Die moderne Arbeitswelt befindet sich in einem ständigen Wandel, bei dem ein Trend dem anderen folgt. Eine der neuesten Entwicklungen ist dabei der Trend zur Zusammenarbeit mit Freelancern.

Der Freelancer-Boom hat dabei zahlreiche Auswirkungen auf die Personalabteilungen (HR) von Unternehmen und hilft mit Flexibilität und Kompetenz dem altbekannten Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Die Zusammenarbeit mit Freelancern bringt viele Vorteile mit sich, doch insbesondere beim erfolgreichen Freelancer-Management der HR-Abteilungen gibt es einige Herausforderungen, die zu beachten sind.

 

 

Freelancer? Alles Wichtige im Überblick

Sie fragen sich bestimmt, warum und wann sollte ich Freelancer einstellen?

Ganz einfach! Die meisten Unternehmen nutzen die Zusammenarbeit mit Freelancern, wenn es keine freien Kapazitäten bei den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gibt. Auch wenn Sie ein bestimmtes Projekt geplant haben, bei dem Expertenwissen gebraucht wird, welches bei den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht oder nur zum Teil vorhanden ist, ist eine Zusammenarbeit mit Freelancern durchaus vorteilhaft.

Doch was genau sind Freelancer?

Freelancer sind, wie es der Begriff schon sagt, frei. Sie sind freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die …

• … projektbasiert für verschiedene Unternehmen arbeiten.
• … arbeitsrechtlich selbstständige Fachkräfte sind und in keinem festen Arbeitsverhältnis stehen.
• … ihre Dienstleistungen und Expertise auf Vertragsbasis anbieten und für ihre eigene Steuer- und Sozialversicherungsabgaben verantwortlich sind.
• … Gewerbesteuer, Einkommen- und Umsatzsteuer verpflichtend entrichten müssen.
• … auf Honorarbasis ihrer Projekte arbeiten und kein regelmäßig festes Gehalt bekommen.
• … flexibel zur Verfügung stehen.

 

Wichtig: Unterscheidung zwischen Freelancern und Freiberuflern!

Im Gegensatz zu Freelancern sind Freiberufler laut § 18 (1) des Einkommensteuergesetzes (EStG) Selbstständige, die wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten ausüben. In Deutschland dürfen Freiberufler nur in bestimmten, rechtlich definierten Berufsgruppen tätig sein. Hierzu zählen beispielsweise Ärzte, Anwälte oder Künstler. . Freelancer sind nicht an eine spezielle Berufsgruppe gebunden und können in nahezu allen Branchen tätig sein und sind nicht von der Gewerbesteuer befreit.

 

Vertragsarten mit Freelancern

Der Vertrag mit einem Freelancer wird in der Regel als Dienstvertrag oder Werkvertrag abgeschlossen. Hier werden die Aufgaben und Pflichten der Freelancer geregelt, wobei jeder Vertrag individuell gestaltet werden sollte.

Dienstvertrag:

• Ein Dienstvertrag definiert die Erbringung einer Dienstleistung ohne die Garantie eines bestimmten Erfolgs. Das heißt, es wird die Tätigkeit bzw. Dienstleistung festgelegt, welche der Freelancer zu erledigen hat.

Werkvertrag:

• Ein Werkvertrag legt die Erstellung eines bestimmten Werkes oder Ergebnisses fest. Freelancer, die einen Werkvertrag unterschreiben, sind also verpflichtet, ein vorgegebenes Ergebnis zu erzielen.

Ob es sich um einen Dienstvertrag oder einen Werkvertrag handelt, der Vertrag sollte klare Regelungen zu den Aufgaben, dem Leistungsumfang, den Zahlungsbedingungen, den Rechten an den Arbeitsergebnissen und der Vertraulichkeit enthalten. Es ist entscheidend, dass dieser Vertrag rechtlich wasserdicht ist, um Missverständnisse und rechtliche Konflikte zu vermeiden.

 

Warum Freelancing boomt

So, wie es für viele Menschen verlockend klingt, stets flexibel zu sein und selber zu entscheiden, wo, wann und mit wem man arbeiten möchte, so verlockend ist diese Flexibilität auch für viele Unternehmen.

Das bestätigt auch die kürzlich durchgeführte Umfrage der Harvard Business Review Analytic Services, die im Auftrag der internationalen Freelancer-Plattform Fiverr durchgeführt wurde. 80 Prozent der teilnehmenden Unternehmen haben angegeben, dass Freelancer für ihren Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung sind.

Kein Wunder, denn es gibt viele Gründe, die diese Aussage untermauern: Der Wandel in der Arbeitswelt sorgt dafür, dass Unternehmen für ihre Projekte oder bestimmte Tätigkeiten ständig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit neuen und oft hoch spezialisierten Fähigkeiten suchen oder ausbilden müssen.

bestehenden Belegschaft nicht immer vorhanden sind.

