Die Chance, remote bzw. im Homeoffice zu arbeiten, wird heute fast schon als Selbstverständlichkeit in Stellenanzeigen betrachtet. Doch sowohl Recruiter bzw. Recruiterinnen und Bewerber und Bewerberinnen gehen quasi automatisch davon aus, dass das Arbeiten von zu Hause erst nach einer gewissen Zeit im Büro möglich ist. Begründet wird dies damit, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen erst einmal kennenlernen und eingearbeitet werden müssen. Dabei gibt es längst die Option des Remote-Onboardings.
Was ist Remote-Onboarding?
Um das Remote-Onboarding zu beschreiben, bedarf es eines kurzen Exkurses zum traditionellen Onboarding.
Unter Onboarding versteht man die systematische Einführung und Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ein Unternehmen. Dieser Prozess umfasst verschiedene Maßnahmen, um den neuen Kolleginnen und Kollegen den Einstieg in das neue Unternehmen zu erleichtern und sie dabei zu unterstützen, sich schnell und effektiv zurechtzufinden.
Hier erfahren Sie mehr zu einem effektiven Onboarding-Prozess: Effektives Onboarding für nachhaltige Mitarbeiterintegration
Remote-Onboarding beschreibt den gleichen Einstellungsprozess. Allerdings findet hierbei das Onboarding von einem entfernten Standort aus statt. Es muss sich dabei nicht zwingend um das eigene zu Hause handeln. Die Onboarding-Tools und –Prozesse werden an die digitale Umgebung angepasst.
Hauptsächlich wird Remote-Onboarding genutzt, um Fachkräfte zu erreichen, die weit entfernt wohnen. Abgesehen davon erhöht dieser Prozess auch die Wettbewerbsfähigkeit im Kampf um neue Talente.
Remote-Onboarding – So geht es richtig
Compliance
Wie bereits erwähnt, gilt es in der EU die DSGVO zu beachten. Darüber hinaus sollten neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber auch über Doppelbesteuerungsabkommen informiert werden.. Besonders in Grenzregionen wie dem Niederrhein wohnen viele Kolleginnen und Kollegen in den Niederlanden oder Belgien, arbeiten aber für deutsche Unternehmen im Homeoffice.
Wichtig ist es, hier aufzuklären, welche Auswirkungen das auf die Steuerpflicht hat. Eine kurze Zusammenfassung ist ausreichend. Da Unternehmen häufig eine Vielzahl von solchen Fällen kennen, schadet es nicht, die Kontaktdaten eines spezialisierten Steuerberaters mitzuliefern.
Teamspirit
Unabhängig davon, ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort oder im Homeoffice arbeiten, ist ein guter Teamspirit für jedes Team und für jedes Unternehmen wichtig. Daher sollte dieser Zusammenhalt auch während des Remote-Onboardings gefördert werden. Offenkundig ist es nicht möglich, während der ersten Arbeitstage gemeinsam zu Mittag zu essen. Digitale Kaffeepausen können dieses Vakuum allerdings füllen.
Planen Sie daher feste Slots ein, in dem Teile des Teams sich im digitalen Raum mit der neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen treffen. Hier empfehlen sich kleine Gruppen, da es das gegenseitige Kennenlernen erleichtert.
Diese digitalen Kaffeepausen müssen auch nicht nach dem Onboarding-Prozess aufhören. Der Teamgedanke bleibt schließlich auch danach immens wichtig für Teams und Unternehmen.
Technologie
Auch wenn es schön wäre, wenn für das Onboarding im Jahr 2024 nur PowerPoint und ein E-Mail-Provider ausreichen würden, ist dies leider illusorisch. Schulungsinhalte müssen geteilt, Datenschutzerklärungen unterschreiben und Kontaktdaten ausgetauscht werden. Ohne eine Plattform, die all diese Dinge rechtskonform und intuitiv ermöglicht, kann kein Unternehmen einen reibungslosen Remote-Onboarding-Prozess garantieren.
Natürlich sind neue Tools immer auch mit neuen Kosten verbunden, aber in diesem Fall zahlen sich diese Investitionen doppelt und dreifach aus. Zum einen erzielen, Unternehmen, die auf einen Remote-Onboarding-Prozess setzen, wie bereits erwähnt, einen Wettbewerbsvorteil. Zudem steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter länger als drei Jahre im Unternehmen bleiben, um 69 % durch einen effektiven Onboarding-Prozess.
Schulungsmöglichkeiten
Ähnlich wie beim herkömmlichen Onboarding endet auch das Remote-Onboarding nicht nach den ersten Tagen und Meetings. Oft sind Weiterbildungsmöglichkeiten über die ersten 12 Monate hinweg notwendig, um sich optimal auf die neue Position vorzubereiten.
Alle Schulungen auf einmal zu vermitteln, könnte überwältigend wirken. Daher ist es ratsam, einen Plan zu erstellen, wann welche Schulungen für Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freigegeben werden sollen.
Fazit
Der Ablauf des Remote-Onboardings ähnelt in vielen Aspekten dem traditionellen Onboarding-Prozess. Natürlich gibt es Unterschiede, wie beispielsweise die steuerlichen Bestimmungen im jeweiligen Land, in dem Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Aber solche Situationen können in Grenzregionen auch während des herkömmlichen Onboardings auftreten.
Die bedeutendste und wichtigste Herausforderung besteht darin, einen digitalen Weg zu finden, der sowohl benutzerfreundlich als auch gesetzeskonform ist. Ideal wäre natürlich eine Lösung, die nahtlos in Ihre bestehenden Lösungen integriert werden kann. Denn ein reibungsloser Prozess ist, wie beschreiben, einer der Hauptgründe dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig im Unternehmen bleiben.
Preboarding – Onboarding nur früher
