In vielen Personalabteilungen herrscht noch immer ein digitaler Flickenteppich. Die Lohnabrechnung läuft über ein System, die Zeiterfassung über ein anderes, Urlaubsanträge werden in Excel dokumentiert, während Bewerberdaten in Outlook-Postfächern liegen.
Jedes Tool funktioniert auf seine Art und Weise, aber keines spricht mit dem anderen.
Was das für HR bedeutet? Doppelerfassungen, Medienbrüche und eine Personalabteilung, die statt smart zu arbeiten administrative Feuerwehr spielt.
Viele Tools, wenig System
Was in kleineren Unternehmen mit wenig Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch halbwegs funktioniert, wird mit wachsender Teamgröße schnell zum Albtraum.
Die Personalabteilung jongliert mit mehreren Programmen, Excel-Tabellen und Ordnern. Jede Änderung, sei es eine neue Adresse oder ein Urlaubswunsch, muss in mehreren Systemen manuell erfasst werden.
Die typischen Tools, die nebeneinander existieren, aber nicht miteinander kommunizieren, sind:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme
- Zeiterfassungstools
- Bewerbermanagement-Software
- Excel-Listen für Urlaube, Abwesenheiten oder Schichtpläne
- Papierformulare oder PDF-Vorlagen
- E-Mail-Verläufe
Jedes dieser Systeme erfüllt zwar seinen Zweck, doch ohne Schnittstellen entstehen manuelle Arbeitsschritte, die HR-Prozesse unnötig verlangsamen und in einen lähmenden Verwaltungsapparat verwandeln.
Was passiert, wenn Systeme nicht miteinander „reden“?
- Doppelte Datenpflege
Ein Klassiker: Jemand Neues startet im Unternehmen und die HR-Abteilung erfasst die Stammdaten als erstes im Lohnsystem. Anschließend im Zeiterfassungstool, dann im Bewerbermanagement und womöglich auch noch manuell in Excel.
Diese mehrfache Eingabe ist nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig. Eine falsche IBAN hier, eine vergessene Stundenanzahl dort und schon ist die Abrechnung oder der Arbeitszeitnachweis nicht korrekt.
- Fehlende Aktualität
Wird eine Information nur in einem System aktualisiert, bleiben alle anderen auf dem alten Stand.
Die Konsequenz: Es wird mit unterschiedlichen Datenbeständen gearbeitet.
- Wer hat wie viele Urlaubstage?
- Welche Arbeitszeit gilt ab nächstem Monat?
Wenn solche Informationen nicht synchronisiert werden, sind Missverständnisse vorprogrammiert.
- Keine klare Übersicht
Reporting und strategische Planung setzen voraus, dass Kennzahlen zentral vorliegen:
- Fluktuation
- Krankentage
- Gehaltsentwicklungen
- Überstunden etc.
Doch wenn die Daten in mehreren Systemen liegen und sich nur mühsam zusammenführen lassen, ist dies nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig.
- Datenschutz-Risiken
Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten sicher zu speichern, nur autorisierten Personen Zugriff zu gewähren und Änderungen jederzeit nachvollziehbar zu dokumentieren.
Ohne ein zentrales HR-System ist das jedoch kaum möglich. Meistens liegen die Dateien lokal auf Rechnern, werden per E-Mail versendet oder sogar unverschlüsselt in Netzlaufwerken gespeichert.
Gerade im HR, wo besonders sensible Informationen und Daten verarbeitet werden, ist das ein erhebliches Risiko.
Warum so viele Unternehmen noch auf Einzellösungen setzen
Trotz all dieser Probleme halten viele Unternehmen an ihrer vertrauten Systemlandschaft fest.
Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Kostenbewusstsein: Neue Softwarelösungen sind mit Investitionen verbunden, die kurzfristig abschrecken.
- Fehlende Kapazitäten: Die Einführung neuer Systeme scheint auf den ersten Blick immer aufwendig, oft fehlt die Zeit im Tagesgeschäft.
- Angst vor Veränderungen: „Das haben wir schon immer so gemacht“ – dieser Satz ist in vielen HR-Abteilungen gelebte Realität.
- Geringe IT-Unterstützung: Häufig fehlt das technische Know-how, um Systemintegrationen umzusetzen.
Langfristig rächt sich die vermeintliche Bequemlichkeit durch ineffiziente Prozesse, steigende Fehlerquoten und wachsenden Frust innerhalb des Teams.
Warum integrierte HR-Systeme heutzutage unverzichtbar sind
Moderne HR-Softwarelösungen sind längst mehr als nur die digitale Personalakte oder Lohnabrechnungstools. Sie bilden sämtliche Prozesse ab und ermöglichen eine zentrale Verwaltung aller Personaldaten.
- Nur einmal Daten erfassen, überall nutzen: Ob Stammdaten, Lohninformationen oder Zeiterfassung, alle Informationen müssen nur einmal erfasst werden. Änderungen werden automatisch übernommen, fehlerfrei und ohne Zusatzaufwand.
- Automatisierte Workflows: Mit digitalen Workflows laufen Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Vertragsänderungen digital und nachvollziehbar ab. Inklusive Erinnerungsfunktion oder Eskalationen.
- Aktuelle Datenbasis: Egal ob für Auswertungen, Reporting oder anstehende Feedbackgespräche, alle relevanten Informationen sind in Echtzeit verfügbar und basieren auf demselben Stand.
- Datenschutz und Rechtssicherheit: Mit definierten Rollen- und Rechtevergaben, der Verschlüsselung sensibler Daten und revisionssicherer Speicherung erfüllt moderne Software den aktuellen Datenschutzanforderungen.
- Entlastung der HR-Abteilung: Durch Automatisierung und Integration bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt, strategische Personalarbeit, Kulturentwicklung und Mitarbeiterbindung.
Was bei der Auswahl einer integrierten HR-Software wichtig ist
Der Markt für HR-Software boomt. Doch nicht jede Lösung bietet die benötigten Schnittstellen oder lässt sich in bereits bestehende IT-Landschaften integrieren.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen daher auf folgende Kriterien achten:
- Flexibel erweiterbar: So kann die Software mit dem Unternehmen wachsen und nach Bedarf erweitert werden.
- Offene Schnittstellen: Für die Anbindung externer Tools oder bestehender Systeme.
- Bedienerfreundlichkeit: Wenn die Software leicht zu bedienen ist, wird sie besser angenommen.
- Datenschutz und Sicherheit: DSGVO-gerechte Verarbeitung, Hosting in Deutschland oder der EU und rollenbasierte Rechteverwaltung sind bedeutend.
- Service und Support: Persönliche Ansprechpartner, Schulungen und verständliche Hilfestellungen sind von Vorteil.
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Fazit: Schnittstellen sind kein Luxus, sie sind essenziell
Die Zeit verstreuter Excel-Listen, doppelter Datenpflege und ineffizienter Verwaltungsarbeit ist vorbei. Wer heute erfolgreich sein will, braucht ein System, das nicht nur Daten verwaltet, sondern Prozesse intelligent miteinander verbindet.
Moderne HR-Software ist kein weiteres Tool im Chaos, sie ist die Plattform, die Ordnung schafft. Sie spart wertvolle Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass HR wirklich das leisten kann, was heute erwartet wird: eine strategische Rolle in der Weiterentwicklung des Unternehmens.
Denn nur wenn Systeme miteinander reden, kann HR wieder mit Menschen sprechen.
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