Freelancer bringen diese spezialisierten Fähigkeiten mit und können genau dort eingesetzt werden, wo sie benötigt werden, ohne dass umfangreiche Schulungsmaßnahmen erforderlich sind.

Dazu kommt: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es für viele Unternehmen schwierig, geeignete Experten und Fachkräfte zu rekrutieren und langfristig zu binden.

 

Die Rolle digitaler Plattformen

Wie wäre es also in Bezug auf die Zusammenarbeit mit Freelancern, diese einfach dann zubuchen, wenn man sie braucht?

Dank digitaler Plattformen ist dies kein Problem mehr. Plattformen wie Upwork, Freelancer.com und Fiverr bieten Unternehmen Zugang zu einer großen Anzahl von Freelancern mit unterschiedlichsten Fähigkeiten und Erfahrungen. Diese Plattformen ermöglichen es Unternehmen, Profile einzusehen, Bewertungen zu lesen und direkt mit potenziellen Freelancern in Kontakt zu treten. Dadurch wird der Rekrutierungsprozess beschleunigt und vereinfacht.

Tools und Technologien zur Integration

Nicht nur die Suche, sondern auch die Integration von Freelancern wird durch digitale Plattformen unterstützt. Viele dieser Plattformen bieten Projektmanagement- und Kommunikationstools an, die eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen.

HR-Abteilungen sollten diese Technologien nutzen, um klare Arbeitsabläufe zu etablieren, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt zu überwachen. Dies fördert die Effizienz und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Freelancern.

 

Flexibilität und Kompetenz: Die Vorteile einer Zusammenarbeit mit Freelancern

Flexibilität und Agilität

In einer globalisierten und digitalisierten Welt müssen Unternehmen schnell auf Marktveränderungen reagieren können. Freelancer bieten hier einen entscheidenden Vorteil: Sie ermöglichen es Unternehmen, flexibel und agil zu bleiben. Anstatt langfristige Arbeitsverträge abzuschließen, können Unternehmen auf spezialisierte Fachkräfte zugreifen, die projektbasiert arbeiten. Dies ist besonders in Branchen mit schnell wechselnden Anforderungen von Vorteil.

Zugang zu Experten und frischem Wind

Häufig sind Freelancer Experten, bringen vielfältige Erfahrungen und Perspektiven mit und benötigen keine oder kaum Hilfestellung oder eine Einarbeitung. Diese Vielfalt und ergebnisorientierte Arbeitsweise können zu neuen Ideen und Innovationen führen, die ein Unternehmen voranbringen. Auch die Effizienz und Produktivität kann so ansteigen.

Kostenersparnis

Freelancer können auch eine kosteneffiziente Lösung sein. Unternehmen sparen nicht nur Gehaltskosten, sondern auch Sozialabgaben und andere mit Festanstellungen verbundene Ausgaben. Zudem entfällt die Notwendigkeit, Arbeitsplätze und -mittel bereitzustellen sowie für Ausfälle und Krankheitstage zu bezahlen, was insbesondere für kleinere Unternehmen und Start-ups attraktiv ist.

Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Durch die Hinzuziehung von Freelancern können Engpässe in der Belegschaft vermieden werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Überstunden reduzieren oder sogar abbauen. Dies kann zu einer besseren Work-Life-Balance und höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen.

 

Herausforderungen der Zusammenarbeit mit Freelancern

In der weiter oben bereits erwähnten Studie wird dies dadurch deutlich, dass ca. zwei Drittel der Unternehmen bislang noch keine guten Prozesse und Strukturen für ein Freelancer-Management etabliert haben. Wenn Teams aus internen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie externen Freelancern entstehen, bringt dies viele Herausforderungen mit, die viele Unternehmen noch gar nicht auf dem Schirm haben:

Integration und Kommunikation

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, Freelancer effektiv in bestehende Teams zu integrieren und die Kommunikation sicherzustellen. Da Freelancer oft remote arbeiten, ist es wichtig, klare Kommunikationskanäle und -prozesse zu etablieren. Dies erfordert ein bewusstes Handeln vonseiten der HR-Abteilung und der Teamleiter.

Rechtliche und vertragliche Aspekte

Die Zusammenarbeit mit Freelancern bringt auch rechtliche Herausforderungen mit sich. Es ist entscheidend, klare Verträge zu haben, die die Rechte und Pflichten beider Parteien festlegen. Dies umfasst Aspekte wie Urheberrechte, Vertraulichkeit und Zahlungsbedingungen.

