Die Möglichkeit der digitalen Arbeitsverträge ab 2025

In einer zunehmend digitalisierten Welt revolutionieren technologische Fortschritte unser Leben und natürlich auch unsere Arbeit.

Besonders im Personalmanagement zeigt sich diese Entwicklung deutlich. Mit der Einführung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) und der Anpassung des Nachweisgesetzes treten ab dem 1. Januar 2025 wichtige Neuerungen in Kraft, die den Weg für die rechtskonforme Nutzung digitaler Arbeitsverträge ebnen.

In diesem Beitrag beleuchten wir pünktlich zum Jahreswechsel die wesentlichen Aspekte, Vorteile und gesetzlichen Rahmenbedingungen digitaler Arbeitsverträge.

Was sind digitale Arbeitsverträge?

Digitale Arbeitsverträge sind rechtlich bindende Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmern, die vollständig elektronisch erstellt, unterzeichnet und verwaltet werden.

Es ist zwar jetzt schon möglich, Arbeitsverträge digital abzuschließen, jedoch verlangt das Nachweisgesetz von Arbeitgebern bislang, dass die wichtigsten Vertragsbedingungen in einem physischen Dokument schriftlich festgehalten und unterschrieben werden. Dadurch entstand in der Praxis ein faktischer Zwang zur Schriftform.

Mit den Änderungen im Nachweisgesetz können solche Verträge ab 2025 in Textform (gemäß § 126b BGB) abgeschlossen werden. Dies ist weniger aufwendig als in Schriftform und ermöglicht den Abschluss eines Arbeitsvertrags beispielsweise per E-Mail oder über digitale HR-Systeme. Schriftliche Originalunterschriften sind für digitale Arbeitsverträge somit weitestgehend nicht mehr erforderlich.

Vorteile digitaler Arbeitsverträge

Zeit- und Kostenersparnis

• Schnelle Erstellung, Unterzeichnung und Übermittlung der Verträge ohne Postwege oder persönliche Übergabe
• Wegfall von Druck-, Papier- und Portokosten

Nachhaltigkeit

• Reduktion des Papierverbrauchs fördert umweltfreundliche Unternehmenspraktiken
• Verkleinerung des ökologischen Fußabdrucks durch den Verzicht auf physische Dokumente

Rechtskonformität und Sicherheit

• Elektronische Signaturen und digitale Archivierung entsprechen den neuen gesetzlichen Anforderungen
• Verschlüsselte Speicherung und sichere Systeme schützen vor unbefugtem Zugriff

Einfache Verwaltung und Zugänglichkeit

• Zentrale Speicherung und Verwaltung erleichtern den Überblick und die Suche nach Dokumenten
• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können jederzeit und an jedem Ort auf ihre Vertragsdokumente zugreifen

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

• Vertragsänderungen lassen sich schnell digital umsetzen und integrieren
• Die neuen Regelungen bieten insbesondere KMUs und Start-ups Flexibilität bei der Personalarbeit

Gesetzliche Grundlagen und Neuerungen

Das BEG IV bringt ab 2025 Änderungen, die speziell auf die Erleichterung digitaler Prozesse abzielen.

1. Textform statt Schriftform

Mit der Neuregelung entfällt die Pflicht zur Schriftform für die meisten Arbeitsverträge.

Stattdessen können diese in Textform abgeschlossen werden. Dabei muss eine lesbare und personengebundene Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger vorliegen. Außerdem muss die Textform ausdruckbar und speicherbar sein. E-Mails oder PDF-Dokumente mit elektronischer Signatur erfüllen diese Anforderungen.

2. Empfangsnachweise

Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zur Bestätigung des Empfangs digital übermittelter Arbeitsverträge aufzufordern.

Der Zugang der Vertragsunterlagen sollte also dokumentiert werden, etwa durch Empfangsbestätigungen in E-Mails.

3. Ausnahmen

Einige Arbeitsverhältnisse sind weiterhin von der Digitalisierung ausgenommen, darunter:

• Befristete Arbeitsverträge, die weiterhin schriftlich abgeschlossen werden müssen (gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG)
• Kündigungen oder Aufhebungsverträge, die nach wie vor in Schriftform mit Originalunterschrift erfolgen müssen (§ 623 BGB)
• Branchen, die gemäß § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz reguliert sind (z. B. Baugewerbe, Gastronomie, Logistik)

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Herausforderungen und Lösungen

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die Unternehmen bei der Einführung digitaler Arbeitsverträge beachten müssen.

