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Elektronische Zeiterfassung – Flexibilität adé?!
Die elektronische Zeiterfassung wird kommen

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Datum

Die elektronische Zeiterfassung kommt und das Gesetz des Bundesarbeitsministeriums geht in Teilen sogar über das Urteil des BAG hinaus. Laut dem Entwurf werden Arbeitgeber*innen dazu verpflichtet, den „Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen“.

Die Befürworter*innen des Gesetzes sehen die elektronische Zeiterfassung als konsequente Umsetzung an. Die Gegner hingegen verweisen auf die während der Corona-Pandemie gewonnene Flexibilität der Arbeitnehmer*innen. Durch eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung wird dieser Flexibilität entgegengewirkt und Arbeitnehmer*innen werden unzufriedener.

Wieso kommt die Pflicht?

Vorrangig geht es darum, Arbeitnehmer*innen besser zu schützen. Die Vertrauensarbeitszeit hat oft dazu geführt, dass Pausenzeiten nicht eingehalten wurden und Überstunden sich aufgrund undurchsichtiger Arbeitszeiten massiv angehäuft haben. Anja Piel, Mitglied des Vorstands des DGB, äußerte sich besorgt darüber: „Die Arbeitszeiten der Beschäftigten ufern immer mehr aus, die Zahl der geleisteten Überstunden bleiben seit Jahren auf besorgniserregend hohem Niveau.“

Um diesem Problem entgegenzuwirken und die Arbeitszeiterfassung transparenter zu gestalten, hat das Bundesarbeitsministerium das Gesetz zur Pflicht für die elektronische Zeiterfassung erarbeitet.

Die Vertrauensarbeitszeit soll zwar weiterhin Bestandteil der Arbeitswelt sein. Arbeitgeber*innen müssen aber sicherstellen, dass sämtliche Arbeitsschutzvorgaben bezüglich Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden. Tatsächlich müssen Arbeitgeber*innen das schon heute tun, schließlich ist das kein direkter Bestandteil der Zeiterfassung, sondern unterliegt dem Arbeitnehmerschutzgesetz aus dem Jahr 1996.

Was besorgt die Unternehmen?

Alexander Kern, der als Business Lead HR Zeit bei der VEDA GmbH tätig ist, geht in einem Gastbeitrag in „Lohn+Gehalt“ auf diese Frage ein. Er erklärt, dass je nach Umsetzung des BAG-Urteils die gewohnte Struktur der Vertrauensarbeitszeit möglicherweise nicht mehr aufrechterhalten werden kann. Der eigentliche Kern dieser Arbeitszeitform läge ja gerade darin, dass auf eine Erfassung der Arbeitsstunden verzichtet wird.

Als Beispiel dafür nennt er Mütter oder Väter, die ihre Kinder während der Arbeitszeit vom Kindergarten abholen oder bei den Hausaufgaben unterstützen. In diesem Fall würde die versäumte Arbeitszeit nicht einfach ignoriert, sondern zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Eine Zeiterfassung, wie sie das Gesetz vorsieht, erschwert diese Möglichkeiten.

Kern bringt damit zum Ausdruck, dass die Flexibilität und Vertrauensbasis, die mit der bisherigen Vertrauensarbeitszeit einhergingen, durch eine mögliche Änderung des BAG-Urteils beeinträchtigt werden könnten.

Potz Blitz, die Zeiterfassung macht alles zu Nichte!

Die Einführung der elektronischen Zeiterfassung verhindert nun also ab sofort das Abholen der eigenen Kinder und die Unterstützung bei den Hausaufgaben sowieso –  oder man sich gar gezwungen sieht, Stunden zu reduzieren. Diese Formulierung ist zwar absichtlich überspitzt formuliert, lässt sich jedoch aus Kerns Aussage ableiten.

An dieser Stelle möchten wir Sie erst einmal beruhigen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird zwar häufig zu einer reinen Überwachung hochstilisiert, fast so als wäre George Orwells „1984“ zu einer unausweichlichen Prophezeiung der Arbeitswelt geworden.

