Aktuell wird viel über Künstliche Intelligenz und ihre Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt in Deutschland diskutiert. Horrorszenarien werden verbreitet, dass ganze Berufsfelder verschwinden könnten. Jedoch wird oft übersehen, dass der demografische Wandel bereits dazu führt, dass nicht unbedingt Berufsfelder aussterben, aber ein Großteil der Beschäftigten in Rente geht. Der Steuerberater ist ein besonders erschreckendes Beispiel – mit großen Auswirkungen für kleine und mittelständische Unternehmen.

Die Entwicklung des Steuerberaters

In den nächsten 15 Jahren werden voraussichtlich 57 % der derzeit beschäftigten Steuerberaterinnen und Steuerberater in den Ruhestand gehen. Bis zu 30 % könnten sogar bereits in weniger als 5-8 Jahren die Rente antreten. Die Statistik der Bundessteuerberaterkammer betrifft nicht ausschließlich selbstständige Steuerberater, skizziert jedoch ein Bild der unmittelbaren Zukunft. Die Anzahl der Steuerberater wird knapp. Die sich abzeichnende Knappheit bedeutet für viele kleine und mittlere Unternehmen, dass sich ihre externe Lohnbuchhaltung auflöst.

Und nicht nur das. Auch wird es wesentlich schwieriger, Steuerberaterinnen und Steuerberater zu finden, die bereit sind, die Lohnbuchhaltung für kleine und mittelständische Unternehmen durchzuführen. Denn dieses Tätigkeitsfeld ist für Steuerberater häufig unattraktiv, da wenig profitabel. Außerdem ist auch der Beruf des Lohnbuchhalters stark vom Fachkräftemangel betroffen, weswegen viele Steuerberaterinnen und Steuerberater gar nicht mehr die Lohnbuchhaltung für andere Unternehmen übernehmen können.

Lohnbuchhaltung in Deutschland – Komplex ist untertrieben

Wenig überraschend haben wir als HR-Outsourcing Dienstleister eine passende Lösung für Sie –  einen HR-Outsourcing Partner. Allerdings soll dieser Beitrag nicht als Werbung für das RZH dienen, sondern vielmehr die Digitalisierung des HR-Bereichs im Allgemeinen in den Fokus rücken. Ein wichtiger Bestandteil dieser Digitalisierung ist zweifelsohne die Lohnbuchhaltung, die gewissermaßen als Königsdisziplin eines jeden HR-Dienstleisters gilt.

Die Gründe, warum Unternehmen einen solchen Partner benötigen, sind so vielfältig wie einfach. Allen voran steht dabei der Standort Deutschland. Jeder Personalverantwortliche, der Jahr für Jahr gesetzliche Änderungen und Neuerungen recherchieren muss, kennt die Komplexität die in Deutschland hinter der Payroll steckt. Diese Komplexität ist keineswegs übertrieben. Gemäß dem Global Payroll Complexity Index ist die Lohnbuchhaltung in Deutschland das zweit anspruchsvollste System von insgesamt 40 untersuchten Ländern. Nur in Frankreich gestaltet sich die Lage noch komplizierter.

Des Weiteren wird aufgrund des demographischen Wandels, wie bereits erwähnt, die Anzahl der Lohnbuchhalterinnen und -buchhalter kontinuierlich abnehmen. Unternehmen werden vermehrt auf Quereinsteiger angewiesen sein. Leider ist es für die meisten Firmen schwierig, Quereinsteiger zu schulen und auszubilden. Bei HR-Dienstleistern sieht die Situation etwas anders aus. Da die Prioritäten auf jener Berufsgruppe liegen, werden Schulungsmaßnahmen von vornherein einkalkuliert. Darüber hinaus steht durch die Vielzahl der Payroll-Expertinnen und Experten ausreichend Know-how zur Verfügung, um bei Fragen und Problemen zu unterstützen – ein Luxus, den sich viele Personalbereiche nicht leisten können.

Die Digitalisierung stagniert

Also sind quasi alle Probleme behoben. HR- Dienstleister suchen, Digitalisierung vorantreiben und das Problem des Fachkräftemangels ist gelöst. Zugegebenermaßen ist der letzte Punkt nicht ganz so einfach. Der Fachkräftemangel wird voraussichtlich weiterhin das bestimmende Thema in Deutschland bleiben.

Tatsächlich gestaltet die Digitalisierung viele Prozesse nachweislich effizienter und ermöglicht dem vorhandenen Personal, mehr Zeit für nicht wiederkehrende Aufgaben zu nutzen. Man könnte annehmen, dass die pandemiebedingte Digitalisierungsoffensive dies allen Unternehmen vor Augen geführt hat. Allerdings spricht der Digitalisierungsindex des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz eine andere Sprache. Seit 2021 stagniert die Digitalisierung der Wirtschaft Deutschlands.

