Viel wird über die Nachteile des Homeoffices gesprochen. Gerne werden in diesem Zusammenhang auch Horrorszenarien vorgetragen, dass die Unternehmenskultur verloren ginge, der Teamgeist schwinde, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht richtig arbeiten würden und die Mitarbeiterbindung dank Homeoffice quasi nicht mehr vorhanden wäre.

Wenig bis gar nicht wird in dieser Diskussion darüber gesprochen, dass die größten Produktivitätskiller allesamt im Büro lauern. Und das, obwohl Effizienz und Produktivität zu den meist genutzten Schlagwörtern der letzten Monate gehören.

Die Slack-Studie

Das Unternehmen Slack befragte 2.000 Personen zu verschiedenen Aspekten der Produktivität. Dabei wurden die größten Störfaktoren, die produktivsten Zeiten und allgemeine Produktivitätsbooster ermittelt.

Für diejenigen, die die Zusammenarbeit und Nähe der Teammitglieder schätzen, sind die Ergebnisse ernüchternd. 32 % der Befragten gaben an, dass Kolleginnen und Kollegen den größten Störfaktor für ihre Produktivität darstellen, was zu einem wenig schmeichelhaften ersten Platz führte.

Dicht gefolgt auf einem geteilten zweiten Platz folgen ineffektiver Führungsstil und zu lange Meetings, die jeweils von 31 % der Befragten als Hauptprobleme genannt wurden.

Trotz der Probleme, die offenkundig im Büro liegen, gab nur eine Minderheit der Befragten an, dass sie wegen der Produktivitätskiller ins Homeoffice flüchten, was damit zusammenhängen könnte, dass die Produktivität im Homeoffice sehr unterschiedlich wahrgenommen wird.

Während 29 % der Befragten angaben, im Homeoffice produktiver zu sein, meinten 21 % das genaue Gegenteil.

Bei den produktivsten Zeiten waren sich jedoch alle einig: Der Vormittag schlägt den Nachmittag deutlich in Sachen Produktivität. 32 % nannten die Zeit zwischen 8 und 10 Uhr als ihre produktivste, während 34 % die Stunden von 10 bis 12 Uhr bevorzugten.

Als die unproduktivsten Zeiten wurden die ganz frühen Morgenstunden und die Zeit direkt nach der Mittagspause genannt, was vermutlich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter nachvollziehen kann.

Die Ampel-Lösung

Keine Sorge, hier geht es nicht um politische Diskussionen, sondern um eine gleichermaßen einfache und geniale Lösung der Agentur einsnullneun.

Ausgangspunkt war eine Studie von Next Work Innovation aus dem Jahr 2022, die zeigte, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis zu 15-mal pro Stunde von Kolleginnen und Kollegen unterbrochen werden. Das summiert sich zu einem Zeitverlust von 3 Tagen pro Monat.

Besonders in Phasen, in denen höchste Konzentration gefordert ist, sind solche Unterbrechungen fatal.

In vielen Unternehmen wird daher der Einsatz privater Kopfhörer empfohlen, um die Konzentration zu fördern. Da so die Fokussierung auf die Aufgabe gelingen kann. Das Problem dieser Lösung ist jedoch nicht, dass man voraussetzt, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer privates Eigentum für berufliche Zwecke nutzt, sondern die Tatsache, dass man teilweise durch die kabellosen In-Ear-Kopfhörer diese Phasen des Gegenübers gar nicht wahrnimmt und die Kollegin bzw. den Kollegen trotzdem unterbricht.

Hier kommt die „Ampel“ von einsnullneun ins Spiel. Dieses kleine Licht wird an der oberen Ecke des Bildschirms angebracht und ist für alle gut sichtbar. Es zeigt zwei Farben: Grün bedeutet, dass man für kurze Fragen oder einen Plausch verfügbar ist. Rot signalisiert, dass man nicht gestört werden möchte, da man konzentriert arbeitet.

Die Installation des Lichts erfolgt über einen USB-Port, und die Farbänderung erfolgt per Klick. Eine einfache Lösung mit großem Mehrwert. Denn laut Aussage von Julian Bergles-Trischler beachten und respektieren alle Kolleginnen und Kollegen die Auswahl des Lichtsignals.

Weitere Tipps für eine höhere Produktivität

Schreiben Sie eine To-do-Liste

Die To-do-Liste gibt es gefühlt seit Ewigkeiten und sie wird häufig und für nahezu alle Zwecke genutzt – und das zurecht. Sie bringt mehrere Vorteile mit sich, die sich positiv auf die Produktivität von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auswirken.

Zum einen visualisieren To-do-Listen die täglichen Ziele und bieten Orientierung darüber, was bereits geschafft wurde und was noch zu erledigen ist. Zum anderen erinnern sie nach jeder erledigten Aufgabe daran, eine kurze Pause einzulegen. Studien zeigen, dass kurze Pausen nach maximal 90 Minuten Arbeitszeit die Produktivität um bis zu 60 % erhöhen können.

Feste Zeitfenster

Neben Kolleginnen, Kollegen und Meetings stören auch E-Mails häufig die Konzentration von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Daher ist es ratsam, Mails nur zu festen Zeiten zu lesen und zu beantworten, idealerweise während der weniger produktiven Phasen.

Empfehlenswert ist es daher, E-Mails direkt zu Beginn des Arbeitstages und nach der Mittagspause zu bearbeiten. Für die meisten Angestellten sind zwei Zeitfenster ausreichend. Sollten Sie jedoch noch 1-2 weitere benötigen, planen Sie diese individuell ab 12 Uhr ein.

Nur wichtige Meetings

Wenn ein Meeting durch eine oder zwei E-Mails ersetzt werden kann, ist es kein wichtiges Meeting. Diese Faustregel gilt für alle Unternehmensbereiche. Allerdings ist es oft schwierig, den alten Trott zu durchbrechen und diese Regel im Unternehmensalltag umzusetzen.

Ein kleines Strafsystem kann Abhilfe schaffen. Besorgen Sie sich ein Sparschwein für Ihr Team. Jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter, die ein Meeting einberuft, das auch per Mail oder Chat hätte geklärt werden können, zahlt eine kleine Strafe von 2-3 €. Sobald genügend Geld zusammengekommen ist, geht das Team gemeinsam essen oder besucht den Weihnachtsmarkt.

So werden nicht nur unnötige Meetings minimiert, sondern auch der Teamgeist gestärkt.

Das könnte Sie auch interessieren: Team-Meetings effizienter und besser gestalten

Fazit

Angesichts des Fachkräftemangels müssen Unternehmen daran arbeiten, die Produktivität ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu maximieren. Da viele Unternehmen jedoch immer noch zögern, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten zu lassen, auch wenn diese dort produktiver sind, müssen sie alternative Maßnahmen finden.

Die Ampel der Firma einsnullneun ist ein guter erster Schritt, da sie zumindest den „Störfaktor“ Kollegin/Kollege minimiert. Da es jedoch weitere Störfaktoren gibt, sind zusätzliche Lösungen erforderlich, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nachhaltig helfen.

Zum Schluss möchten wir an dieser Stelle keine Werbung machen. Sollten Sie sich jedoch für die Ampeln von einsnullneun interessieren, finden Sie diese hier:

Zum Shop