In der Realität sieht es allerdings nicht ganz so schlimm aus. Die Zeiterfassung ist keine Stempeluhr mehr zu der Sie bei jeder Pause laufen müssen. Sie wird Ihnen auch nicht das beliebte Homeoffice wegnehmen. Die Zeiterfassung funktioniert heute bequem über den Browser oder via App. Mit nur 2-3 Klicks können Sie sich ein- oder ausstempeln. Das neuste Bild Ihrer Kolleg*innen auf Instagram liken, dauert da schon länger. Die technische Umsetzung wird Sie also keineswegs behindern oder einschränken.

Vertrauensarbeitszeit = Flexibilität?

Bleibt noch die Frage, ob Sie und Ihre Mitarbeiter*innen trotz Zeiterfassung flexibel arbeiten können? Die klare Antwort lautet: Ja, denn Ihre derzeitige Arbeitsweise würde sich kaum verändern. Solange Ihr(e) Chef*in damit einverstanden ist, dass Sie Ihre Arbeit erledigen, wann und wie es Ihnen passt, wird die Zeiterfassung Sie nicht daran hindern. Und wenn Sie nicht täglich die vertraglich festgelegte Stundenanzahl erreichen, ist das ebenfalls kein Problem. Es existiert schließlich kein Gesetz, das vorschreibt, dass Sie eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeiten müssen, um Ihr Gehalt zu verdienen. Alles, was Sie tun müssen, ist jede Pause mit ein paar einfachen Klicks zu dokumentieren. Sie können also weiterhin Ihre Kinder abholen, bei den Hausaufgaben helfen und Ihre Arbeit nach eigenem Belieben erledigen. Die Zeiterfassung stellt keine Barriere dar. Sie unterstützt Sie vielmehr dabei, all diese Aktivitäten zu dokumentieren. Das wird Ihnen in künftigen Feedback-Gesprächen zugutekommen, besonders wenn es um die Verhandlung Ihrer Gehaltserhöhung geht. Eine willkommene Unterstützung, um Ihre Arbeitsleistung und Flexibilität nachvollziehbar darzulegen.

Zeiterfassung verstärkt den Fachkräftemangel?

Die Befürchtung, dass mehr Kontrolle zu weniger Vertrauen und somit zu einem verstärkten Abgang von Mitarbeiter*innen führt, sollte hingegen ernst genommen werden. Als Unternehmen liegt es in Ihrer Verantwortung, die Sorgen Ihrer Arbeitnehmer*innen zu berücksichtigen. Transparente Kommunikation spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Machen Sie deutlich, dass die Zeiterfassung nicht mit Risiken, sondern mit Chancen einhergeht.

Um diese Bedenken zu adressieren, sollten Sie den Betriebsrat auf Ihre Seite ziehen und Ihre Abteilungs- und Teamleiterinnen dazu ermutigen, persönliche Gespräche mit den Arbeitnehmer*innen zu führen, um Sorgen frühzeitig aus dem Weg zu räumen. Schaffen Sie außerdem Sprechstunden, in denen Ihre Mitarbeiter*innen in einer vertrauensvollen Umgebung ihre Bedenken teilen können.

Indem Sie offen und ehrlich mit Ihren Mitarbeiter*innen kommunizieren, können Sie dazu beitragen, dass die Einführung der Zeiterfassung als eine positive Veränderung wahrgenommen wird und Bedenken ausgeräumt werden.

Fazit

Die elektronische Zeiterfassung kommt und entgegen aller Vorurteile bringt sie mehr Vor- als Nachteile mit sich.

Selbst wenn der Gesetzesentwurf vom Bundestag verabschiedet und nach der Sommerpause sofort wirksam wird, werden im ersten Jahr mit Sicherheit noch keine Bußgeldbescheide verschickt. Das heißt, Sie haben genug Zeit, um die beste Option für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Benötigen Sie bspw. eine einfache Zeiterfassung, die an eine Excel-Tabelle erinnert, oder bevorzugen Sie eine umfassendere Lösung? Ist Ihre Zeiterfassung kompatibel mit Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung oder existiert sogar eine nahtlose Schnittstelle, sodass Feiertags- und Sonntagszuschläge automatisch verarbeitet werden? Haben Sie die Möglichkeit, die gewünschte Zeiterfassung durch eine Personaleinsatzplanung zu erweitern?

All diese Fragen sollten vor der Implementierung der Zeiterfassung geklärt werden. Nutzen Sie also die Zeit, um die perfekte Software für Ihr Unternehmen zu finden und sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen und Bedürfnissen optimal entspricht!


Zeit, Zeiten digital zu erfassen!

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