Spesen

Zwei Frauen in schwarz gekleidet, stehen vor einem gläsernen Büro und schauen auf ein iPhone. Auf dem iPhone ist ein rzh-Sticker. Sie betrachten angefallene Spesen.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Spesen sind Ausgaben, die einem Mitarbeiter im Rahmen geschäftlicher Tätigkeiten entstehen.
  • Sie umfassen Reisekosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Nebenkosten wie Parkgebühren.
  • Es gibt festgelegte Pauschalbeträge, die jährlich vom Bundesfinanzministerium bestimmt werden.
  • Die angefallenen Kosten werden über eine Spesenabrechnung erstattet. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, die Kosten zu übernehmen.

Was sind Spesen?

Spesen sind Aufwendungen eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, die im Rahmen einer geschäftlichen Tätigkeit anfallen und in der Regel vom Arbeitgeber erstattet werden. Sie entstehen häufig bei Dienstreisen, Geschäftsterminen oder anderen beruflichen Verpflichtungen.

Welche Kosten fallen unter Spesen?

Spesen umfassen typischerweise Reisekosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten. Auch Nebenkosten wie Parkgebühren fallen darunter.

Pauschbeträge

Für Reisekosten innerhalb Deutschlands und im Ausland gibt es festgelegte Pauschalbeträge, welche jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium neu bestimmt werden. Die Spesenpauschalen sind für alle Unternehmen binden. Es gibt eine kleine Spesenpauschale und eine große Spesenpauschale.

Was ist der Unterschied zwischen der kleinen und der großen Spesenpauschale?

Der Unterschied liegt in der Dauer der Abwesenheit von der Tätigkeitsstätte. Die kleine Spesenpauschale gilt für Abwesenheiten von mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden an einem Tag. Die große Spesenpauschale hingegen kommt bei einer vollständigen Abwesenheit von 24 Stunden zum Einsatz, also bei Reisen mit Übernachtung.

Tabelle des Bundesfinanzministeriums

Die kleine Spesenpauschale innerhalb Deutschlands beträgt im Jahr 2024 14 Euro und die große Spesenpauschale 28 Euro. Für Tätigkeiten außerhalb Deutschlands gilt die Tabelle vom Bundesfinanzministerium, in denen die Werte für die einzelnen Länder in 2024 festgelegt sind.

Kürzung

Es gibt verschiedene Gründe, warum Spesenpauschalen gekürzt werden können. Die Kürzungsbeträge in Deutschland sind festgelegt und stellen sicher, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nicht doppelt durch die Spesen profitiert.

Für ein Frühstück im Hotel werden 20 % von der Tagespauschale abgezogen und für das Mittag- oder Abendessen jeweils 40 %. Wird der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin komplett vom Unternehmen mit drei Mahlzeiten am Tag versorgt, wird die Spesenpauschale auf 0 Euro gekürzt.

Abrechnung

Die Abrechnung von Spesen erfolgt in der Regel über den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin. Dafür muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eine Spesenabrechnung mitsamt allen Rechnungen und Quittungen erstellen. In diesem Fall bekommt der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Kosten steuerfrei vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin über die Lohnabrechnung zurück.

Muss der Arbeitgeber Spesen bezahlen?

Nein, auch wenn die meisten Arbeitgeber Spesen ausbezahlen, sind sie nicht dazu verpflichtet. In diesem Fall können die Spesen im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

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Mitarbeiterin sucht Kontakt via iPhone. Im Hintergrund Glaskasten