Jedes Jahr zum Jahreswechsel stellt sich vielen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern dieselbe Frage: Soll ich noch schnell Urlaub beantragen oder ihn doch lieber mit ins neue Jahr nehmen? Doch diese Frage betrifft in Wahrheit gar nicht die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern viel mehr den Arbeitgeber.
Die gesetzliche Grundlage
Das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer (Bundesurlaubsgesetz) ist beim Thema Urlaubsübertrag eindeutig. In § 7 Absatz 3 heißt es hierzu: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Falle der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“
Offenkundig ist eine Übertragung des Urlaubs im Normalfall nicht möglich. Wobei man hierzu sagen muss, dass der Großteil der Arbeitgeber in Deutschland diese Regelung flexibel auslegt. In den wenigsten Fällen müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dringliche Gründe angeben, wenn sie Teile ihres Jahresurlaubs erst im Februar oder März nehmen möchten.
Neigt der März des Folgejahres sich allerdings dem Ende, so ist für die meisten Arbeitgeber in Deutschland klar: Ist der Resturlaub bis hierhin nicht genommen, verfällt er.
Eigentlich richtig, aber irgendwie auch doch nicht. Mehr dazu gleich.
Beispiele für dringliche Gründe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Ein länger andauernder Fall von Arbeitsunfähigkeit.
- Angehörige müssen gepflegt werden.
- Die Lebensgefährtin bzw. der Lebensgefährte, mit dem der Urlaub geplant war, ist erkrankt.
Beispiele für dringliche Gründe von Arbeitgebern
- Das Unternehmensgeschäft ist saisonbedingt. Insbesondere wenn es sich hierbei um das Weihnachtsgeschäft handelt, gewähren Arbeitgeber den Urlaub lieber bis zum Folgejahr, als einen Personalmangel zum Ende des Jahres zu riskieren.
- Es gibt schlicht technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf.
Sobald einer dieser Gründe vorliegt, wird der Urlaub automatisch bis zum 31.03. des Folgejahres gewährt. Ein Antrag ist hierfür nicht notwendig.
So nicht! Sagt die EU
Gesetzestexte sind selten so deutlich formuliert wie in diesem Fall. Liegen keine dringlichen Gründe vor, muss der Urlaub bis zum 31.12. genommen werden. Liegen dringliche Gründe vor, muss der Urlaub bis zum 31.03. genommen werden, sonst verfällt er – in beiden Fällen. Da diese Grauzone, wie bereits erwähnt, von den meisten Arbeitgebern genutzt wird, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter flexiblere Urlaubszeiten zu ermöglichen, verlieren wir den 31.12. an dieser Stelle leicht aus den Augen.
Den 31.03. allerdings nicht. Denn dann verfällt der Urlaub wirklich. Immerhin steht das schwarz auf weiß im Bundesurlaubsgesetz. Und Gesetzestexte sollen so geschrieben sein, dass sie jeder Laie versteht.
An diesem Punkt dachte sich die EU womöglich, so ganz ohne Sonderregelungen und einfach formuliert, ist doch nicht das Wahre. Daher gibt es für das Bundesurlaubsgesetz auch eine EU-konforme Auslegung. Diese besagt: Nur weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis zum 31.03. des Folgejahres keinen Urlaubsantrag gestellt haben, darf der Urlaub nicht automatisch verfallen. Es könnte ja sein, dass Angestellte die Regelung vergessen haben oder schlicht ihren Resturlaub vergessen haben.
Daher sind Arbeitgeber verpflichtet, rechtzeitig darauf hinzuweisen, dass bestehende Urlaubstage bis zum 31.12. bzw. 31.03. des Folgejahres genommen werden müssen. Wurde auf die Frist hingewiesen, verfallen die Urlaubstage nach dem 31.03. und dieses Mal sogar wirklich.
Das Bundesarbeitsgericht ist dieser Auslegung in seinem Urteil vom 19.02.2019 nachgekommen und hat somit Fakten für Deutschland geschaffen.
Fazit
Ob die EU-konforme Auslegung für den Urlaubsübertrag bzw. den Verfall des Urlaubsübertrags notwendig war, ist sicherlich diskutabel. Dennoch ist es immer von Vorteil, eine rechtlich solide Grundlage für künftiges Handeln zu haben (fragen Sie mal die Bundesregierung). Diese wurde bereits 2019 für alle Unternehmen geschaffen.
Wieso wir an dieser Stelle dieses „Fass“ erneut aufmachen, ist darin begründet, dass noch immer zahlreiche Angestellte Fragen zu diesem Thema haben. Außerdem kam 2022 das Urteil zur Zeiterfassung. Auf den ersten Blick mögen beide Urteile nichts miteinander zu tun haben. Haben sie im Grunde auch nicht, aber Sie können zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Sofern Sie sich für eine digitale Zeiterfassung interessieren, sollten Sie darauf achten, dass auch eine automatisierte Hinweisfunktion bezüglich des Urlaubsübertrags integriert ist. Sie werden schließlich Besseres zu tun haben, als sich einen wiederkehrenden Termin einzustellen und Sammelmails zu verschicken.
Zeiterfassung – Zeit, Zeiten digital zu erfassen
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