Ob Führungsrunde oder separate Teams – jede Geschäftsführung träumt von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die harmonisch zusammenarbeiten und dabei die strategischen Ziele des Unternehmens verfolgen.
Dieses Ideal ist allerdings nicht unbedingt einfach zu erreichen. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf Offsites. Allerdings ist nicht jedes Offsite automatisch ein erfolgreiches.
Was sind Offsites?
Ein Offsite bezeichnet eine Veranstaltung, die ein oder mehrere Tage dauert und bei der die Führungsebene oder spezifische Teams außerhalb des üblichen Arbeitsumfelds zusammenkommen.
Die Ziele von Offsites sind breit gefächert und reichen von der Weiterentwicklung der Teams über fokussiertes Arbeiten bis hin zur strategischen Ausrichtung des gesamten Unternehmens für das kommende Jahr.
Die veränderte Umgebung trägt oft dazu bei, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kreative und innovative Ideen entwickeln.
Darüber hinaus sind Offsites besonders bei Remote- oder Hybridteams beliebt, da sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die sich selten persönlich treffen, die Möglichkeit bieten, echte Beziehungen aufzubauen.
Die Tücken
Alles, was schlecht geplant ist, wird negativ enden. Offsites sind hierbei besonders tückisch, da man vielerlei Fehler begehen kann.
Das Wichtigste im Voraus: Behalten Sie stets das Hauptziel im Blick. Manche Unternehmen versuchen, in einem Offsite zu viele Ziele zu erreichen. Von Teambuilding bis zur strategischen Ausrichtung sollen alle Aspekte innerhalb der festgelegten Zeit abgedeckt werden. Dies führt oft dazu, dass weder das eine noch das andere Ziel erreicht wird und das Offsite sich als kostspielige Maßnahme entpuppt, die letztendlich keinen Nutzen bringt.
Es ist ebenfalls nicht förderlich, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur mit einem schicken „Urlaubsziel“ zu ködern. Ein Offsite muss nicht auf Mallorca oder Ibiza stattfinden. Die Atmosphäre und die Umgebung der Unterkunft sind wichtig, nicht das Ortsschild.
Ein weiterer Fallstrick bildet die Dauer des Offsites. Ist sie zu kurz, schaffen es die Teilnehmer möglicherweise nicht, die Aufgaben abzuschließen, oder sie verlieren die Konzentration, wenn die Tage zu lang werden. Ist sie zu lang, könnten die Teilnehmer bereits vor Beginn genervt sein und wahrscheinlich auch nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen.
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5(1/2) Tipps für ein gutes Offsite
Wie erhöht man also die Wahrscheinlichkeit, dass ein Offsite ein Erfolg wird. Natürlich ist jedes Unternehmen und jedes Offsite unterschiedlich. Veranstaltungen, bei denen Führungskräfte die strategische Ausrichtung des Unternehmens diskutieren, werden in Nuancen anders geplant als Offsites, die das Teambuilding stärken sollen. Dennoch gibt es einige Punkte, die unabhängig von den Zielen beachtet werden sollten.
Das Ziel steht über allem
Wie bereits erwähnt, ist das Ziel des Offsites das Wichtigste. Dass die Organisatorin bzw. der Organisator dieses Ziel kennt, ist zu erwarten. Alles andere wäre recht besorgniserregend.
Es ist jedoch wenig hilfreich, wenn nur die Organisatoren des Offsites über die Ziele Bescheid wissen. Die angestrebten Ergebnisse sollten im Voraus festgelegt und veranschaulicht werden, sei es durch eine Checkliste oder eine kurze PowerPoint-Präsentation.
Und selbstverständlich müssen daraufhin alle Teammitglieder über die Ziele informiert werden, damit der Zweck und die Ausrichtung der Veranstaltung bereits vor Beginn bekannt sind.
Der Veranstaltungsort
Veranstaltungsort ist bekanntermaßen nicht gleich Veranstaltungsort. Für ein gelungenes Offsite sollten daher einige Punkte beachtet werden.
Zunächst einmal muss die Location über angemessene technische Ausstattung verfügen. Gutes WLAN, Beamer und Whiteboards sollten zur Verfügung stehen. Da während solcher Veranstaltungen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer häufig in Gruppen unterteilt werden, ist es wichtig, ausreichend Räumlichkeiten zu haben, damit die Teams in Ruhe an ihren Projekten arbeiten können.
Außerdem ist Raum für Aktivitäten abseits der Arbeit wichtig. Eine gut ausgestattete Küche sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Darüber hinaus tragen Feuerstellen oder Kamine zu einer angenehmen Atmosphäre für entspannte Gespräche bei. Sportfelder sind ebenfalls nützlich, da sie sowohl zur Ablenkung als auch für teambildende Aktivitäten genutzt werden können.
