Die Arbeitswelt verändert sich ständig. Um diesem Wandel gerecht zu werden, wird immer wieder betont, wie wichtig lebenslanges Lernen ist. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollen sich kontinuierlich weiterbilden, um nicht den Anschluss an die neuesten technologischen Entwicklungen zu verlieren. Allerdings wird dabei häufig übersehen, dass Fortbildungen mit hohen Kosten verbunden sind. Daher werden mittlerweile immer häufiger Vereinbarungen mit Rückzahlungsklauseln geschlossen. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten.

Was sind Rückzahlungsklauseln?

Rückzahlungsklauseln stellen vertragliche Vereinbarungen dar, gemäß derer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bestimmte finanzielle Leistungen an ihren Arbeitgeber zurückerstatten müssen. Gründe für die Rückerstattung können die Kündigung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers sein oder auch eine misslungene Abschlussprüfung im Falle einer Fortbildung.

Rückzahlungsklausen in der Praxis

In der Praxis finden Rückzahlungsklauseln, wie bereits angesprochen, oft Anwendung in Vereinbarungen bezüglich Weiterbildungen. Das wohl bekannteste Beispiel hierfür ist die Steuerberaterprüfung, bei der sich die Kosten für Fortbildungen auf einen fünfstelligen Betrag summieren können. Viele Arbeitgeber von angehenden Steuerberaterinnen und -beratern übernehmen diese Kosten, erwarten jedoch im Gegenzug, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach erfolgreichem Abschluss der Prüfung für einen Zeitraum von 3-5 Jahren an das Unternehmen binden. Erst danach erlöschen diese Forderungen.

Um dieser zeitlichen Bindung mehr Gewicht zu verleihen, werden Rückzahlungsklauseln in diese Vereinbarungen eingearbeitet, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Branche selbstverständlich jederzeit wechseln können. Falls sie also vor Ablauf der vereinbarten Zeit den Arbeitgeber verlassen, müssen sie die ausstehenden Kosten zurückzahlen.

AGB-sichere Rückzahlungsklauseln

Rückzahlungsklauseln werden üblicherweise nicht durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen geregelt. Deshalb dienen die allgemeinen Geschäftsbedingungen gemäß § 305 ff. BGB als Maßstab dafür, ob Rückzahlungsklauseln rechtlich bindend sind oder nicht.

Auf die Formulierung achten

„Im Falle einer Kündigung vor der vertraglich vereinbarten Zeit muss die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter den Restbetrag der Fortbildungskosten begleichen.“

Was zunächst wie eine stichhaltige Formulierung klingt, wird vor Gericht keinen Bestand haben. Die hier aufgeführte Klausel gibt keinerlei Aufschluss darüber, von wem die Kündigung ausgeht. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat bereits in einem Urteil festgestellt, dass „das Aufstellen inhaltlich unangemessener Formularklauseln, nicht erst deren unangemessener Gebrauch“ die Klausel unwirksam macht.

Für die vertraglichen Vereinbarungen bedeutet das, dass Rückzahlungsklauseln sämtliche mögliche Situationen abdecken und detailliert formuliert sein müssen. Dabei müssen Arbeitgeber die eigenen Interessen, aber auch die der Arbeitnehmerinnen und -nehmer berücksichtigen, um nicht in unangemessener Weise zu handeln.

Ein angemessener Grund zur Rechtfertigung einer Rückzahlungsklausel liegt vor, wenn das Arbeitsverhältnis auf Initiative der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters endet. Dies kann durch eine Kündigung seitens der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers, die Einleitung eines Aufhebungsvertrags oder die Kündigung seitens des Arbeitgebers aufgrund eines Fehlverhaltens der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters erfolgen.

Selbstverständlich müssen all die Gründe sorgfältig ausformuliert sein.

Nicht mehr als 5 Jahre

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die zeitliche Begrenzung der Rückzahlungsklausel. Dabei werden sowohl die Kosten für die Fortbildung betrachtet als auch die Fortbildungsdauer.

Allgemein kann als Faustformel betrachtet werden:

Fortbildungsdauer multipliziert mit dem Faktor 6

Das bedeutet, dass bei einer Fortbildung, die beispielsweise einen Monat dauert und keine außergewöhnlich hohen Kosten verursacht, die Rückzahlungsklausel auf maximal 6 Monate begrenzt sein sollte. Bei einer Fortbildungsdauer von 2 Monaten sollte die Befristung entsprechend 12 Monate betragen und so weiter.

Die Dauer der Rückzahlungsklausel darf 5 Jahre nicht überschreiten, auch wenn es sich um kostenintensive Fortbildungen handelt. Allgemein gilt allerdings, dass je kostenintensiver die Fortbildungen sind, desto länger darf die Rückzahlungsklausel gelten.

Daher empfiehlt es sich bei solchen Fortbildungen Bedingungen gründlich zu prüfen.

Amortisationswirkung

Ein weiterer wichtiger Punkt, um die Rechtmäßigkeit der Rückzahlungsklausel zu gewährleisten, ist die Amortisationswirkung. Das heißt, der ausstehende Betrag muss jeden Monat geringer werden. Idealerweise wird ein monatlicher Betrag festgelegt, um den die Fortbildungskosten sinken. So erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon, welche Kosten bei vorzeitigem Ausscheiden entstehen könnten.

Als Faustregel gilt hier, dass der ausstehende Betrag gleichmäßig auf die Monate verteilt werden sollte. Angenommen, es handelt sich um Fortbildungskosten von 3.000 € und eine Befristung von 6 Monaten, dann würde der Betrag pro Monat um 500 € sinken.

Fazit

Rückzahlungsklauseln haben sich als effektives Instrument bewährt, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Weiterbildungsmöglichkeiten zu ermöglichen und gleichzeitig Arbeitgeber abzusichern.

Leider wurden und werden viele dieser Klauseln unzureichend formuliert, was zu ihrer Nichtigkeit führt. Eine klare Formulierung und eine ausgewogene Berücksichtigung aller Interessen sind daher unbedingt erforderlich, um die Rechtssicherheit vor Gericht zu gewährleisten.
Es gilt: Nehmen Sie sich lieber bei der Formulierung solcher Klauseln etwas mehr Zeit, um ein späteres böses Erwachen zu verhindern.

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