Willkommen an Bord: Der Erfolgskompass für ein gelungenes Onboarding

„Aller Anfang ist schwer“ – das gilt vor allem im Berufsleben. Der Antritt eines neuen Arbeitsplatzes ist dabei vergleichbar mit dem ersten Betreten eines großen Kreuzfahrtschiffes.

Um diesen Vergleich noch etwas zu verdeutlichen: Es ist ein Moment voller neuer Eindrücke und unbekannter Abläufe. Alles wirkt aufregend, aber auch herausfordernd. Man möchte sich orientieren, wohlfühlen und schnell seinen Platz finden. Genauso fühlen sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sie in ein Unternehmen eintreten.

Ein gelungener Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass dieser „erste Tag an Bord“ zu einer angenehmen und erfolgreichen Erfahrung wird.

Warum ist Onboarding so wichtig?

Ein gelungener Onboarding-Prozess ist weit mehr als eine bloße Formalität.

Stellen Sie sich wieder vor, Sie gehen an Bord eines Kreuzfahrtschiffs, ohne dass Ihnen jemand erklärt, wie das Schiff funktioniert oder wo Sie welche Informationen finden. Ohne ein klares Onboarding würde der Start in Ihre Reise schnell chaotisch werden. Sie würden sich vermutlich verirren, wichtige Informationen verpassen und möglicherweise ohne Ansprechpartner auf dem Schiff zurückgelassen fühlen.

Ähnlich ergeht es neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wenn sie ohne einen strukturierten Onboarding-Prozess in ein Unternehmen eintreten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ein gutes Onboarding erleben, sind deutlich motivierter und bleiben dem Unternehmen langfristig treu.

Das Gegenteil kann fatale Folgen haben: Schlechte Onboarding-Erfahrungen erhöhen das Risiko, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb der ersten Monate wieder verlassen.

Ein gut durchdachtes Onboarding sorgt für Orientierung, spart Zeit und trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell und effektiv in ihrem neuen Umfeld zurechtfinden, genauso wie ein guter Reiseführer, der hilft, die ersten Schritte auf einem neuen Schiff sicher zu gehen.

Tipps zur Optimierung des Onboardings

Frühzeitig planen

Der Onboarding-Prozess sollte nicht erst am ersten Arbeitstag beginnen. Versenden Sie Willkommenspakete, bieten Sie Vorabinformationen an und organisieren Sie Einführungsveranstaltungen.

Klare Verantwortlichkeiten definieren

Wer ist für welchen Schritt zuständig? Eine feste Ansprechpartnerin oder ein fester Ansprechpartner sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter willkommen und gut betreut fühlen.

Feedback einholen

Ein guter Onboarding-Prozess lebt von Feedback. Fragen Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach ihrer Meinung und nehmen Sie Anpassungen vor.

Digitalisierung nutzen

Hier kommen Onboarding-Softwares ins Spiel, die helfen, den Prozess effizient zu gestalten und zu automatisieren.

Digitales Onboarding

Auch Redereien setzen auf digitale Tools, um den Aufenthalt an Bord so reibungslos und angenehm wie möglich zu gestalten. Viele ermöglichen ihren Gästen, den gesamten Check-in-Prozess digital abzuwickeln, noch bevor sie das Schiff betreten.

Vom Online-Check-in über den Download von Apps, die den Gästen Informationen über Aktivitäten, Restaurantbuchungen und Veranstaltungen auf dem Schiff bieten, bis hin zu benutzerfreundlichen Schnittstellen zur Buchung von Landausflügen, all dies sorgt für einen stressfreien Start in die Reise. Gäste haben die Flexibilität, ihre Reise bereits vorab zu planen und können sich dann vor Ort auf das Wesentliche konzentrieren.

Dieser smarte Einsatz von digitalen Tools lässt sich auch auf das Onboarding übertragen. Der Einsatz von Onboarding-Software in Unternehmen folgt einem ähnlichen Ansatz:

• Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich im Voraus mit den nötigen Informationen und Dokumenten vertraut machen.
• Sie können ihre Aufgaben und Schulungen digital einsehen und sich so bereits vor dem ersten Arbeitstag vorbereiten.
• Dies ermöglicht ein schnelles Kennenlernen des neuen Arbeitsplatzes ohne unnötige Hürden.

In Zeiten, in denen hybride und Remote-Arbeitsmodelle zunehmend an Bedeutung gewinnen, bietet digitales Onboarding eine flexible und effiziente Lösung.

Digitales Onboarding bedeutet, dass der gesamte Einarbeitungsprozess oder bestimmte Teilprozesse mithilfe von Software und digitalen Lösungen unterstützt oder vollständig abgebildet werden.

Vorteile des digitalen Onboardings

• Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung vieler Prozesse, wie das Ausfüllen von Formularen und das Bereitstellen von Schulungsmaterialien, sinkt der administrative Aufwand.
• Flexibilität: Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können orts- und zeitunabhängig auf Inhalte zugreifen.
• Einheitliche Erfahrung: Alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten die gleichen Informationen und Schulungen, was die Qualität des Onboardings steigert.
• Kontinuierliche Verbesserungen: Viele Onboarding-Tools bieten Feedback- und Analysefunktionen, mit denen der Prozess stetig optimiert werden kann.

