Der Bewirtungsbeleg ist ein wichtiger Bestandteil des täglichen Geschäftslebens, insbesondere im Bereich des Rechnungswesens. Es ist wichtig zu wissen, welche Informationen auf dem Beleg verpflichtend angegeben werden müssen, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und Unstimmigkeiten zu vermeiden.
In diesem Artikel werden wir einen umfassenden Überblick über die Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg geben und erklären, warum sie wichtig sind.
Warum sind Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg wichtig?
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg dienen sowohl dem/der Empfänger*in als auch dem/der Aussteller*in als Nachweis für eine geschäftliche Transaktion. Der/die Empfänger*in kann die Informationen verwenden, um seine Ausgaben zu dokumentieren und ggf. als Werbungskosten geltend zu machen. Der/die Aussteller*in benötigt die Angaben, um die Rechnung korrekt zu buchen und seine steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen.
Welche Pflichtangaben müssen auf dem Bewirtungsbeleg enthalten sein?
Laut der GoB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen auf dem Bewirtungsbeleg folgende Informationen enthalten sein:
- Name und Anschrift der Aussteller*innen
- Name und Anschrift der Empfänger*innen
- Datum der Bewirtung
- Art und Menge der bewirteten Leistungen
- Entgelt für die bewirteten Leistungen
- Umsatzsteuerbetrag
- Rechnungsnummer
Es ist wichtig zu beachten, dass dies nur die grundlegenden Anforderungen sind und abhängig von der Art des Unternehmens und dem Land, in dem es tätig ist, weitere Angaben erforderlich sein können.
Zusätzliche Angaben für Finanzamt
Für die steuerliche Anerkennung müssen zusätzlich folgende Informationen auf dem Bewirtungsbeleg enthalten sein:
- Grund der Bewirtung (z.B. Geschäftstermin, Kundenakquise)
- Verbindung zum Unternehmen (z.B. Geschäftspartner, Kunde)
Digitale Aufbewahrung
Seit 2007 ist es möglich, Bewirtungsbelege elektronisch aufzubewahren. Hierbei gelten dieselben Anforderungen an die Pflichtangaben wie bei Papierbelegen. Es empfiehlt sich jedoch, eine signierte PDF-Version des Belegs aufzubewahren, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt Nachweise liefern zu können.
Fazit
Um rechtliche Konsequenzen und Nachfragen durch das Finanzamt zu vermeiden, ist es wichtig, die Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg sorgfältig und vollständig zu dokumentieren. Dies gilt sowohl für Papier- als auch für elektronische Bewirtungsbelege. Sollten Sie sich für eine digitale Lösung im Bereich der Reisekostenabrechnung und der einhergehenden Bearbeitung von Bewirtungsbelegen interessieren, empfehlen wir Travel3.
