Das Wichtigste in Kürze:
- Unternehmen sollten eine Reisekostenrichtlinie erstellen, die beispielsweise die maximalen Kosten und das Erstattungsverfahren festlegt.
- Die Richtlinie sollte genaue Informationen zu erstattungsfähigen Ausgaben, Kostenobergrenzen, Genehmigungsverfahren und Abrechnungsprozessen enthalten.
- Reisekosten umfassen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Nebenkosten (z.B. Taxifahrten, Parkgebühren) und Verpflegungsmehraufwand.
Inhalt
Was ist eine Reisekostenrichtlinie?
Wenn Unternehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angestellt haben, die auf Dienstreisen gehen, sollten sie vorher eine Reisekostenrichtlinie erstellen. Eine Reisekostenrichtlinie ist ein Dokument, das klare und transparente Regeln für die Ausgaben bei Geschäftsreisen festlegt.
Die Reisekostenrichtlinie sorgt nicht nur dafür, dass das Unternehmen die eigenen Kosten im Griff behält, sondern schafft auch Klarheit und Fairness für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die geschäftlich reisen.
Welche Punkte sollen in einer Reisekostenrichtlinie geregelt werden?
Jedes Unternehmen kann seine Reisekostenrichtlinie selbst gestalten. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, die es hierbei zu beachten gilt. Eine wichtige Information in der Reisekostenrichtlinie ist die Auflistung der genauen Ausgaben für Reisen, die erstattet werden. Zudem sollte eine Kostenobergrenze aller Aufwendungen angegeben werden.
Es sollte darüber hinaus klar erläutert werden, wie das Genehmigungsverfahren vonstattengeht und wie der Abrechnungsprozess verläuft. Dadurch wissen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche Belege und Dokumente sie einreichen müssen.
Des Weiteren sollte festgehalten werden, was zu tun ist, wenn Unstimmigkeiten oder Probleme in der Reisekostenabrechnung auftreten.
Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?
Sobald man die Arbeit nicht an seinem gewohnten Arbeitsplatz ausführt und auf Dienstreise geht, ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich. Doch nicht jede auswärtige Tätigkeit fällt auch unter den Begriff Dienstreise.
Dienstreisen umfassen zum Beispiel Besuche bei Kunden oder Geschäftspartnern sowie Reisen zu anderen Niederlassungen oder Betriebsstätten des Unternehmens.
Wichtig: Wenn die auswärtige Tätigkeit weiter entfernt ist als der Weg von der eigenen Wohnung zur ersten Arbeitsstätte, wird die Fahrt als Dienstreise betrachtet.
Welche Kosten gelten als Reisekosten?
Unter die Reisekosten fallen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten wie Taxifahrten oder Parkgebühren sowie Kosten für Mahlzeiten, auch Verpflegungsmehraufwand genannt.
Ist eine Reisekostenabrechnung Pflicht?
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften oder formale Angaben zum Thema Reisekostenabrechnung. Wenn ein Unternehmen keine Pauschalen für eine Dienstreise übernimmt, haben Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter die Möglichkeit, diese Kosten bei der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.