Das Wichtigste in Kürze:
- Eine Reisekostenabrechnung regelt den Anspruch, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geltend machen können, wenn sie dienstlich unterwegs sind.
- Zur Reisekostenabrechnung zählen Kosten, wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Nebenkosten.
- Für 2025 gelten Pauschalen von 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 28 € bei ganztägiger Abwesenheit.
- Eine klar strukturierte und nachvollziehbare Abrechnung spart Zeit und verhindert steuerliche Risiken und Konsequenzen.
Inhalt
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Die Reisekostenabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Organisation. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dienstlich unterwegs sind, haben Anspruch darauf, entstandene Kosten, wie zum Beispiel Fahrtkosten, Verpflegungen oder Übernachtungen vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen.
Die Abrechnung sorgt dafür, dass diese Auslagen transparent und korrekt dokumentiert und zurückgezahlt werden.
Welche Kosten zählen zur Reisekostenabrechnung?
Zur Reisekostenabrechnung zählen in der Regel:
• Fahrtkosten wie zum Beispiel Bahn, Flug oder der Kilometeranspruch bei Nutzung des privaten PKWs
• Übernachtungskosten in Hotels
• Verpflegungsmehraufwand, wird mit Pauschalen je nach Abwesenheitsdauer berechnet
• Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut, Taxi oder Gepäckaufbewahrung
Diese Posten müssen sorgfältig dokumentiert und mit Belegen nachgewiesen werden, es sei denn, es gelten Pauschalen.
Wie fülle ich eine Reisekostenabrechnung korrekt aus?
Das Ausfüllen einer Reisekostenabrechnung erfolgt meist in mehreren Schritten mit Hilfe mithilfe eines digitalen Tools oder eines vorgegebenen Formulars.
Folgende Angaben sind dabei notwendig:
• Reisedatum und Reisezeit: Beginn und Ende der Dienstreise inklusive Uhrzeiten
• Reiseziel und Anlass: Geschäftliche Gründe wie zum Beispiel Kundentermine
• Transportmittel und Fahrtkosten: Tickets, Tankbelege oder gefahrene Kilometer
• Übernachtungskosten: Hotelrechnungen mit Name, Firmenadresse und Reisedatum
• Sonstige Kosten: Belege für Parken, ÖPNV, Maut und weitere
• Unterschrift und eventuelle Freigabe durch den Vorgesetzten
Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Lösungen oder Apps zur Abrechnung. Für kleinere Unternehmen oder Einzelabrechnungen gibt es aber auch Vorlagen als PDF oder Excel.
Welche Pauschalen gelten für 2025?
Für 2025 gelten aktuell folgende Pauschalen:
• 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden oder An- und Abreisetag
• 28 € bei ganztägiger Abwesenheit
Diese Verpflegungspauschalen gelten deutschlandweit und sind steuerfrei, solange sie korrekt angesetzt und dokumentiert werden. Bei bereits gestellten Mahlzeiten, wie zum Beispiel Hotelfrühstück sind Kürzungen vorzunehmen.
Warum lohnt sich eine strukturierte Abrechnung?
Eine klar strukturierte und nachvollziehbare Abrechnung spart Zeit, reduziert Rückfragen und verhindert steuerliche Risiken und Konsequenzen. Außerdem sorgt sie dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Ausgaben zeitnah erstatte bekommen und das Unternehmen rechtssicher handelt.
Gerade für 2025 lohnt sich ein Blick auf digitale Tools oder optimierte Vorlagen, um den Prozess zu vereinfachen.
Wer regelmäßig Geschäftsreisen abrechnet, sollte außerdem klare Fristen kommunizieren, das schafft Transparenz und vermeidet Konflikte.
