Das Wichtigste in Kürze:
- Zeiterfassungssysteme dienen der Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Arbeitszeit transparent zu machen.
- Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts und der neue Gesetzesentwurf machen die Zeiterfassung für viele Unternehmen zur Pflicht.
- Es gibt verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen.
Inhalt
Was sind Zeiterfassungssysteme?
Ein Zeiterfassungssystem hilft Unternehmen dabei, die Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen und festzuhalten. So wird sichergestellt, dass gesetzliche Vorgaben wie maximale Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden.
Durch die Systeme werden neben der eigentlichen Arbeitszeit auch die Überstunden präzise erfasst. So erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Beleg über die geleisteten Arbeitsstunden. Vor allem für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die pro Stunde bezahlt werden, sind solche Belege wichtig, um die Höhe des Lohns überprüfen zu können.
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im September 2022 und dem neuen Gesetzesentwurf der Bundesregierung, der vorschreibt, dass Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden müssen, gewinnen Zeiterfassungssysteme für Unternehmen zunehmend an Bedeutung.
Die verschiedenen Arten von Zeiterfassungssystemen
Zeiterfassungssysteme können ganz unterschiedlich gestaltet sein. Ob Excel-Tabellen, Fingerabdruckscanner oder browserbasierte Lösungen – auch nach dem gesetzlichen Beschluss zur Arbeitszeiterfassung, wird es viele verschiedene Optionen geben.
Zeiterfassung per Terminal
Die Erfassung von Arbeitszeiten via Terminal wird auch als Kiosksystem bezeichnet. Hierbei sind die Terminals direkt mit der Software zur Zeiterfassung verbunden.
Die Terminals finden sich meist an Orten, die stark frequentiert sind. Das kann zum Beispiel der Eingangsbereich sein. Terminals können aber auch vor Aufzügen oder Treppenhäusern stehen, wenn feststeht, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihnen vorbeigehen.
Die Registrierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt per Fingerabdruck, PIN oder RFID-Chip. Die Arbeitszeiten werden innerhalb der Software in einem privaten Arbeitszeitkonto gespeichert.
Zeiten per Zutrittskontrolle erfassen
Bei der Zeiterfassung über Zutrittskontrollen werden die Arbeitszeiten automatisch beim Betreten des Gebäudes erfasst. In diesem Fall befindet sich ein Terminal vor der Eingangstür oder vor einer Zutrittsschleuse, innerhalb des Gebäudes. Mithilfe des Terminals können Zutritte kontrolliert und der Arbeitsbeginn erfasst werden. Beim Verlassen des Gebäudes müssen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenfalls am Terminal abmelden, um das Ende der Arbeitszeit zu erfassen.
Neben der erhöhten Sicherheit sorgt die Zutrittskontrolle auch für mehr Transparenz. Im Brandfall können Unternehmen per Klick sehen, wie viele Personen sich im Gebäude aufgehalten haben und so sicherstellen, dass alle evakuiert wurden.
Der Fingerprint-Scanner
Der Fingerprint-Scanner funktioniert ebenfalls via Terminal und kann mit einer Zutrittskontrolle verbunden werden. Der Vorteil des Scanners ist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen Chip oder Karte benötigen.
Allerdings handelt es sich bei Fingerabdrücken um personenbezogene Daten, die an den Anbieter des Zeiterfassungssystems übermittelt werden. Daher kann diese Methode nur eingesetzt werden, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausdrücklich ihre Zustimmung dazu geben.
Die browser- bzw. App-basierte Lösung
Bei dieser Lösung handelt es sich um ein ortsunabhängiges System, bei dem Arbeitszeiten bequem über den Browser oder eine App erfasst werden. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von verschiedenen Orten aus arbeiten dürfen.
Der integrierte Employee Self Service entlastet außerdem die Personalabteilung, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur ihre Arbeitszeiten, sondern auch die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung eigenständig digital verwalten können, was den gesamten Prozess effizienter und barrierefreier macht.
Aus diesem Grund wird eine browserbasierte Lösung oft in Kombination mit einem Kiosksystem eingesetzt, um die Vorteile beider Ansätze optimal zu nutzen.
Arbeitszeiten via Excel erfassen
Die Arbeitszeiterfassung mit Excel gilt als veraltet und nicht mehr zeitgemäß, da sie manuell erfolgt und somit fehleranfällig ist. Zudem fehlen automatische Plausibilitätsprüfungen und rechtliche Schutzmechanismen, was leicht zu Verstößen gegen Arbeitszeitregelungen führen kann.
Trotzdem ist die Arbeitszeiterfassung mit Excel eine elektronische Methode und könnte auch weiterhin genutzt werden, falls der Gesetzesentwurf der aktuellen Bundesregierung zur Arbeitszeiterfassung verabschiedet wird.