Digitale Personalakte

Die Digitalisierung ist in aller Munde, in Personalabteilungen werden jedoch häufig noch Aktenschränke mit Personalakten und -unterlagen gefüllt.
Der Grund: Viele Personalabteilungen sind skeptisch, wenn es um die digitale Personalakte geht. Dabei bietet sie bei einer durchdachten und sinnvollen Umsetzung nur Vorteile.

Was ist die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist im Wesentlichen die digitale Schwester der klassischen Personalakte. In ihr werden alle den Mitarbeiter betreffende Dokumente gesammelt und gespeichert. Der Vorteil der digitalen Personalakte liegt auf der Hand: Es können keine Dokumente mehr verloren gehen, der Zugriff kann klar gesteuert werden und die Dokumente werden alle zentral verwaltet.

Zusätzlich können über die Mitarbeiterportale noch weitere Vorgänge wie z.B. Freigabeprozesse für Mitarbeiter verwaltet und umfassende Reports zur Verfügung gestellt werden.

rzh Impressionen und Räumlichkeiten 06

Fünf gute Gründe für die digitale Personalakte

1. Effizienzsteigerung

Mit der digitalen Personalakte finden Sie Dokumente blitzschnell. Die Zeitersparnis gilt auch für das Ablegen von Dokumenten. Zudem haben Sie die digitale Personalakte immer zu Hand – egal an welchem Standort und zu welcher Zeit.

2. Kostenersparnis

Neben der erheblichen Ersparnis von Arbeitszeit durch die Ablage und Verwaltung von Personalakten, sparen Sie Geld bei Druck- und Papierkosten sowie für Lagerfläche.

3. Reduktion des Papierarchivs

Wenn Sie die Daten den Anforderungen der GoBS entsprechend elektronisch archivieren, sind diese Daten im Rahmen der handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Prüfung anerkannt.
Sie können also einen Großteil Ihrer alten Papierablage vernichten.

4. Qualitätssteigerung

Durch die standardisierte und übergreifende Archivierung der Daten erreichen Sie eine Qualitätssteigerung.

5. Flexibilität

Mit der digitalen Personalakte können Sie auf Dokumente jederzeit und standortunabhängig zugreifen. Das Löschen erfolgt ausschließlich im 4-Augen-Prinzip für maximale Sicherheit. Auf Wunsch können einzelne Akten oder Dokumente eingesehen werden.

1. Effizienzsteigerung

Mit der digitalen Personalakte finden Sie Dokumente blitzschnell. Die Zeitersparnis gilt auch für das Ablegen von Dokumenten. Zudem haben Sie die digitale Personalakte immer zu Hand – egal an welchem Standort und zu welcher Zeit.

2. Kostenersparnis

Neben der erheblichen Ersparnis von Arbeitszeit durch die Ablage und Verwaltung von Personalakten, sparen Sie Geld bei Druck- und Papierkosten sowie für Lagerfläche.

3. Reduktion des Papierarchivs

Wenn Sie die Daten den Anforderungen der GoBS entsprechend elektronisch archivieren, sind diese Daten im Rahmen der handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Prüfung anerkannt.
Sie können also einen Großteil Ihrer alten Papierablage vernichten.

4. Qualitätssteigerung

Durch die standardisierte und übergreifende Archivierung der Daten erreichen Sie eine Qualitätssteigerung.

5. Flexibilität

Mit der digitalen Personalakte können Sie auf Dokumente jederzeit und standortunabhängig zugreifen. Das Löschen erfolgt ausschließlich im 4-Augen-Prinzip für maximale Sicherheit. Auf Wunsch können einzelne Akten oder Dokumente eingesehen werden.

Umfang unserer Leistungen

im Rahmen der digitalen Personalakte:

  • Dezentraler Zugriff auf Mitarbeiterdaten inklusive Berichtsmanagement
  • Beratung und Empfehlung von geeigneten Softwarelösungen
  • Einfache Verwaltung von Mitarbeiter-Dokumenten
  • Zeitersparnis bei der Pflege der Mitarbeiterdaten
  • Begleitung der Umstellung auf digitale Daten

RZH-Mehrwert

  • Sicheres Rechenzentrum
  • Feste Ansprechpartner
  • Aktuellste Softwaremodule
  • Flexible Servicelevel
  • Individuelle & kompetente Beratung

Häufige Fragen

zur digitalen Personalakte:

Die Sicherheitsanforderungen an digitale Personalakten sind sehr hoch, ähnlich dem von Online-Banking. Sie können sich also darauf verlassen, dass niemand unbefugt Zugriff auf die Daten hat. Gerne planen wir gemeinsam mit Ihnen ein detailliertes Berechtigungskonzept, das die Effizienz erhöht ohne die Sicherheit zu vernachlässigen.

Ja! Einige Dinge müssen weiterhin in Papierform abgelegt sein, so zum Beispiel Verträge.
Die Anzahl der Dokumente, die Sie in Papierform archivieren müssen, ist aber signifikant kleiner. Zusätzlich können Sie diese Dokumente auch in der digitalen Personalakte ablegen, so dass Sie den vollen Zugriff auf alle Informationen digital haben und nur bei rechtlichen Anlässen die physische Personalakte nutzen müssen.

Wir empfehlen Ihnen, die Digitalisierung Ihrer Daten ausschließlich von einem zertifizierten Anbieter vornehmen zu lassen. Dieser vernichtet nach erfolgreicher Digitalisierung der Personalakten die Papierakten zuverlässig.,