Offboarding stellt einen zentralen Begriff im Bereich des Personalmanagements dar. Dieser bezieht sich auf die Vorbereitung und Abwicklung des Austritts von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Idealerweise setzt der Offboarding-Prozess ein, sobald es ernstzunehmende Anzeichen für einen baldigen Abschied eines Angestellten gibt. Spätestens jedoch nach Erhalt der schriftlichen Kündigung sollte der Prozess beginnen.

Bei der Gestaltung des Offboarding-Prozesses bewährt sich die Verwendung eines standardisierten Vorgehens, um möglichst effizient zu sein. Eine hilfreiche Methode hierbei kann die Nutzung einer Checkliste sein, welche die schrittweise Abwicklung verschiedener Aufgaben unterstützt. Diese Herangehensweise ermöglicht es, nicht bei jedem Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters von Grund auf neu anzufangen, sondern die spezifischen Inhalte lediglich an die individuelle Situation anzupassen.

Ein weiteres Hauptaugenmerk liegt beim Offboarding darauf, einen professionellen und positiven letzten Eindruck zu hinterlassen. Dies ist von besonderer Bedeutung, da ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Botschafter für Ihre Arbeitgebermarke bleiben. Der letzte Eindruck kann langfristige Auswirkungen auf das Ansehen Ihres Unternehmens haben und somit nachhaltig Ihre Positionierung auf dem Arbeitsmarkt beeinflussen.

Warum ist Offboarding so wichtig?

Der Austritt einer Kollegin oder eines Kollegen bedeutet nicht nur, dass Sie eine Arbeitskraft ersetzen müssen. In der Regel gibt es viel zu tun, sobald eine Stelle neubesetzt wird. Beispielsweise die Fragen, wann Sie die Kündigung dem restlichen Unternehmen mitteilen oder wie Sie betroffene Kunden informieren.

Die angemessene Zeitplanung für den Gesamtprozess ist von wesentlicher Bedeutung. Da zahlreiche Aufgaben simultan anfallen, erweist sich ein professioneller und durchdachter Austrittsprozess besonders effektiv, wenn er auf einem standardisierten Offboarding-Verfahren basiert. Eine oben bereits erwähnte Checkliste soll als Grundpfeiler für den standardisierten Prozess dienen. Darüber hinaus gibt es digitale Lösungen, die Sie bei der Aufgabe unterstützen.

Ob analog oder digital: Sobald der Prozess definiert ist, ist die Personalabteilung dafür zuständig, automatisch Aufgaben an beteiligte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verteilen. Diese werden fortlaufend erinnert, bis sie als erledigt markiert werden können.

Solch ein strukturierter Ansatz ermöglicht Ihnen einen professionellen letzten Eindruck zu hinterlassen. Als Folge wird das Arbeitgeberimage gestärkt und potenzielle rechtliche Auseinandersetzungen vermieden. Ein weiterer nicht zu unterschätzender Punkt ist, dass zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Sie wahrscheinlicher weiterempfehlen und ggf. sogar neue Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter vermitteln. Auch die Wahrscheinlichkeit einer Rückkehr wird durch einen guten Offboarding-Ablauf erheblich gesteigert.

Diese Betrachtung macht nochmal klar, der erste Eindruck ist zwar wichtig, aber der letzte Eindruck bleibt. Beide prägen maßgeblich die Wahrnehmung und tragen zur langfristigen Reputation des Unternehmens bei.

Kündigung oder Entlassung – Gleicher Ausgang, unterschiedlicher Umgang

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Arbeitsverhältnis endet. Diese Gründe lassen sich jedoch grob in drei Kategorien einteilen: Beendigung durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter selbst, Entlassung seitens des Arbeitgebers, sowie das Ausscheiden aufgrund von Ruhestand oder besonderen Umständen wie Krankheit oder Tod.

Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin das Arbeitsverhältnis beendet, erfolgt dies aus unterschiedlichen Gründen. Besprechen Sie mit Ihrem Angestellten offen und ehrlich, wieso die Entscheidung getroffen wurde. Egal, ob Sie die Gründe nachvollziehen können oder nicht, Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter hat Ihnen über Monate oder Jahre hinweg geholfen, Ziele zu erreichen. Ein Ausdruck des Dankes kann daher nicht schaden. Selbst bei einer Kündigung aufgrund interner Konflikte ist es wichtig, professionell zu bleiben und dem ausscheidenden Angestellten alles Gute zu wünschen.

Die Entlassung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin seitens des Arbeitgebers ist eine komplexere Situation. Hier ist es wichtig, in einem Gespräch die Gründe für die Entscheidung zu erläutern. Gleichzeitig kann dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin Unterstützung in Form einer Outplacement-Beratung angeboten werden. Diese Begleitung umfasst alle Schritte der beruflichen Neuorientierung, angefangen von der Jobsuche bis hin zur Unterzeichnung eines neuen Vertrags.

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in den Ruhestand geht, ist es angebracht, Wertschätzung für die geleistete Arbeit und die Zusammenarbeit zu zeigen. Dies kann durch ein Abschiedsgeschenk und eine Abschiedsfeier geschehen.

Selbst bei einem standardisierten Offboarding-Prozess ist es wichtig, geringfügige Anpassungen an die individuelle Situation vorzunehmen, um eine angemessene und respektvolle Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu gewährleisten.