Besonders bei Offsites, die sich über mehrere Tage erstrecken, ist es wichtig, dass die Location nicht nur funktional ist, sondern auch insgesamt einladend wirkt.
Um für einen kleinen Überraschungseffekt zu sorgen, halten einige Unternehmen den tatsächlichen Veranstaltungsort geheim und organisieren eine gemeinsame Busfahrt. Dies fördert das Teamgefühl bereits ab dem Zeitpunkt der Abfahrt.
Klare Agenda bereitstellen
Neben einer klaren Zielsetzung ist auch eine sorgfältig geplante Agenda wichtig. Die Tagesordnung sollte natürlich auf die Zielsetzung zugeschnitten sein, jedoch nicht so eng getaktet sein, dass interessante Ideen, die entstehen, nicht genügend Raum zur Ausarbeitung haben. Darüber hinaus sollten zwischen den Arbeitsphasen ausreichend Pausen für Snacks und Mahlzeiten eingeplant werden.
Freiräume schaffen
Auch außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung ist es schwierig bis unmöglich, die Konzentration für 8, 9 oder 10 Stunden aufrechtzuerhalten. Wenn Unternehmen schon gemeinsam unterwegs sind, sollten sie auch die Gelegenheit nutzen, Freiräume zu schaffen. Kleine Wanderungen, sportliche Aktivitäten oder Speeddatings bieten willkommene Abwechslungen und helfen dabei, dass sich Kolleginnen und Kollegen besser kennenlernen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbeziehen
Die Planung und Durchführung von Veranstaltungen liegen oft im Auge eines subjektiven Betrachters. Immerhin haben sich Organisatoren zumeist ausgiebig damit beschäftigt und planen nach bestem Wissen und Gewissen.
Das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass die Veranstaltung im Sinne aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer gelungen ist. Dies soll keine Kritik an den Organisatoren sein, sondern lässt sich in der Regel nicht vermeiden. Es ist schließlich unmöglich, es jedem recht zu machen.
Bei wiederkehrenden Veranstaltungen ist es allerdings möglich, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einzubeziehen. Hierfür eignen sich kurze Onlineumfragen, idealerweise anonym. Schließlich wollen Sie die ehrlichen Meinungen erfahren. Anonymität garantiert das zwar nicht, erhöht aber die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ehrliche Antworten erhalten.
Was Unternehmen dabei alles abfragen, bleibt ihnen überlassen und sollte individuell betrachtet werden. Für das eine Unternehmen mag es wichtiger sein, ob die Teilnehmerinnen und Teilnehmer den Veranstaltungsort gut fanden, während es für andere von Bedeutung ist, ob die teambildenden Maßnahmen gut ankamen.
In jedem Fall tragen mehrere Meinungen zur Verbesserung von Veranstaltungen bei, daher sollten Sie auf die Rückmeldungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer eingehen. Nichts ist frustrierender als Umfragen, an denen man sich beteiligt, nur um festzustellen, dass sie ignoriert werden und lediglich aus formellen Gründen durchgeführt wurden.
Apropos nervig
Wenn Sie Offsites planen, die über künftige Strategien und Projekte entscheiden, sollten Sie diese auch umsetzen. Wenn Teilnehmerinnen und Teilnehmer feststellen, dass nichts von dem, was während dieser Tage besprochen wurde, umgesetzt wird, wird es ihnen schwerfallen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für zukünftige Offsites zu motivieren, geschweige denn, sie dafür zu begeistern.
Der 1/2 Punkt – Das Motto
Im Grunde genommen ist ein gut gewähltes und kommuniziertes Ziel absolut ausreichend für ein erfolgreiches Offsite. Dennoch ist das Unternehmen awork noch einen Schritt weiter gegangen und ruft Mottos für ihre Offsites aus. Diese werden überall innerhalb des Veranstaltungsortes hervorgehoben, sei es durch kurze Botschaften oder Bilder.
Zusätzlich stellt awork speziell für ihre Offsites kleine Geschenke her, die das Motto ebenfalls beinhalten. Das können Jutebeutel, aber auch Hoodies sein, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort tragen können.
Fazit
Offsites können Unternehmen einen großen Mehrwert bieten. Sie fördern innovative Ideen und stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl.
Alles, was dazu benötigt wird, sind eine gute Organisation, klare Zielsetzungen und eine detaillierte Agenda. Wenn Sie zusätzlich einige oder sogar alle der oben genannten Punkte berücksichtigen, steht einer großartigen Veranstaltung nichts mehr im Wege.
