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Die Digitalisierung ist in aller Munde, in Personalabteilungen werden jedoch häufig noch Aktenschränke mit Personalakten und -unterlagen gefüllt.
Der Grund: Viele Personalabteilungen sind skeptisch, wenn es um die digitale Personalakte geht. Dabei bietet sie bei einer durchdachten und sinnvollen Umsetzung nur Vorteile.
Die digitale Personalakte ist im Wesentlichen die digitale Schwester der klassischen Personalakte. In ihr werden alle den Mitarbeiter betreffende Dokumente gesammelt und gespeichert. Der Vorteil der digitalen Personalakte liegt auf der Hand: Es können keine Dokumente mehr verloren gehen, der Zugriff kann klar gesteuert werden und die Dokumente werden alle zentral verwaltet.
Zusätzlich können über die Mitarbeiterportale noch weitere Vorgänge wie z.B. Freigabeprozesse für Mitarbeiter verwaltet und umfassende Reports zur Verfügung gestellt werden.
Die Sicherheitsanforderungen an digitale Personalakten sind sehr hoch, ähnlich dem von Online-Banking. Sie können sich also darauf verlassen, dass niemand unbefugt Zugriff auf die Daten hat. Gerne planen wir gemeinsam mit Ihnen ein detailliertes Berechtigungskonzept, das die Effizienz erhöht ohne die Sicherheit zu vernachlässigen.
Ja! Einige Dinge müssen weiterhin in Papierform abgelegt sein, so zum Beispiel Verträge.
Die Anzahl der Dokumente, die Sie in Papierform archivieren müssen, ist aber signifikant kleiner. Zusätzlich können Sie diese Dokumente auch in der digitalen Personalakte ablegen, so dass Sie den vollen Zugriff auf alle Informationen digital haben und nur bei rechtlichen Anlässen die physische Personalakte nutzen müssen.
Wir empfehlen Ihnen, die Digitalisierung Ihrer Daten ausschließlich von einem zertifizierten Anbieter vornehmen zu lassen. Dieser vernichtet nach erfolgreicher Digitalisierung der Personalakten die Papierakten zuverlässig.
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