Das Wichtigste in Kürze:
- Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Personalakte.
- Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Urlaube und Nachweise werden in ihr gespeichert.
- Sie spart Zeit, Kosten und erhöht die Transparenz für Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
- Ab 2026 wird die digitale Personalakte für alle Unternehmen verpflichtend.
Inhalt
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Variante der klassischen Personalakte. Hier werden alle personenbezogenen Informationen und abgelegt und verwaltet.
Sie ersetzt die klassische, papierbasierte Personalakte und ermöglicht eine moderne, datenschutzkonforme und effiziente Verwaltung. Ab 2026 wird sie zur Pflicht für Unternehmen.
Welche personenbezogenen Informationen werden in der Personalakte gespeichert?
In der digitalen Personalakte werden alle relevanten Dokumente rund um das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin gespeichert. Dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Krankmeldungen, Abmahnungen, Qualifikationsnachweise, Beurteilungen sowie Unterlagen zu Ein- und Austritten.
Was sind die Vorteile?
Die digitale Personalakte bietet für alle Parteien Vorteile.
Mit ihr stehen der Personalabteilung alle Informationen zentral und schnell zur Verfügung, sodass bei der Verwaltung Zeit eingespart wird. Auch können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Löschvorgaben einfach eingehalten werden.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können über Self-Service-Portale selbst auf ihre Daten zugreifen und erhalten somit Transparenz über die eigenen Unterlagen und Verträge, ohne nachfragen zu müssen.
Durch die digitale Form können Unternehmen den Papierverbrauch einschränken und haben weniger Lagerkosten.
Digitale Workflows vereinfachen Genehmigungen wie zum Beispiel Urlaubsanträge. Zudem wird die Datensicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen verbessert.
Wie wird eine digitale Personalakte technisch umgesetzt?
Die technische Umsetzung erfolgt über ein Dokumentenmanagement- oder HR-Software-System, das personenbezogene Dokumente digital erfasst, strukturiert und sicher speichert. Wichtige Funktionen sind das Hochladen, Kategorisieren und Archivieren von Dokumenten, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Protokollierung von Zugriffen sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen. Moderne Systeme bieten zusätzlich Such- und Filterfunktionen, digitale Workflows und Schnittstellen zu anderen HR-Tools.
Ist die digitale Akte für Unternehmen verpflichtend?
Noch ist sie für Unternehmen nicht verpflichtend, wobei seit dem 1.1.2022 bestimmte begleitende Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form geführt werden dürfen. Ab 2026 wird die digitale Akte dann Pflicht für alle Unternehmen. Bis zur Umstellung können sie sich von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen.
