Produktivität ist in Zeiten des Fachkräftemangels zu einem der wichtigsten Worte in der deutschen Unternehmenslandschaft aufgestiegen. Dabei betonen die einen, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland wieder mehr arbeiten müssen, die anderen möchten, dass man weniger arbeitet.

Wann werden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eigentlich unproduktiv? Und ist es ausschließlich eine Frage der Arbeitszeit oder eher eine Frage der Organisation?

Fragen, die es zu beantworten gilt!

Weniger Arbeiten = Gesünderes Leben

Beginnen wir mit einem Punkt, der einfach zu erforschen ist. Die Firma „Intraprenör“ und die Organisation „4 Day Week Global“ sind derzeit in aller Munde. Dies liegt allen voran daran, dass sie momentan eine deutschlandweite Projektstudie zur 4-Tage-Woche durchführen. Diese Studie wurde bereits in Großbritannien durchgeführt, wo festgestellt wurde, dass die Anzahl der Krankheitstage um zwei Drittel sank, wenn die Arbeitswoche um einen Tag verkürzt wurde. Zugegebenermaßen ist es schwierig, die Unparteilichkeit einer Studie zur 4-Tage-Woche von einer Organisation mit Namen „4 Day Week Global“ gegenüber Dritten zu verteidigen. Die Anzahl von Krankheitstagen ist allerdings ein einfach messbarer Indikator, weswegen wir an dieser Stelle von objektiven Ergebnissen ausgehen.

Gerade die Gesundheit ist ein wichtiger Faktor im Kampf gegen den Fachkräftemangel. Und im Normalfall nimmt die Produktivität von Unternehmen ab, je mehr Personal krankheitsbedingt fehlt. Natürlich gibt es auch hier Ausnahmen. Beispielsweise Top-Performer, die zeitlich begrenzt den Ausfall kompensieren können, sodass die Produktivität nicht nachlässt. Aber das ist die Ausnahme und auf lange Zeit nicht durchzuhalten.

Das Problem mit der Produktivität am Arbeitsplatz

Betrachten wir an dieser Stelle die Definition von Produktivität:

„Produktivität steht für das Verhältnis zwischen Input, also das, was für die Produktion eingesetzt wird und Output, also das, was produziert wird.“

Wenn also weniger Zeit (Input) benötigt wird, um das gleiche Ergebnis (Output) zu erzielen, ist die Produktivität gestiegen. Mit anderen Worten, wenn die Arbeitszeit beispielsweise auf 32 Stunden verkürzt wird, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedoch immer noch die gleiche Menge produzieren wie vor der Verkürzung, sind sie produktiver geworden.

So einfach, so gut, so messbar.

Betrachtet man das Ganze allerdings aus einer leicht philosophischen Perspektive, stellt sich die Frage: Sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich produktiver geworden oder hatten sie von Anfang an nicht ausreichend Arbeit für beispielsweise 40 Stunden?

Für die Überlegungen zur Arbeitszeitverkürzung spielt das Ergebnis dieser Frage eine eher untergeordnete Rolle. Für die Ergebnisse von Produktivitätsstudien und zukünftige Personalplanungen hingegen ist sie von großer Bedeutung.

Ab 50 geht’s bergab

Dieser kleine Ausflug ins Reich der Philosophie soll uns genügen. Wie gesagt, betrachten wir das Thema aus der wissenschaftlichen Sicht. Und tatsächlich besteht ein direkter Zusammenhang zwischen Produktivität und Arbeitsstunden. John Pencavel untersuchte diesen Zusammenhang in seiner Studie „The Productivity of working hours“ und stellte fest, dass die Leistung nach 50 Stunden pro Woche Arbeit stark abnimmt und nach 55 Stunden drastisch sinkt. Diese Studie wurde leider in einem amerikanischen Umfeld durchgeführt, daher ist eine direkte Übertragung auf deutsche Standards nicht möglich. Dennoch zeigt die Tendenz der Studie deutlich: Es gibt einen klaren Zusammenhang zwischen Produktivität und Arbeitsstunden.

Eine vergleichbare Studie für den deutschsprachigen Raum liegt an dieser Stelle nicht vor. Die Hans Böckler Stiftung unternahm jedoch 2007 den Versuch, die Produktivität anhand der Arbeitsstunden pro Woche im europäischen Raum zu vergleichen. Auch hier gelangte man zu dem Ergebnis, dass kürzere Arbeitszeiten zu einer höheren Produktivität führen. Als ideal betrachtete man in diesem Zusammenhang eine Arbeitszeit von 30-35 Stunden pro Woche.

