Das Wichtigste in Kürze:
- Payroll Outsourcing bedeutet, dass ein Unternehmen den Prozess der Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister übergibt.
- Durch das Outsourcing der Gehaltsabrechnung können interne Mitarbeiter sich auf wichtigere Geschäftsbereiche konzentrieren.
- Bei der Auswahl eines Outsourcing-Anbieters sollte auf fundierte Branchenkenntnisse, Systemkompatibilität, guten Service und Support geachtet werden.
- Das Outsourcing ist besonders sinnvoll bei komplexen Lohn- und Gehaltsstrukturen, schnellem Wachstum oder internationaler Expansion sowie in kleinen Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung.
Inhalt
Was bedeutet Payroll Outsourcing?
Übergibt man den Prozess der Gehaltsabrechnung in die Hände eines externen Dienstleisters, handelt es sich um Payroll Outsourcing. Der Dienstleister ist dann nicht nur für die Bearbeitung aller anfallenden Aufgaben der Gehaltsabrechnung zuständig, sondern übernimmt auch die Verantwortung dafür. Man kann alle Aufgaben an den externen Dienstleister weitergeben oder aber auch nur einen Teil.
Welche Vorteile hat das Outsourcing der Payroll?
Payroll Outsourcing bietet viele Vorteile. Die Gehaltsabrechnung ist ein komplexes Thema, welches viel Zeit in Anspruch nimmt. Übergibt man es einem externen Dienstleister, können sich die internen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf wichtigere Geschäftsbereiche konzentrieren. Das Auslagern der Gehaltsabrechnung kann auch bezüglich der Kosten vorteilhafter sein, als eine eigene interne Abteilung zu finanzieren.
Man kann nicht nur Personal- und Fortbildungskosten einsparen, sondern auch Lizenzkosten für die Software zur Lohnbuchhaltung. Hinzu kommt, dass Dienstleister fortschrittliche Software nutzen, welche die Prozesse weiter automatisiert und die Genauigkeit erhöht. Nicht zu vergessen ist die Expertise des Dienstleisters, der dafür sorgt, dass alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden, wodurch Fehler reduziert werden.
Nachteile
Sensible Daten müssen von A nach B gesendet werden, was immer ein Risiko birgt. Es kann Probleme bei der Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Payroll Outsourcer geben, wodurch der Outsourcing Erfolg gefährdet sein kann.
Zudem sollte man immer die Kosten im Blick haben und genauestens wissen, welche Aufgaben vom Dienstleister laut Vertrag übernommen werden. Ansonsten kann das ganz schnell zu höheren Kosten führen und dann ist es plötzlich teurer als erwartet.
Worauf sollte man achten, wenn man die Payroll auslagern möchte?
Wenn man sich für einen externen Dienstleister entscheidet, sollte man einen Anbieter auswählen, der über fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der Branche verfügt. Die Systeme des Drittanbieters sollten mit den eigenen Systemen im Unternehmen kompatibel sein und ein guter Service und Support sind elementar.
Die Kosten sollten klar vereinbart werden, damit man genau weiß, welchen Service man erhält. Ein Vergleich der Preise von Outsourcing-Anbietern kann sich daher lohnen.
Wann ist Payroll Outsourcing sinnvoll?
Hat man komplexe Lohn- und Gehaltsstrukturen im Unternehmen, oder ist das Wachstum schnell und international expandierend, kann man von der Spezialisierung und Erfahrung eines Payroll Anbieters enorm profitieren. Oft entscheiden sich kleine Unternehmen für das Auslagern der Payroll, da sie meist keine eigene HR-Abteilung haben und die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einem erheblichen Aufwand verbunden ist.
