Viele Führungskräfte ermahnen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Jahr für Jahr, effizienter zu werden. Dabei vergessen sie jedoch häufig, dass sie selbst einen erheblichen Beitrag zur Steigerung der Effizienz leisten können.

Ein ganz wichtiger Aspekt hierbei sind Team-Meetings. Diese Meetings entpuppen sich leider zu oft als wenig effizient und ziehen sich unnötig in die Länge. Glücklicherweise können Unternehmen daran etwas ändern, indem sie auf ein paar wenige Punkte achten.

Status Quo

Natürlich hat jedes Unternehmen eine eigene Vorstellung davon, wie Besprechungen aussehen sollen, sowohl wie der Ist-Zustand aussehen soll aber auch wie der Soll-Zustand sein müsste. Und natürlich gibt es auch unterschiedliche Maßstäbe, wie viele Meetings pro Monat akzeptabel sind.

Der Software-Hersteller Altassian wollte dennoch wissen, wie es im Durchschnitt in deutschen Unternehmen aussieht. Dafür führte das Unternehmen mehrere Untersuchungen und Umfragen durch, die zumindest für uns überraschend waren – jedoch nicht im positiven Sinne.

Der durchschnittliche Angestellte in Deutschland nimmt an 65 Meetings teil, wobei laut der Beteiligten die Hälfte als überflüssig betrachtet wird. Für die Meetings werden im Schnitt 34 Arbeitsstunden aufgewendet – Stunden, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern für konzentrierte Arbeitsphasen fehlen. Abgesehen davon sind ineffiziente Meetings ermüdend.

8 Tipps für effizientere Team-Meetings

1. Die richtigen Gründe

Es gibt nur drei gute Gründe für eine Besprechung: Informationen übermitteln, Probleme identifizieren und Entscheidungen treffen. Oft werden Besprechungen für Dinge angesetzt, die problemlos per E-Mail oder Telefon besprochen werden könnten, was eine der Hauptursachen für ineffektive Besprechungen ist.

2. Die richtigen Personen zählen, nicht die wichtigen

Besprechungen sind keine Beliebtheitswettbewerbe und sollten auch nicht dazu dienen, Vorgesetzten zu zeigen, wie gut und effektiv man arbeitet. Daher gilt, nur die notwendigen Personen sollten teilnehmen. Das kann auch bedeuten, dass kritische Stimmen eingeladen werden müssen. Natürlich hört niemand gerne Kritik, aber letztendlich trägt sie dazu bei, ein besseres Endergebnis zu erzielen. Außerdem werden die Ergebnisse langfristig infrage gestellt, wenn nur Kolleginnen und Kollegen an Meetings teilnehmen, die alle Ideen und Ergebnisse bedenkenlos abnicken.

3. Anzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer

In den USA gibt es eine recht bekannte Geschichte über eine Staatssekretärin im Verteidigungsministerium. Als sie ihren Posten gerade besetzt hatte, sollte sie ein erstes Meeting zur Beschaffung verschiedener Dinge mit Lieferanten, Kolleginnen und Kollegen leiten. Anstatt jedoch direkt in die Themen einzusteigen, bat sie zunächst darum, dass sich jeder der 60 Teilnehmenden kurz vorstellt. Diese quittierten das mit leichtem Augenrollen, da sie es für Zeitverschwendung hielten. Nach der Vorstellungsrunde schickte die Staatssekretärin jedoch 48 Personen aus dem Raum. Nach aktuellem wissenschaftlichem Stand sind 12 Personen immer noch zu viele Personen, um ein effizientes Meeting abzuhalten. Die Grundidee wird durch diese Anekdote aber deutlich: Die Anzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer beeinflusst die Effizienz des Meetings.

Laut wissenschaftlicher Erkenntnisse sollte ein Meeting nicht mehr als 7 Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben. Alles darüber führt zu ineffizienten Ergebnissen.

4. Das Timing muss stimmen

In einigen Unternehmen kommt es vor, dass Meetings so terminiert werden, dass unliebsame Kolleginnen und Kollegen nicht teilnehmen können. Diese Maßnahme soll eine entspanntere Arbeitsatmosphäre schaffen. Möglicherweise mag das für den Moment funktionieren. Jedoch besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Meetings mit den unliebsamen Kolleginnen und Kollegen wiederholt werden oder zumindest von einem der Teilnehmenden zusammengefasst werden müssen. Beides ist wenig effizient.