Schritte zur Auswahl der richtigen Onboarding-Software

• Bedarfsanalyse durchführen: Überlegen Sie, welche Funktionen Ihre Onboarding-Software unbedingt haben sollte. Soll sie beispielsweise mobil verfügbar sein oder besonders umfangreiche Reporting-Funktionen bieten?
• Budget festlegen: Setzen Sie ein realistisches Budget für die Software fest. Denken Sie dabei auch an mögliche Zusatzkosten für Schulungen und Implementierung.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbeziehen: Beziehen Sie diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Auswahlprozess ein, die die Software später nutzen werden. So stellen Sie sicher, dass die Lösung praktikabel ist.
• Anbieter vergleichen: Vergleichen Sie verschiedene Anbieter anhand von Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Kundenservice und Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Kostenlose Testversion nutzen: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demos an. Nutzen Sie diese, um herauszufinden, ob die Software wirklich Ihren Erwartungen entspricht.

Wichtig: Es gibt nicht die eine beste Software, Individualität zählt!

So verlockend es klingen mag, einfach die „beste“ Onboarding-Software zu finden und einzusetzen, so unrealistisch ist es auch. Jede Organisation hat ihre eigenen Anforderungen, Arbeitsweisen und Prioritäten. Deshalb gibt es nicht die eine ideale Lösung für alle Unternehmen. Stattdessen kommt es darauf an, eine Software zu finden, die am besten zu den individuellen Bedürfnissen passt.

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Die besten Onboarding-Softwares

Zunächst möchten wir darauf hinweisen, dass RZH selbstverständlich auch Funktionen wie Bewerbermanagement, Preboarding, Offboarding etc. anbietet. Dieses Angebot steht allerdings im Verbund mit unserer Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Im Folgenden stellen wir Softwareanbieter vor, die sich auf das Onboarding spezialisiert haben.

Die Wahl der richtigen Onboarding-Software kann „Gold wert“ sein, wenn es darum geht, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell und effektiv einzuarbeiten. Im Folgenden stellen wir einige der besten Onboarding-Softwares vor. Die Reihenfolge ist hierbei nicht als Wertung zu verstehen:

1. d.vinci

d.vinci bietet eine Kombination aus Bewerbermanagement- und Onboarding-Software. Das Onboarding umfasst ein übersichtliches Task-Management, bei dem Aufgabenpakete definiert und neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugewiesen werden. Das Self-Service-Portal ermöglicht es ihnen, Dokumente hochzuladen und Aufgaben eigenständig abzuhaken.

Vorteile:

• Verknüpfung von Bewerbermanagement und Onboarding
• Selbstständige Verwaltung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Klare Aufgabenübersicht

1. onlyfy

onlyfy ist eine Recruiting-Software, die sich durch definierbare Workflows auch für das Onboarding eignet. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können bereits vor Arbeitsbeginn Dokumente hochladen und Fragen klären. Zudem können Informationen zur Unternehmenskultur vermittelt werden.

Vorteile:

• Fokus auf Preboarding
• Individuell anpassbare Workflows
• Integration mit Recruiting-Prozessen

1. rexx systems

rexx systems unterteilt seine Software in verschiedene Module wie Recruiting oder Talent Management. Der Onboarding-Prozess kann mit dem Recruiting-Modul kombiniert werden. Das Tool ermöglicht zudem den Zugriff auf alle wichtigen Informationen vor dem ersten Arbeitstag.

Vorteile:

• Mobile App verfügbar
• Vollständiger Pre- und Onboarding-Prozess
• Fokus auf Unternehmenskultur

1. Greenhouse

Greenhouse ist eine aus den USA stammende Software, die sowohl für Recruiting als auch für Onboarding genutzt werden kann. Neben klassischen Funktionen bietet sie ein Feedback-Modul, das es neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, ihre Erfahrungen festzuhalten.

Vorteile:

• Ebenfalls DSGVO-konform
• Mobile App verfügbar
• Feedback-Modul zur Prozessverbesserung

1. HiBob

HiBob ist ein vielseitiges HR- und Onboarding-Tool, das den Einstellungsprozess vereinfacht und individuell anpassbar ist. Besondere Funktionen wie Mitarbeiterengagement und Leistungsmanagement machen HiBob zu einer umfassenden Lösung.

Vorteile:

• Flexible Anpassungsmöglichkeiten
• Zahlreiche Integrationen
• Benutzerfreundlichkeit

1. elearnio

elearnio ist ein spezialisiertes Onboarding-Tool, das durch digitale Schulungen und E-Learnings den Einarbeitungsprozess erleichtert. Unternehmen können Lernpfade erstellen und den Fortschritt der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfolgen.

Vorteile:

• Individuelle Einarbeitungspläne
• Interaktive Schulungsmaterialien
• Feedback-Funktion

Fazit

Der erste Eindruck zählt und genau darum geht es beim Onboarding.

Ein gut strukturierter Prozess und der Einsatz geeigneter Software können den Unterschied zwischen einem gelungenen Einstieg und einem frühen Abschied machen. Die hier vorgestellten Onboarding-Softwares bieten Unternehmen die Möglichkeit, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizient und nachhaltig zu integrieren.

Wer dabei den Menschen in den Mittelpunkt stellt und moderne Tools klug einsetzt, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Hinweis: Alle in diesem Beitrag genutzten Bilder sind KI-generiert.