urlaub. Infolgedessen ist es für Arbeitgeber*innen nicht zwingend erforderlich, die Reise gesondert zu genehmigen.

Wird die Reise allerdings genehmigt, haben Arbeitgeber*innen die Möglichkeit zu entscheiden, ob sie die Kosten für die An- und Abreise vollständig übernehmen möchten. Wenn der Preis für die An- und Abreise unabhängig vom Abreisedatum identisch oder geringer ist, ist es wahrscheinlich, dass die Kosten übernommen werden. Wenn sich der Preis jedoch aufgrund des Abreisedatums erhöht, dürfen Arbeitgeber*innen den Betrag auch nur anteilig übernehmen. Hierfür müssen Sie die Dauer der Dienstreise in Verhältnis zu der gesamten Urlaubszeit setzen. Angenommen, Sie sind zum Beispiel 2 Tage geschäftlich in Berlin und hängen zwei private Tage dran, dann beträgt der Reiseanteil, der geschäftlich abrechenbar ist, 50%.

Dürfen Partner*innen mitgenommen werden?

Solange Sie Ihre geschäftlichen Verpflichtungen nicht vernachlässigen, steht es Ihnen frei, Ihre(n) Partner*in auf eine Reise mitzunehmen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass die Reisekosten für Ihren Mitreisenden nicht absetzbar sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Vergleichskostenaufstellung anzufertigen. In den meisten Fällen sind Hotels mit diesem Begriff vertraut und können Ihnen eine Rechnung ausstellen, die beispielsweise die Kosten für ein Einzelzimmer inklusive Verpflegung anstelle eines Doppelzimmers angibt.

Fazit

Obwohl die Kombination von Privat- und Dienstreisen viele Vorteile für Angestellte mit sich bringt, wird diese Option relativ selten genutzt. Einerseits liegt das daran, dass die Möglichkeit und die Vorteile nicht ausreichend bekannt sind. Andererseits könnte es bei Mitarbeiter*innen auch eine Hemmschwelle geben, den Vorgesetzten um Erlaubnis zu bitten.

Allerdings bietet der Verbund von Dienstreise und Urlaub nicht nur Vorteile für Angestellte, sondern auch für Arbeitgeber*innen. Schließlich steigen die Reisekosten für das Unternehmen in der Regel nicht stark an oder bleiben auf einem akzeptablen Niveau, während sie dennoch einen zusätzlichen Benefit für sich und Ihr Unternehmen in Anspruch nehmen können. In Zeiten, in denen der Wettbewerb um Fachkräfte intensiv ist, können positive Anreize zumindest nicht schaden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und viel Spaß bei der nächsten Geschäftsreise bzw. dem nächsten Urlaub!

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