Was macht einen guten Offboarding-Prozess aus?

Der Ablauf des Offboarding-Prozesses lässt sich in zwei Hauptphasen gliedern. Zum einen gibt es den „emotionalen“ Aspekt, der die Beweggründe für das Ausscheiden beleuchtet. Die andere Phase betrifft das technische Offboarding, das die formalen Schritte und administrativen Aspekte umfasst.

1. Orientierungsgespräch für die nächsten Schritte

Sicher legt auch Ihr Unternehmen viel Wert auf Transparenz, Ehrlichkeit und Wertschätzung. Beachten Sie diese Werte bei dem ersten Austrittsgespräch, in dem Sie die Gründe für das Ausscheiden besprechen. Dies schafft eine offene Basis für einen Feedback-Austausch und erlaubt gleichzeitig eine ehrliche Rückmeldung. In diesem Dialog klären Sie die künftigen Schritte und berücksichtigen dabei die Bedeutung der beruflichen und persönlichen Entwicklung des Gegenübers.

2. Dialog mit Kolleginnen, Kollegen und Kunden sowie Stellenausschreibung

Informieren Sie frühzeitig Kollegen. Dadurch verhindern Sie Spekulationen und Unsicherheiten und schaffen Vertrauen. Wenn Kunden involviert sind, sorgen Sie auch hier für eine transparente Kommunikation. Der persönliche Kontakt über die Geschäftsführung oder eines leitenden Angestellten empfiehlt sich. Erklären Sie deutlich, dass der Weggang des Kollegen keine Auswirkungen auf die Leistung und den Service Ihres Unternehmens hat und nehmen Sie so frühzeitig Sorgen und Ängste.

3. Dokumentation der Verantwortungsbereiche

Besonders bei Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern, die lange Zeit eigenverantwortlich im Unternehmen tätig waren, ist eine detaillierte Dokumentation der Aufgabenbereiche wichtig. Dadurch geht kein wertvolles Wissen verloren, und die Einarbeitung eines Nachfolgers wird erleichtert, wenn der scheidende Angestellte nicht mehr für die Einweisung zur Verfügung steht.

4. Erstellung von Arbeitszeugnissen und Referenzen

Die Erstellung eines aussagekräftigen Arbeitszeugnisses sowie gegebenenfalls von Referenzschreiben ist für den ausscheidenden Angestellten und seinen weiteren beruflichen Werdegang von hoher Bedeutung. Sorgen Sie daher dafür, dass alle Unterlagen vollständig und ohne Formfehler übergeben werden.

5. Technisches Offboarding

Reservieren Sie Zeit für den technischen Abschlussprozess, inklusive der Rückgabe von Arbeitsutensilien wie Mobiltelefon, Laptop, Schlüssel/Zutrittskarten oder Firmenfahrzeug. Sämtliche Zugänge und Konten müssen gesperrt oder gelöscht werden. Gegebenenfalls ist eine Neuinstallation des Computers erforderlich.

6. Ausstand

Es muss nicht immer eine Feier sein. Aber ein kleiner Ausstand sollte es schon sein. Oftmals steuert der scheidende Mitarbeiter oder die scheidenden Mitarbeiterin selbst etwas bei, wie beispielsweise Kuchen oder Ähnliches. Motivieren Sie Ihre Angestellten dazu, an dem Ausstand teilzunehmen, sodass der mitgebrachte Kuchen nicht umsonst zubereitet wurde. Eine Abschiedskarte mit Unterschriften der Kollegen und ein kleines Präsent runden den Ausstand ab und drücken Ihre Anerkennung aus.

7. Abschlussgespräch

Erkundigen Sie sich nach individuellem Feedback und möglichen Verbesserungsvorschlägen. Betonen Sie, dass die Türen des Unternehmens für eine Rückkehr jederzeit offen stehen. Bieten Sie an, in Kontakt zu bleiben – auch, wenn es ungewohnt erscheinen mag, nach dem Ausscheiden weiterhin in Verbindung zu bleiben, können Sie Ihr Netzwerk erweitern und Ihren internen Talentpool erweitern.

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Fazit

Nach einem gelungenen Onboarding ist das Offboarding ein unausweichlicher Schritt zu einem späteren Zeitpunkt. Durch die Implementierung eines strukturierten Offboarding-Prozesses bewahren Sie nicht nur den Überblick, sondern sparen auch wertvolle Zeit und Ressourcen. Mit anderen Worten: Sie sind bestens vorbereitet. Betrachten Sie dies als die letzte Gelegenheit, einen positiven Eindruck bei Ihrer scheidenden Mitarbeiterin bzw. Ihrem scheidenden Mitarbeiter zu hinterlassen und die Tür für eine mögliche Rückkehr in der Zukunft offen zu halten. Zeigen Sie Wertschätzung für die erbrachte Leistung und gestalten Sie den Abschied als einen positiven Übergang. Dadurch stärken Sie gleichzeitig Ihr Arbeitgeberimage.

Denken Sie daran, dass der Weggang einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters auch eine Chance für frischen Wind und neue Perspektiven in Ihrem Unternehmen darstellt. Die Anwesenheit neuer Teammitglieder bringt innovative Ideen und frische Energie mit sich.

In diesem Sinne, auf ein erfolgreiches Offboarding!

Verabschiedung im 21. Jahrhundert – Digitales Offboarding

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