Stundenzettel

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist ein Dokument zur Erfassung der Arbeitszeit, auf dem Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeitszeit dokumentieren. Dazu gehören in der Regel der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende, Pausenzeiten sowie die geleisteten Stunden pro Tag.

Er dient der Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der Arbeitszeiten. In vielen Branchen, insbesondere im Handwerk, in der Pflege, auf dem Bau oder bei Zeitarbeitsfirmen, gehört der Stundenzettel noch zum Arbeitsalltag. Aber auch in kleineren Unternehmen, die noch keine digitale Zeiterfassung einsetzen, ist er ein gängiges Mittel.

Warum ist ein Stundenzettel so wichtig?

Seit das Bundesarbeitsgericht entschieden hat, das Zeiterfassung in Deutschland zur Pflicht wird, ist klar: Unternehmen müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dokumentieren. Der Stundenzettel hilft, diese gesetzliche Vorgabe zu erfüllen.

Zudem dient er als:
• Grundlage für die Lohnabrechnung
• Beleg für erbrachte Leistungen bei Projekten
• Nachweis für Fehlzeiten oder Überstunden
• Kontrolle bei Verdacht auf Arbeitszeitverstößen

Besonders in Bereichen mit Arbeitszeitkonto ist eine korrekte und lückenlose Erfassung entscheidend.

Welche Vorlage eignen sich?

Es gibt viele kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen für Stundenzettel, meist als Excel-, Word-, oder PDF-Datei. Eine übersichtliche Tabellenstruktur, automatische Berechnungen von Wochenstunden (Excel) und Felder für Bemerkungen sind hier von Vorteil.
Vorlagen eignen sich für kleine Unternehmen und einer Handvoll Mitarbeiter oder Freiberufler, die keine komplexe Software nutzen möchten.

Welche Vorteile bieten Apps zur Zeiterfassung?

Digitale Lösungen ersetzen den klassischen Stundenzettel zunehmend durch eine App oder Online-Tool. Diese Lösungen bieten viele Vorteile:

• Mobile Nutzung mit dem Smartphone oder Tablet
• Automatische Berechnung von Pausen und Arbeitszeiten
• Export als Excel oder PDF
• Synchronisierung mit anderen Systemen wie das der Lohnbuchhaltung
• Erinnerungsfunktionen für Ein- und Ausstempeln

Diese Tools sparen wertvolle Zeit, reduzieren Fehler und sind DSGVO-konform.

Gibt es gesetzliche Vorgaben?

Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Unternehmen zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten, vor allem bei Mehrarbeit oder Überstunden. Seit dem BAG-Urteil im Jahr 2022 ist außerdem klar, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen.
Ein Stundenzettel, sei es analog oder digital, erfüllt diese Pflicht und ist besonders bei Abwesenheiten, Projektarbeit oder flexiblen Arbeitszeiten ein wichtiges Dokument.