Die Krux mit den Stunden

Würden Intraprenör und 4 Days Week Global diesen Beitrag lesen, könnten sie ihre Studie abbrechen. Die Idee einer Arbeitszeitverkürzung und die Einführung der 4-Tage-Woche hat gewonnen.

Ganz so einfach ist es jedoch nicht. Wissenschaftliche Erkenntnisse lassen sich nicht einfach auf eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden reduzieren. Vielmehr stellt sich die Frage, wie lange Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer pro Tag tatsächlich produktiv sein können.

Nicht wirklich lange.

Die Studienergebnisse zu dieser Frage variieren deutlich. Eine Untersuchung von Vouchercloud, einer ähnlichen Plattform wie Check24, untersuchte die produktive Arbeitszeit in England und kam zu dem alarmierenden Ergebnis, dass Menschen, die 8 Stunden am Tag arbeiten, effektiv nur 2 Stunden und 53 Minuten produktiv sind.

Umfragedaten des Working Lab von Slack, einem Messenger-Dienst, legen nahe, dass in „Schreibtischberufen“ idealerweise nicht länger als 4 Stunden am Tag konzentriert gearbeitet wird. Alles, was darüber hinausgeht, führt zu nachlassender Konzentration und damit zu verminderter Produktivität.

Darüber hinaus weisen die meisten Befragten dieser Studie daraufhin, dass zwischen 15 und 18 Uhr ein starker Produktivitätseinbruch stattfindet.

Ob man nun der Studie von Vouchercloud, Slack oder anderen Analysen mehr Gewicht beimisst, eines steht fest: Der Mythos des 8-Stunden-Arbeitstags wird von keiner Studie unterstützt, und niemand arbeitet effektiv mehr als 6 Stunden pro Tag.

Konsequent gedacht müssten Unternehmen aus Sicht der Produktivität ihre Arbeitstage auf 5 Stunden pro Tag begrenzen, unabhängig davon, wie viele Tage pro Woche gearbeitet wird.

Was im Übrigen die ersten Unternehmen tun, wie beispielsweise Tower, ein Start-up aus San Diego.

Produktiver werden – so geht es

Neben der nachgewiesenen Wirksamkeit der Arbeitszeitverkürzung für eine gesteigerte Produktivität gibt es zahlreiche weitere Maßnahmen, die sowohl von Einzelpersonen als auch von Unternehmen ergriffen werden können.

Die produktivsten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeichnen sich oft durch effektive Zeitmanagementstrategien aus. Sie blockieren beispielsweise Benachrichtigungen von Kolleginnen und Kollegen während Phasen konzentrierter Arbeit. Zudem setzen sie sich Zeitfenster, in denen sie E-Mails lesen und beantworten, und halten sich strikt daran. Es empfiehlt sich, nicht die produktivsten Zeiten des Tages für diese Zeitspannen zu nutzen. Timer helfen ihnen zudem, Pausen einzuhalten und die Effektivität über längere Zeiträume aufrechtzuerhalten.

Aber auch Unternehmen können dabei helfen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter produktiver zu machen. In einem unserer Artikel haben wir bereits beschrieben, wie Meetings effektiver und besser gestaltet werden können.

Hier mehr dazu erfahren: Team-Meetings effizienter und besser gestalten

Slack hat beispielsweise erkannt, dass viele Meetings zu langatmig sind, und hat daher beschlossen, alle wiederkehrenden Meetings um die Hälfte zu verkürzen. So dürfen beispielsweise 30-minütige Meetings ab sofort nur noch 15 Minuten dauern.

Fazit

Wie immer ist in der Theorie alles einfach. Aus Sicht der Produktivität müssen Unternehmen einfach auf 5-6-Stunden-Tage umstellen, und wenn sie die Anzahl der Krankentage reduzieren möchten, bietet sich eine verkürzte Arbeitswoche an, um den Erholungsphasen mehr Raum zu geben und somit die Produktivität zu steigern.

Die Theorie erwähnt allerdings nicht, dass der Standard in Deutschland immer noch der 8-Stunden-Tag und die 5-Tage-Woche sind. Es müssen Servicezeiten eingehalten werden, Meetings mit anderen Unternehmen können nicht immer auf die ersten 5 Stunden des Tages gelegt werden und es gibt gesetzliche Regelungen, die beachtet werden müssen, wie etwa die Arbeitszeitvorschriften und Tarifverträge.

All das gilt es für Unternehmen zu beachten. Sie müssen dabei nicht immer nach rechts und links schauen. Jedes Unternehmen hat individuelle Ansprüche, auf die man unterschiedlich reagieren kann. Doch ein Bewusstsein für die Vorteile eines 5-Stunden-Tages oder einer 4-Tage-Woche zu schaffen, kann sicherlich nicht schaden.