Delegieren ist wohl seit der Erfindung des Führens bzw. der Hierarchie ein viel diskutiertes Thema. Ohne Delegation kann eine Gruppe nicht effizient zusammenarbeiten. Doch viele Führungskräfte scheitern genau daran, entweder wegen mangelnden Selbstvertrauens oder falscher Vorstellungen.

Delegieren per Definition

Die Organisationslehre beschreibe Delegation (Organisationskonzept) bzw. das Delegieren als Konzept, bei dem Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten an untergeordnete Stellen oder Aufgabenträger übertragen werden.

Die Ziele der Delegation sind die Entlastung von Vorgesetzten, die Steigerung der Arbeitsmotivation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und die voll Ausschöpfung ihrer Fähigkeiten.

Führungskraft ungleich Ausführungskraft

Besonders junge Führungskräfte, die aus den Reihen ihres Teams befördert wurden, neigen oft dazu, den Fehler zu machen, ihre Arbeit in demselben Umfang wie zuvor fortzusetzen. Sie bleiben in der Regel weiterhin High Performer und führen dieselben Aufgaben wie zuvor aus.

Das bedeutet in vielen Fällen, dass die neuen Führungskräfte mit ihren Aufgaben bereits voll ausgelastet sind und keine Zeit mehr für Führungsaufgaben haben.

Dabei würde ihnen eine gute Delegation helfen, ein neues Level auf der Führungsebene zu erreichen, da sie sich intensiver auf strategische Aufgaben konzentrieren und sich dementsprechend mehr in Meetings der Führungskräfte einbringen können.

Und gute Delegation ist nicht nur für Führungskräfte vorteilhaft. Spezialisten erhalten beispielsweise nur Aufgaben, die auch ausschließlich sie bearbeiten können. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die noch keine High Performer sind, werden gefordert und gefördert, um auch ihnen die Möglichkeit zu geben, sich weiterzuentwickeln.

Insgesamt führt eine effektive Delegation zu einer faireren und effizienteren Verteilung der Arbeitslast in Teams und Organisationen, was wiederum zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Laut einer Gallup-Studie machen Unternehmen, deren CEOs besonders gute Delegationsfähigkeiten haben, bis zu 33 % mehr Umsatz als solche, deren CEOs Schwierigkeiten mit Führung haben.

Solche Zahlen sind zwar nicht für jede Hierarchieebene verfügbar, da jede Ebene einen unterschiedlichen Einfluss auf das Unternehmensergebnis hat, aber sie verdeutlichen, dass sich effektive Führung auszahlt.

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Aber wie delegiert man denn nun richtig?

Auch beim Thema Führung hilft gerade zu Beginn ein klarer Ablaufplan, um sich alle Herausforderungen bewusst zu machen und diese auch zu bedienen. Folgend finden Sie 6 Punkte, die beim erfolgreichen Delegieren helfen können.

Stärken und Schwächen kennen

Zuallererst ist es wichtig, dass Führungskräfte ihre Teams gut kennen. Das betrifft nicht nur das fachliche Know-how, sondern auch Eigenschaften wie Stressresistenz, Zeitmanagement und Produktivität. Zunächst erfordert dies ein intensives Kennenlernen des Teams, aber auf lange Sicht hilft es enorm, das Team so effektiv wie möglich zu führen.

Es ist auch für Führungskräfte, die aus dem Team heraus befördert werden, wichtig, ihre Teams gründlich kennenzulernen. Oft achten sie nicht auf all diese Eigenschaften, solange sie nur Teil des Teams sind.

Kapazitäten kennen

Natürlich ist es neben den fachlichen und persönlichen Eigenschaften auch entscheidend zu wissen, wer überhaupt noch Kapazitäten für neue Aufgaben hat. Die Abfrage der Verfügbarkeiten kann problemlos während der Team-Meetings durchgeführt werden.

Teamleiter müssen darauf vertrauen können, dass ihr Team ehrlich auf die Frage antwortet: „Wer hat derzeit Zeit für neue Aufgaben?“ Aber in den meisten Fällen wird dies auch geschehen, denn schließlich langweilt sich niemand gerne im Büro.

Akzeptanz schaffen

Kommunikation ist alles. Bei wiederkehrenden Aufgaben, die einfach erledigt werden müssen, ist es oft unnötig zu erklären, warum Mitarbeiterin X oder Mitarbeiter Y diese übernehmen sollen. Wenn sie angeben, dass sie gerade Zeit haben, reicht das als Begründung aus.

Es gibt jedoch auch Aufgaben, die eine Erklärung erfordern, warum sie delegiert werden. In solchen Fällen ist es wichtig, klar zu kommunizieren, warum die Aufgabe an Mitarbeiter Y geht und warum sie wichtig ist. Wenn Führungskräfte in dem Gespräch feststellen, dass die Zuweisung keinen Sinn ergibt, ist es ratsam, die Aufgabe jemand anderem zuzuweisen – auch das gehört zu guter Führung.

Zuständigkeiten festlegen

Missverständnisse, Kompetenzgerangel und Konflikte gibt es hauptsächlich in Teams, deren Aufgabenfelder sich überschneiden und in denen Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind.

Daher ist es notwendig, bei der Zuweisung neuer Aufgaben Kompetenzen klar zu benennen. Erfahrung und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind meist gute Indikatoren, wer mehr oder weniger Verantwortung übernehmen sollte.

Verteilung von Mitteln

Alles im Leben hat seinen Preis. Wenn Sie also Aufgaben vergeben, die externe Produkte oder Dienstleistungen erfordern, sollten Sie auch gleich ein Budget festlegen.

Es ist frustrierend, gute Lösungen zu recherchieren, die dann aufgrund eines zu knappen Budgets nicht umgesetzt werden können.

Meilensteine und Checkpoints

Zwischenziele und Meilensteine sind entscheidende Instrumente, um Interesse zu zeigen und Mitarbeiter zu motivieren. Regelmäßige Meetings zu den Meilensteinen fördern zudem Transparenz und ermöglichen eine erste Einschätzung, ob Teammitglieder sich durch die Aufgaben weiterentwickelt haben.

Eine gute Führungskraft ist man allerdings nicht von heute auf morgen. Das Delegieren erfordert stetige Weiterentwicklung. Daher ist Nachfragen wichtig. Erkundigen Sie sich in regelmäßigen Abständen, ob sie ausreichend kommunizieren oder ob Sie etwas optimieren können. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ehrlich zu sein. Konstruktive Kritik hilft schließlich der Führungskraft, aber auch dem ganzen Team.

Fazit

Gutes Delegieren bzw. eine gute Menschenführung sind essenziell für ein funktionierendes Team. Allerdings ist auch klar, dass ein einzelner Artikel nicht ausreicht, um Führungskräften besseres Delegieren zu lehren.

Es ist zunächst wichtig, ein Bewusstsein für das Thema schaffen. Im nächsten Schritt bieten mittlerweile viele Dienstleister Fortbildungen dazu an. Wenn Führungskräfte also wirklich interessiert daran sind, sich weiterzubilden, werden sie um solch eine Schulung wohl nicht herumkommen.