Am Mittwoch, dem 12.03.2024, ist das Bürokratieentlastungsgesetz in Kraft getreten. Ziel des Gesetzes ist es, „den nächsten Schritt bei der Bekämpfung des Bürokratie-Burnouts“ zu gehen, wie es Justizminister Marco Buschmann ausdrückte. Unter anderem sieht das Bürokratieentlastungsgesetz die „Reduktion der Schriftformerfordernisse“ vor, was für Personalerinnen und Personaler besonders spannend sein dürfte.

Schriftformerfordernis nach § 126 BGB

Für die Schriftform ist per Gesetz notwendig, „die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichen“ unterzeichnen zu lassen. Die schriftliche Form kann schon seit Längerem ersetzt werden, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt.

Nach dem Gesetz sind bestimmte Dokumente wie schriftliche Kündigungen, Arbeitsverträge oder Bürgschaften von der elektronischen Form ausgeschlossen. Bis zur Einführung des Bürokratieentlastungsgesetzes galt dies auch für Arbeitszeugnisse. Ab sofort ist es jedoch erlaubt, Arbeitszeugnisse qualifiziert elektronisch zu unterschreiben, unter bestimmten Bedingungen.

Die Bedingungen für das Arbeitszeugnis

Eine Bedingung ist schon angedeutet, denn nur eine qualifizierte elektronische Unterschrift ist ausreichend, um auch in Zukunft das Arbeitszeugnis rechtskonform zu unterschreiben. Unter einer qualifizierten elektronischen Unterschrift, kurz QES, versteht man eine Unterschrift, die ein Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters beinhaltet und dazu vor jeder Unterschrift neu verifiziert wird. Neben dem genannten Vertrauensdienstanbieter benötigt man also auch noch eine Software, die das ermöglicht. Adobe bietet so eine Funktion in Adobe Acrobat beispielsweise an.

Mehr zu der elektronischen Unterschrift erfahren Sie hier: E-Signatur: Elektronisch, digital oder doch qualifiziert?
Neben der QES dürfen Arbeitszeugnisse nur digital unterschrieben werden, wenn die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer der digitalen Variante zustimmt. Ist das nicht der Fall, müssen auch Arbeitszeugnisse weiterhin händisch unterschrieben werden.

Und das dritte große Hindernis ist, dass Arbeitszeugnisse nicht rückwirkend datiert werden können. In vielen Firmen werden Arbeitszeugnisse erst nach dem Ausscheiden der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters erstellt und auf den letzten Arbeitstag zurückdatiert. Dieses Prozedere wird jedoch durch die elektronische Unterschrift ad absurdum geführt, da das Datum der elektronischen Unterschrift erkennbar ist.

Arbeitszeugnisse und weiter?

Da die Verwendung der elektronischen Unterschrift im Fall von Arbeitszeugnissen ohnehin nur mit Zustimmung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters erfolgt, könnte man erwarten, dass das Bürokratieentlastungsgesetz auch weitere Hindernisse für die Digitalisierung beseitigt. Zum Beispiel könnten Arbeitsverträge ebenfalls digital unterschrieben werden. Allerdings ist das nicht der Fall. Die Anforderungen bleiben hier unverändert. Unterschriften müssen also weiterhin manuell geleistet werden.

Diese gesetzliche Regelung bzw. das Fehlen der Arbeitsverträge im Bürokratieentlastungsgesetz wirft Fragen auf. Im Zeitalter von digitalen Bewerbermanagementsystemen wäre eine gesetzliche Neureglung der Unterschrift von Arbeitsverträgen nicht nur eine extreme Entlastung für den HR-Bereich, es würde den Bewerbungsprozess noch effizienter machen. Ein Umstand, der bei dem Kampf um Fachkräfte nicht zu vernachlässigen ist.

Fazit

Das Bürokratieentlastungsgesetz ist zweifellos ein wichtiger Schritt, um die Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandorts Deutschland zu verbessern. Und selbstverständlich umfasst es weit mehr Aspekte als nur die Neuregelung von Angelegenheiten, die dem Personalwesen zugutekommen. Dennoch hat die Bundesregierung sich hier noch Luft nach oben gelassen.

Angesichts der Kritik an der übermäßigen Bürokratie im Rahmen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes ist zu erwarten, dass weitere Anpassungen vorgenommen werden. Es bleibt zu hoffen, dass in diesem Fall weitere Hürden bezüglich der Digitalisierung abgebaut werden.

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