Zudem zeugt es nicht wirklich von einer guten Arbeitsatmosphäre, unliebsame Kolleginnen und Kollegen von Team-Meetings auszuschließen.

5. Tagesordnung

Wahrscheinlich wurde jeder schon einmal von einem Thema während eines Meetings überrascht, das eigentlich gar nicht besprochen werden sollte. Ein solcher Moment ist nicht nur unangenehm für die betroffene Mitarbeiterin oder den betroffenen Mitarbeiter, sondern führt auch zu wenig Produktivität. Antworten können in der Regel nicht ausführlich gegeben werden, da schlichtweg die Vorbereitung fehlt. Hier kommen Tagesordnungen ins Spiel. Sie werden im Voraus an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer versendet und stellen sicher, dass allen bekannt ist, worüber gesprochen wird. Vorgesetzte können außerdem dank der Tagesordnung davon ausgehen, dass alle ausreichend vorbereitet sind.

Selbstverständlich muss auch darauf geachtet werden, dass die Ordnung auch eingehalten wird.

6. Informiere über Präsentationen

Keine Arbeitnehmerin und kein Arbeitnehmer wird vorsorglich für jedes Meeting eine Präsentation vorbereiten. Sollten Führungskräfte jedoch eine Präsentation erwarten, ist es ratsam, die betreffenden Personen im Voraus zu informieren. Dies ist nicht nur ein Zeichen von Respekt gegenüber der Arbeitszeit der Kolleginnen und Kollegen, sondern ermöglicht es auch, Details zu Umfang und Zielen der Präsentation mitzuteilen.

7. Die richtige Plattform

Viele Angestellte sind zumindest teilweise wieder im Bürogebäude. Daher tendieren einige Teams dazu, jedes Meeting in Präsenz abzuhalten. Als Folge davon werden Meetings unnötig in die Länge gezogen. Wie erwähnt dienen viele Besprechungen lediglich der Informationsübermittlung. Telefonkonferenzen oder Online-Besprechungen sind heutzutage glücklicherweise keine Hexerei mehr und sind absolut ausreichend für diese Art von Besprechungen.

Im Allgemeinen schadet es nicht, wenn die Organisatoren von Meetings kurz innehalten und überlegen, welche Plattform für das jeweilige Meeting am besten geeignet ist.

8. Protokoll

Jedes Team-Meeting sollte dokumentiert werden. Das mag für die Protokollführerin oder den Protokollführer zwar etwas mühsam sein, führt jedoch zu effizienterem Arbeiten. Kolleginnen und Kollegen, die aus gesundheitlichen Gründen nicht persönlich anwesend waren, können sich so schnell und eigenständig auf den neuesten Stand der Dinge bringen. Das gilt ebenso für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Außerdem werden Verantwortlichkeiten identifiziert und benannt, was eine fokussierte Verfolgung von Aufgaben ermöglicht.

Aber bitte suchen Sie nicht erst zu Beginn des Meetings nach einer Protokollführerin oder einem Protokollführer. Klären Sie die Zuständigkeit bereits im Vorfeld.

Fazit

Wir haben uns hier sehr stark mit der Optimierung von Team-Meetings beschäftigt. Zweifelsohne ist das auch ein notwendiger Schritt, um Arbeitszeiten bestmöglich zu nutzen. Viele Besprechungen ziehen sich schlichtweg zu lange und ermüden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

All das soll aber nicht heißen, dass Meetings nicht wichtig sind. Gut organisierte Meetings fördern die Zusammenarbeit und Produktivität der Teams. Außerdem bilden sie häufig einen wichtigen sozialen Kitt innerhalb des Unternehmens, da Besprechungen in vielen Fällen teamübergreifend angesetzt werden.

Hier gilt es ein Bewusstsein zu schaffen, dass Meetings individuell betrachtet werden müssen. Im Vordergrund sollte stets das richtige Mittel für die Besprechung stehen. In der Regel gehen diese mit einer gesteigerten Effizienz einher. Gibt es allerdings Meetings, die sich um kreative Themen drehen, kann es sein, dass nicht Effizienz, sondern Austausch an erster Stelle steht. In diesem Fall heißt es, auch mal Fünfe gerade sein zu lassen und Effizienz und Produktivität beiseitezuschieben.