Technische Infrastruktur

Die Umsetzung digitaler Arbeitsverträge erfordert eine geeignete Software und sichere Speichersysteme.

Moderne HR-Tools können diese Anforderungen erfüllen und bieten zusätzliche Funktionen wie elektronische Signaturen oder Empfangsbestätigungen. Sie sollten demnach frühzeitig in entsprechende Technologien investieren, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

Rechtskonformität

Die neuen Regelungen erfordern ein tiefes Verständnis der gesetzlichen Vorgaben.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass digitale Prozesse den Anforderungen von § 126b BGB entsprechen und ggf. auch rechtliche Beratung in Anspruch nehmen, um Risiken zu minimieren.

Akzeptanz bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit digitalen Prozessen vertraut.

Schulungen und klare Kommunikation sind wichtig, um Vorbehalte bei weniger technikaffinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abzubauen. Unternehmen sollten die Vorteile digitaler Arbeitsverträge hervorheben und Unterstützung bei der Einführung anbieten.

Wie sieht ein digitaler Arbeitsvertrag aus?

Ab 2025 können Arbeitsverträge in unterschiedlichen Formaten wie folgt bereitgestellt werden:

• als PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird und den Vermerk „gültig ohne Unterschrift“ enthält.
• mit digitalen Signaturen, die über Plattformen wie DocuSign oder Adobe Sign erstellt werden.
• durch Scannen eines unterschriebenen Dokuments und Übermittlung per E-Mail.

Die Wahl des Formats hängt von den spezifischen Anforderungen und Vorlieben des Unternehmens sowie den gesetzlichen Rahmenbedingungen ab.

Wichtig ist, dass die gewählte Lösung den Nachweis über den Zugang und die Lesbarkeit des Vertrags sicherstellt.

Gesetzliche Einschränkungen und branchenspezifische Besonderheiten

Obwohl das BEG IV viele Erleichterungen bringt, bleiben bestimmte Verträge und Branchen von den Neuerungen ausgenommen.

• Befristete Arbeitsverträge: Gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG müssen diese weiterhin schriftlich abgeschlossen werden.
• Nachvertragliche Wettbewerbsverbote: Diese unterliegen nach § 74 Abs. 1 HGB ebenfalls der Schriftform.
• Spezielle Branchen: Das Baugewerbe und andere Branchen, die dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegen, sind weiterhin an strenge Schriftformerfordernisse gebunden.
• Tarifvertragliche Regelungen: Einige Tarifverträge schreiben die Schriftform für Arbeitsverträge vor. Unternehmen, die an solche Tarifverträge gebunden sind, sollten prüfen, ob die neuen gesetzlichen Regelungen anwendbar sind oder ob die tariflichen Vorgaben Vorrang haben.
• Arbeitsbedingungen von Praktikantinnen und Praktikanten: Dies bedarf nach § 2 Abs. 1a NachwG künftig „nur“ noch dann der gesetzlichen Schriftform, wenn das Praktikum nicht dem Mindestlohn unterliegt.
• Sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ausdrücklich die Schriftform verlangen, muss der Arbeitgeber diesem Verlangen nach § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG nachkommen.

Beispiele für branchenspezifische Regelungen

In der Metall- und Elektroindustrie sieht der Manteltarifvertrag Baden-Württemberg vor, dass Arbeitsverträge schriftlich abgeschlossen werden müssen. Ähnliches gilt für den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Diese Regelungen sind jedoch in der Regel deklaratorisch, sodass die Nichteinhaltung keine Nichtigkeit des Vertrags zur Folge hat.

Dagegen bleiben in Branchen wie dem Baugewerbe die strengen Anforderungen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes bestehen, die digitale Arbeitsverträge ausschließen.

Fazit

Die Änderungen durch das BEG IV markieren einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung im Personalmanagement.

Digitale Arbeitsverträge bieten eine Vielzahl an Vorteilen – von der Zeit- und Kostenersparnis über Nachhaltigkeit bis hin zu flexiblen und sicheren Prozessen. Trotz einiger Herausforderungen und Ausnahmen führen die neuen gesetzlichen Regelungen zu einer deutlichen Entlastung für Unternehmen.

Unternehmen sollten die Chance nutzen, die sich durch die neuen Regelungen bietet und frühzeitig Maßnahmen zur Implementierung digitaler Arbeitsverträge ergreifen.

Dazu gehören Investitionen in geeignete Technologien, Schulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Anpassung interner Prozesse. Mit der richtigen Herangehensweise können digitale Arbeitsverträge ein zentraler Bestandteil moderner und effizienter Personalstrategien werden und zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit beitragen.