Das Wichtigste in Kürze:
- Urlaubsplanung umfasst die Erfassung aller An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter, einschließlich Urlaubs- und Krankheitszeiten.
- Laut § 7 Abs. 1 BUrlG müssen Arbeitgeber die Urlaubswünsche der Mitarbeiter berücksichtigen.
- Urlaubsanträge von Arbeitnehmern mit sozialen Gründen, wie Eltern schulpflichtiger Kinder, können Vorrang haben.
- Eine effektive Planung verhindert betriebliche Engpässe und sorgt für eine ausgewogene Verteilung der Urlaubszeiten unter den Mitarbeitern.
Inhalt
Was versteht man unter einer Urlaubsplanung?
Die Urlaubsplanung bzw. der Urlaubsplan umfasst alle An- und Abwesenheiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens. Die Urlaubsplanung erfasst zusätzlich zu den Urlaubstagen sämtliche Abwesenheiten, also auch Abwesenheiten aufgrund von Krankheit.
Eine Urlaubsplanung ist wichtig, um die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens sicherzustellen. Ohne eine solche Planung könnten ansonsten beispielsweise ganze Abteilungen gleichzeitig abwesend sein, was die Geschäftstätigkeit zumindest sehr einschränken würde.
Bundesurlaubsgesetz
Die Regelungen zur Urlaubsplanung sind im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) festgelegt. Laut § 7 Abs. 1 BUrlG müssen Arbeitgeber grundsätzlich die Wünsche ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Urlaubsplanung berücksichtigen.
Allerdings dürfen Arbeitgeber Urlaubsanträge aus betrieblichen Gründen ablehnen. Solche Gründe können beispielsweise sein: eine hohe Anzahl bereits abwesender Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter oder dringende Projekte, die fristgerecht abgeschlossen werden müssen.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben das Recht, mindestens einmal im Jahr zwei Wochen am Stück Urlaub zu nehmen. Bei Beschäftigten mit einer 6-Tage-Woche entspricht das 12 Werktagen am Stück.
Urlaubsanspruch während der Ferien
Es wird häufig behauptet, dass Urlaubsanträge von Eltern schulpflichtiger Kinder Vorrang vor denen von kinderlosen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben. Diese Annahme ist jedoch nicht ganz korrekt.
Laut § 7 Abs. 1 BUrlG haben „Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die aus sozialen Gründen Vorrang verdienen“ tatsächlich Priorität gegenüber den Wünschen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ohne spezielle soziale Gesichtspunkte.
In der Praxis bedeutet das, dass Urlaubsanträge von Eltern schulpflichtiger Kinder während der Ferienzeit oft bevorzugt werden. Allerdings gibt es Ausnahmen: Wenn zum Beispiel Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die kürzlich eine längere Krankheit oder Reha hinter sich haben, deren Betriebszugehörigkeit endet oder deren Partner nur zu bestimmten Zeiten Urlaub nehmen können, ebenfalls Urlaub in dieser Zeit beantragen, muss der Arbeitgeber einen Ausgleich finden.
Diese Situationen sind gesetzlich ähnlich gewichtet, sodass der Arbeitgeber einen fairen Kompromiss suchen sollte. Ein möglicher Ansatz könnte sein, den Urlaub zu kürzen, um allen Beteiligten eine angemessene Urlaubszeit zu ermöglichen.
Software für die Urlaubsplanung
In mittelständischen und großen Unternehmen kann die Urlaubsplanung manchmal kompliziert werden, da weder HR noch Führungskräfte ständig alle Abwesenheiten im Blick haben können. Dies kann leicht zu Fehlplanungen führen.
Eine Software für die Urlaubsplanung kann in solchen Fällen hilfreich sein. Sie ermöglicht es, automatische Regeln einzurichten, die verhindern, dass zu viele Teammitglieder gleichzeitig im Urlaub sind. Zudem macht die Software die Urlaubsplanung effizienter, da der gesamte Antrags- und Genehmigungsprozess digital und per Mausklick stattfindet.