Während der Zuwachs an Indexpunkten im Jahr 2021 noch bei 8,1 Punkten lag, verringerte sich der Zuwachs im Jahr 2022 auf nur noch 2,4 Punkte und ging 2021 um 2,1 Punkte zurück.

Die Gründe für die Stagnation sieht das Bundesministerium im anhaltenden Krisenmodus, in dem sich Mitteleuropa aber insbesondere Deutschland befindet. Unternehmen scheinen zu wenig Vertrauen, in die Digitalisierung als Problemlösung zu haben. Investitionen werden vornehmend in anderen Bereichen getätigt.

Möglicherweise liegt dies daran, dass die Vorteile der Digitalisierung nicht ausreichend kommuniziert wurden und werden.

Vorteile der Digitalisierung – Kurz und knapp

Um zumindest diesem Problem entgegenzutreten, möchten wir kurz auf die Vorteile der Digitalisierung eingehen. Dabei beziehen wir uns nicht speziell auf die Digitalisierung des HR-Bereichs, sondern betrachten sie in ihrer Gesamtheit. Schließlich sind wir Befürworter der Digitalisierung in allen Bereichen und der damit verbundenen Nachhaltigkeitsoffensive.

Die Welt der Unternehmen vergrößert sich

Durch die Digitalisierung von Terminen mithilfe von Plattformen wie Slack, Zoom oder Microsoft Teams können Teams von verschiedenen Standorten aus effektiv zusammenarbeiten. Lange Abstimmungen sind nicht mehr erforderlich – ein kurzer Videocall genügt, um viele Probleme zu lösen. Die Zusammenarbeit der Teams ist dadurch erheblich effizienter als noch beispielsweise im Jahr 2018.

Einfachere Skalierbarkeit, schnelleres Wachstum

Obwohl die Cloud oft gerade von den IT-Bereichen vieler Unternehmen als unsicher betrachtet wird, hat sie die Unternehmenslandschaft nachhaltig verändert und setzt dies auch weiterhin fort. Dank SaaS-Lösungen entfällt die Notwendigkeit der vollständigen Installation eigener Hardware. Die IT-Spezialisten der jeweiligen Lösung übernehmen die Implementierung und in den meisten Fällen auch die Sicherheit der Daten.

Bessere Kundenservice

Egal, ob es um Transferbereiche, Ticketsysteme oder sogar die mittlerweile fast schon altmodische E-Mail geht – die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden hat heute eine beeindruckende Geschwindigkeit erreicht. Die erheblich verkürzte Reaktionszeit der Unternehmen führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

Darüber hinaus werden ChatGPT und andere KI-Lösungen die Welt der Chatbots revolutionieren, indem sie sicherstellen, dass diese in der Lage sind, nützliche Antworten zu liefern. Lange Wartezeiten in endlosen Warteschleifen werden daher bald der Vergangenheit angehören.

Lange, verstaubte Suche adé

Bei digitalen Dokumentenmanagementsystemen müssen wir nicht einmal bis zum Jahr 2018 zurückblicken. Bis heute lagern viele Unternehmen Karton um Karton in riesigen Lagerräumen. Diese Kartons enthalten hauptsächlich Personalakten und die dazugehörigen Dokumente. Jeder Personaler oder jede Personalerin, die schon einmal die langwierige Suche nach bestimmten Dokumenten durchgemacht hat, wird wissen, wie nervenaufreibend das sein kann. Unternehmen, die bereits auf die digitale Variante umgestiegen sind, können darüber nur noch schmunzeln.

Fazit

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sehen sich mit der unumgänglichen Realität konfrontiert, dass der zukünftige Erfolg ihres Unternehmens direkt mit der Digitalisierung von Prozessen verknüpft ist. Der Fachkräftemangel lässt sich auf andere Weise nicht mehr bewältigen. Im HR-Bereich betrifft diese Digitalisierung und das Outsourcing insbesondere die Lohnbuchhaltung, da das Thema mittlerweile zu komplex geworden ist. Personalabteilungen, die sich zusätzlich um die strategische Entwicklung ihres Unternehmens kümmern müssen, stehen vor einer fast unlösbaren Herausforderung.

Glücklicherweise gibt es zahlreiche Anbieter, die für Unternehmen jeder Größe die perfekte Lösung bereithalten. Es lohnt sich für alle Unternehmen, sich schon heute mit diesen Lösungen zu beschäftigen.

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