Onboarding, ein Begriff aus dem Bereich des Personalmanagements, bezeichnet den Prozess der Vorbereitung, Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter*innen in ein Unternehmen. Dieser Prozess, der je nach Komplexität der neuen Aufgaben bis zu 12 Monate in Anspruch nehmen kann, wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass neue Kolleg*innen sich optimal in ihrem neuen Arbeitsumfeld zurechtfinden.
Ein digitaler und strategischer Ansatz des Onboardingprozesses hilft Ihnen, Ihren Mitarbeiter*innen einen optimalen Start in Ihr Unternehmen zu ermöglichen.
Die ersten Schritte
Sie haben Ihre(n) Traummitarbeiter*in gefunden, die Unterschrift des Arbeitsvertrags liegt vor und der erste Arbeitstag ist in Sicht. Vor Arbeitsbeginn sollten alle relevanten Parteien, einschließlich der Mitarbeiter*innen, der IT-Abteilung und insbesondere des zukünftigen Teams, über die Neueinstellung informiert werden. So geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, Einarbeitungspläne sowohl inhaltlich als auch ressourcenbezogen zu planen und tragen dazu bei, Stress und Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden. Legen Sie Checklisten über die Dauer des Onboardingprozesses an, so haben Sie immer im Blick, in welche Bereiche Ihre Mitarbeiter*innen bereits eingearbeitet wurden und welche ggf. noch offen sind. Benennen Sie Mentoren, hierbei sollte es sich um erfahrene Kolleg*innen handeln, die mögliche Fragen auch außerhalb des Fachlichen beantworten können. Mentoren behalten den gesamten Einarbeitungsprozess im Auge und helfen den neuen Mitarbeiter*innen ihren Platz im Team zu finden.
Ihren neuen Mitarbeiter*innen wurden bereits erste Informationen übermittelt. Eventuell benötigte Schlüssel und Mitarbeiterausweise sind beantragt. Der Arbeitsplatz wird aktuell vorbereitet, was die Bereitstellung von Zugangsdaten, erforderlichen Lizenzen sowie die Einrichtung des Computers und des Sitzplatzes umfasst.
Schicken Sie in der Woche vor Arbeitsbeginn eine Begrüßungsmail mit einer Anfahrtsbeschreibung und dem Beginn des ersten Arbeitstages. Eruieren Sie, welche Erwartungen an Ihr Unternehmen gestellt werden, um den Einarbeitungsprozess darauf zuschneiden zu können. Besorgen Sie eine kleine Aufmerksamkeit. Eine kleine Geste, die große Wirkung zeigt. Sie bleibt lange im Gedächtnis und fördert das Zugehörigkeitsgefühl ab der ersten Sekunde.
Durch einen umfassenden Einarbeitungsplan, informative Einführungsveranstaltungen, regelmäßige Feedbackgespräche und andere gezielte Maßnahmen gelingt es Unternehmen, hochqualifizierte Mitarbeiter*innen von Anfang an zu binden und Wertschätzung zu vermitteln.
Erfolgreiche Integration
Der erste Arbeitstag ist da, zur Begrüßung sollten alle Mitarbeiter*innen des Teams anwesend sein. Stellen Sie Kolleg*innen, Ansprechpartner*innen, Vorgesetzte, das Unternehmen (Regeln, Gepflogenheiten, Leitbild, Unternehmenskultur) und den Arbeitsplatz vor. Geben Sie einen Überblick über den Verlauf der ersten Arbeitswoche. Erklären Sie wichtige Prozesse, Arbeitsabläufe und organisieren Sie insbesondere für die erste Woche Kolleg*innen für die Mittagspause.
Eine gute und strukturierte Einarbeitung bedeutet, den/die Mitarbeiter*in sukzessiv in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten, um eine Überforderung zu vermeiden. Liegen rechtliche Vorschriften vor, dann muss vor Tätigkeitsbeginn eine Unterweisung erfolgen und dokumentiert werden. Setzen Sie Ziele und machen Erfolgserlebnisse greifbar. Die Anfangszeit beinhaltet die fachliche Einarbeitung, soziale Integration, Gespräche mit Vorgesetzten und eine umfassende Vermittlung der Unternehmensphilosophie. Laden Sie ihre neuen Mitarbeiter*innen, wenn geplant, zu Teamevents, Workshops und Informationstagen ein.
Nach dem ersten Monat sollte der/die Mitarbeiter*in den Aufgabenbereich kennen und wissen, wie er/sie ihre Ziele erreichen kann. Begleiten Sie den Fortschritt, geben kontinuierlich Feedback und setzen Sie Ziele für die ersten sechs Monate. Nach Beendigung der Probezeit gehen Sie zu einem jährlichen Mitarbeitergespräch über.
Gehen Sie nach Abschluss des Onboardingprozesses auf Ihren/Ihre Mitarbeiter*in zu und bitten Sie ihn/sie um ein Feedback zu dem Prozess für eine stetige Optimierung.
Das Fazit
Wenn einem Unternehmen der Onboardingprozess erfolgreich gelingt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter*innen in ihrem Job sehr zufrieden sind um 2,8-mal höher im Vergleich zu einer fehlenden strukturierten Einarbeitung. Sie fühlen sich so von Anfang an wertgeschätzt und willkommen und integrieren sich insgesamt leichter in das neue Team. Auswirkungen auf Ihr Engagement, Motivation, Leistung und Langlebigkeit sind ebenfalls nicht zu vernachlässigende Faktoren. Auch empfiehlt er/sie ihr Unternehmen gerne weiter.
Ein Selbstläufer ist der Onboardingprozess allerdings nicht, es ist durchaus ein kosten- und zeitintensiver Prozess, da mehrere Mitarbeiter*innen und Abteilungen involviert sind. Durch Routine und Struktur lässt sich dieser Kostenfaktor allerdings erheblich verringern.
Wir wünschen Ihnen ein erfolgreiches Gelingen und viel Freude bei der Umsetzung!
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