HR muss sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, um rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Unternehmenskultur und Teamdynamik

Freelancer sind oft nicht in die Unternehmenskultur eingebunden, was die Zusammenarbeit erschweren kann. Es ist wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um Freelancer in die Unternehmenskultur zu integrieren und sicherzustellen, dass sie sich als Teil des Teams fühlen. Dies kann durch regelmäßige Meetings, Teambuilding-Aktivitäten und eine offene Kommunikationskultur unterstützt werden.

Team- und abteilungsübergreifende Strategie entwickeln

Meistens werden die genauen Verantwortungen wie zum Beispiel die Rekrutierung, das Onboarding und das Management von Freelancern nicht zentral geregelt und liegen direkt bei den einzelnen Teams oder Abteilungsleitungen.

Dies kann zu Konflikten mit der bestehenden Personalpolitik der HR-Abteilung führen. Auch die Erfolgsmessung oder Einhaltung von wichtigen Aspekten der Zusammenarbeit von Freelancern wird oft vergessen und kann dann zu Schwierigkeiten führen.

 

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Freelancer-Management: Empfehlungen für HR-Abteilungen

Der Freelancer-Boom ist da und mit der Zusammenarbeit von Freelancern sind auch die Herausforderungen da, die es zu bewältigen gibt. Daher ist es wichtig, das ganze strategisch anzugehen. HR-Abteilungen sollten dabei eine zentrale Stelle einnehmen, um einen Überblick über ein solches strategischen Freelancer-Managements zu haben.

Hier geben wir hier ein paar wichtige Empfehlungen für HR-Abteilungen, um den größten Mehrwert aus der Zusammenarbeit mit Freelancern zu schaffen.

Strategische Planung und Bedarfsanalyse

Bevor ein Unternehmen Freelancer engagiert, sollte eine gründliche Bedarfsanalyse durchgeführt werden. HR sollte eng mit den verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um den genauen Bedarf an Fachkräften zu ermitteln und eine strategische Planung vorzunehmen. Dies hilft, die richtigen Freelancer zu finden und sicherzustellen, dass sie optimal eingesetzt werden.

Aufbau eines Talentpools

Es kann sinnvoll sein, einen eigenen Pool an Freelancern aufzubauen, mit denen das Unternehmen regelmäßig zusammenarbeitet. Dies erleichtert die Rekrutierung und stellt sicher, dass die Freelancer die Unternehmenskultur und -prozesse bereits kennen. HR kann dabei eine zentrale Rolle spielen, indem sie Beziehungen zu Freelancern aufbaut und pflegt.

Nutzung von Technologie

Technologie kann die Zusammenarbeit mit Freelancern erheblich erleichtern. Tools für Projektmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit sind hier von großer Bedeutung. HR sollte sicherstellen, dass geeignete Tools eingesetzt werden und dass alle Beteiligten im Umgang damit geschult sind.

Klare Prozesse und Kommunikation

Klare Prozesse und Kommunikationswege sind entscheidend für den Erfolg der Zusammenarbeit mit Freelancern. HR sollte Richtlinien und Best Practices entwickeln, die sicherstellen, dass alle Beteiligten wissen, wie die Zusammenarbeit ablaufen soll. Regelmäßige Feedback-Gespräche und transparente Kommunikation sind hierbei unerlässlich.

Weiterbildung und Entwicklung

Auch wenn Freelancer nicht fest angestellt sind, kann es sinnvoll sein, ihnen Weiterbildungsmöglichkeiten anzubieten. Dies zeigt Wertschätzung und fördert die Bindung an das Unternehmen. Zudem kann es dazu beitragen, dass Freelancer stets über die neuesten Entwicklungen in ihrem Fachgebiet informiert sind und diese Kenntnisse in ihre Arbeit einfließen lassen.

 

Fazit

Die Zusammenarbeit mit Freelancern boomt und gewinnt in der modernen Arbeitswelt zunehmend an Bedeutung. Hinzu kommt, dass die meisten Unternehmen inzwischen geeignete Technologien aufgebaut haben, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hybrid und dezentral zusammenarbeiten können, was die Zusammenarbeit mit Freelancern erleichtert.

Für HR-Abteilungen und Unternehmen bedeutet dies sowohl Herausforderungen als auch Chancen. Durch eine strategische Herangehensweise, den Einsatz und die Schaffung klarer Prozesse kann HR dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit mit Freelancern erfolgreich verläuft.

So können Unternehmen die Vorteile dieses Trends optimal nutzen und sich gleichzeitig flexibel und zukunftsorientiert aufstellen.

Hinweis

Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion sind fest verankert in der Unternehmenskultur von RZH. Wir betrachten deren Umsetzung als wichtigen Bestandteil unserer Mission. Aufgrund der Lesbarkeit haben wir uns jedoch dazu entschieden, in diesem Beitrag häufig das generische Maskulinum zu verwenden. Wir möchten hiermit ausdrücklich niemanden ausschließen oder gar diskriminieren.

Wir hoffen auf Ihr Verständnis!